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2019年01月17日

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

作成した記事は、スケジュール管理とその共有についてをまとめたものです。
アナログからデジタルへと移り変わることで、スケジュール管理や情報の共有がいかにスムーズになるかをご案内し、パソコン別、スマートフォン別で分類しました。

スケジュール管理のおすすめの管理方法

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

スケジュール管理をする理由

まずスケジュール管理する理由として、計画や予定・プロジェクトをスムーズに、そして明確に見えやすくすることで、次に自分が何をするべきなのかを洗い出すため、という理由があります。そのため、世間には様々なスケジュール管理ツールが溢れています。例えば『手帳』です。これはとてもアナログな方法で、何年も昔から使われ続け、今もなお使われているスケジュール管理方法です。

しかし、これには一つ欠点があります。それは、スケジュール管理の『共有』ができないという点です。一人で旅行に行くであるとか、一人でスケジュール管理をしてお仕事をするだとか、そういった場面ではスケジュール管理の必要性はないと言って良いでしょう。ですが、現在は数え切れないくらいの企業、組織、プロジェクトはそれぞれ一つ一つのチームを組んで仕事をしています。つまり、スケジュール管理には共有をすることの必要性がとても高いということです。ここからは、そのスケジュール管理の共有をいかに効率よく行い、よりスムーズに仕事を進めていく方法についてご案内致します。

アナログにスケジュール管理を共有することはできるのか

上では、スケジュール管理を共有することの重要性についてお話しました。ここからは、その方法について、まずはアナログな共有方法についてご案内しましょう。

プロジェクトや部署に分かれて仕事を行う場合、大抵のケースでは会議でのホワイトボードや部署に備え付けられた壁掛けカレンダーを使っていることでしょう。会議での議事録はあっても、それぞれに自分の仕事を自分の手帳やメモに書き留めて次に何をするべきかの判断をしていることでしょう。なぜなら、皆が忙しくそれぞれの予定やプロジェクトを並行して動いている中、いちいち会議が終わった後に壁掛けのカレンダーに細かくそれぞれのスケジュールを書いている暇などないからです。そして、仮にそれが完成したとしても皆が見るとは限りません。これだと、おすすめなスケジュール管理の共有方法とは言えません。さらに、ホワイトボードや壁掛けのカレンダーですと、実物として存在するものですので保存場所に限りがあります。そのため、これらを採用しているほとんどの場所では先月、先々月何をしていたのかを把握することは難しいでしょう。

スケジュール管理の共有が出来ていなく、それぞれが、それぞれの仕事をしている状態ですと仕事やプロジェクトの進捗状況を正確に把握することは残念ながら出来ません。そうなれば、会議に参加していた人間に状況をそれぞれがそれぞれに聞いてスケジュールを共有しようとするでしょう。しかしこれでは、スケジュール管理の共有方法としてあまりに非効率的で進捗状況が合致しない等のリスクが高いのです。ですので、これを解消するための、デジタルなスケジュール管理の共有方法についてご案内致します。

デジタルを活用してのスケジュール管理とその共有

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

ここからはデジタルを用いたスケジュール管理の共有方法についてご案内致します。

デジタルと聞いて「何か難しいものではないか」、「機械音痴の自分には出来そうにない」、「使い方を覚えるのが大変そうだ」などの印象を抱かれる方もいるかと思います。今この現代において、デジタルという媒体はそう難しいものではなくなりつつあります。デジタルと聞くとまずパソコンを思い浮かべる方も多いと思います。しかし、パソコンの保有台数よりもさらに保有台数の多いデジタルツールが存在します。それは、「スマートフォン(iphone含む)」です。最近では格安スマホ等、スマートフォンというデジタルツールは広く普及しています。中には、会社から支給される企業もあるほどです。ですので、デジタルを活用してのスケジュール管理とその共有については、それほど難しいものでは無いのです。誰もが使いやすくストレスフリーにスケジュール管理、共有を行えるように次々と、そして様々なスマートフォンが存在しますので、まだお持ちでない方はこれを機会にご自身のスケジュール管理とその共有方法の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。

