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スケジュール管理の共有方法|便利なアプリやフリーソフト

更新日:2020年08月28日

作成した記事は、スケジュール管理とその共有についてをまとめたものです。
アナログからデジタルへと移り変わることで、スケジュール管理や情報の共有がいかにスムーズになるかをご案内し、パソコン別、スマートフォン別で分類しました。

こちらも、パソコンやスマートフォンを問わず利用可能なクラウドストレージサービスです。しかし今までと違う点は、基本的にメモ帳だという点です。ですので、議事録やメモ代