パソコンやスマートフォンに共通すること

これらのパソコン、スマートフォンに共通することはインターネットへの接続が出来ることです。せっかくパソコンやスマートフォンを持っていても、インターネットへの接続が出来ていないと、個々のスケジュール管理は行えてもそれを共有することは出来ません。ですので、必ずインターネットに接続できる環境が必要です。今現在では、以前に比べフリーWi-Fi(自由に使えるインターネットに接続するための電波)を提供している場所が次々に増えてきています。さらに、スマートフォンであれば契約時にインターネットに接続しなければアプリをインストールすることもキャリアによっては電話をすることも出来ないという状況ですので、インターネット環境に関してはまず問題ありません。

インターネットをどのように活用するのか

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

ではそのインターネットを使って何をどうするのかという具体的なお話をしていきます。デジタルであるインターネットを活用してのスケジュール管理とその共有方法については様々です。例えば、アナログにスケジュール管理を共有することが出来るのかという項目でお話していたカレンダーを例に挙げましょう。まず、ご存知の方も多いと思いますが、デジタルやインターネットを代表する企業として、『Google』という企業があります。一般的にはただの検索エンジンだと思われがちですが、Googleアカウントというものを簡単に作成することでGoogle社が提供する様々なサービスを無料で使うことが出来ます。その中の一つに、「Googleカレンダー」というものがあります。これは、パソコン・スマートフォンを問わずアクセス出来るカレンダーソフト(アプリ)です。これを活用することで何が変わるのでしょう。

インターネットを活用することでどのように変わるのか

第一に、Googleカレンダーに記録したスケジュールが紛失せず、さらに物質ではないため保存する場所が必要ないという点です。これはスケジュール管理をする際にはとても重要で、いつまでに何かをしなければならないのか、そして、完了しているのかまだなのか、それらを場所を問わず明確に把握することが出来ます。仕事の合間でも、通勤時でも、お休みの日であっても確認ができます。

第二に、一つのアカウントを利用したGoogleカレンダーと自身のカレンダーを同期し、スケジュール管理の共有がインターネットが繋がっていればどこからでも行えるという点です。例えば一つの組織のGoogleアカウントを作りGoogleカレンダーを開き、会議の場では議事録係等がそこで決まったスケジュールを書き込んでいきます。すると、そのカレンダーに同期している全てのデジタル端末から、そのスケジュールを把握することが出来ます。つまり、共有が出来るのです。ここまではアナログな方式と大きな差はありません。しかし、今まではそれぞれがそれぞれの手帳やメモに書き留めていたスケジュールを、パソコンやいつでも持ち歩けるスマートフォンから同期した組織のカレンダーに記録していくことで、同期している全ての人があなたのスケジュールを確認することが出来るのです。これが、情報を共有する上でのアナログとの決定的な違いです。いつ誰が何を行う予定なのか、そしてそれが完了しているのかそうでないのかを共有でき、もし完了していないようであれば余裕のある人間が補うことが一目そのカレンダーを見るだけで行えるようになるのです。この機能により、急なリスケにも対処でき、問題なくスムーズに仕事やプロジェクトの進行を行えるのです。

つまり、スケジュール管理の共有にはアナログよりもデジタルの方が遥かに向いていると言えるでしょう。

共有に便利なアプリやフリーソフト

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

Googleカレンダー

先でご案内したように、スケジュール管理の共有にはデジタルツールの一つとしてパソコンが挙げられます。ここではパソコンを活用する際に便利な機能やフリーソフトについてご案内致します。

まず、何度も言うようですが「Googleカレンダー」です。これによりスケジュール管理の共有がとても簡単でスムーズに行えるようになることは既にご理解頂けていると思います。ですので、『共有』という点に絞ったフリーソフト等をご案内していきます。

Googleドライブ

これは、情報の受け渡しを行う時に使う、クラウドストレージと呼ばれるGoogleが提供する機能の一つです。基本的には無料で15GBの容量を使うことが出来ます。もし足りなくなった場合、有料で購入することも出来ます。その際は、所属する組織の長に検討するよう持ちかける必要があります。これに関してはアナログで行ったほうが心象を悪くしなくて済むでしょう。

このクラウドストレージの機能により、スケジュール管理だけでなくデータの成果物を共有することが可能になります。そうすることで、あなたや周りの方のスケジュール管理ももっと明確になります。

Dropbox

このソフト及びアプリは、パソコンからでもスマートフォンからでもフリーソフト及びアプリが存在し、アクセスすることが可能です。基本的には先に紹介したGoogleドライブと同じクラウドストレージソフトです。大きな違いとしてはその容量で、無料で使う分には5GBという制限があり、Googleドライブの1/3です。こちらを導入される際には、是非組織の人間と相談をなさってから利用されることをおすすめします。

Evernote

こちらも、パソコンやスマートフォンを問わず利用可能なクラウドストレージサービスです。しかし今までと違う点は、基本的にメモ帳だという点です。ですので、議事録やメモ代わりに使ったものまで共有することができます。さらに、Evernote上でのチャット機能を使うことにより、インターネット環境があれば場所を選ばず会議ができ、さらにデータの受け渡しも簡単に行なえます。

ただし、こちらもこれまでのクラウドストレージサービスと同様に無料で使える分には制限があるので、まずは試しに使ってみてから有料プランの検討をすることをおすすめします。

Skype

こちらは、これまでのクラウドストレージサービスとは違い、メインはチャットや通話の機能です。もし出先で急なリスケが発生しプロジェクトの進行に影響出る場合、さらにすぐに情報を共有したい場合におすすめなソフトです。すぐにSkypeを起動し、チームメンバーへの急な訂正文書の送受信を会議しながら行うことが出来る優れものです。チャットや通話の機能で簡単な会議をしながら別のソフトで仕事を進め、それを送信または受信することができます。基本的にフリーソフトで、通話をあまりしないのであれば無料の状態で使っていて、経験上問題はありません。

スマートフォンで共有する際に便利なアプリ

スケジュール管理のおすすめの共有方法|便利なアプリやフリーソフト

ここでは、スマートフォンならではの共有に便利なアプリを紹介していきます。

Evernote

基本的な機能についてはパソコンを使う際と変わりはありません。ですが、スマートフォンならではの機能として便利な機能を紹介したいと思います。
 
まず、カメラアプリと連動させることでホワイトボードや文書書類を、写真ではなく文書形式で保存できる点です。これは画期的で、簡単に言えば紙媒体をスキャンした状態のように保存できます。例えば、この機能により出先のセミナーや会議での文書、ホワイトボードのまとめ等をEvernote上からカメラを起動しスキャンし、そのままチャット機能を使ってチームメンバーに送信するかPDFファイルにして送信することが出来ます。チームメンバーも、あなたが参加した会議とほぼ同じだけの情報を共有することが出来ます。

LINE

スマートフォンを既に使っている方ならばご存知だと思いますが、LINEも便利なツールです。私情で使うことがほとんどだと思いますが、実は仕事面で情報を共有する際に大変役に立ってくれる無料アプリなのです。LINEは、「グループ」というものを作成でき、そのメンバーになることで同じグループ内でのチャットの様な機能を使うことが出来ます。これは議事録としても大変便利で、ご自身のLINEのアカウントを消さない限り会話の内容は残ります。ですので、一般的な会議での言った言わないという問題を回避できます。さらに、こちらもデータを送受信することが可能なので、スマートフォンの中にあるデータやクラウドストレージにあるデータをスマートフォンに保存した後、LINEの同じグループ内で共有することが可能です。

デジタルツールを使って、便利でスムーズに

このように、パソコンやスマートフォン等のデジタルツールを活用することで、あなたのスケジュール管理の共有や情報の共有、組織としてのスケジュール管理や情報の共有が非常に便利に、そしてスムーズに行えるようになります。まだご活用していないようであれば、是非一度この機会に導入されることをおすすめします。

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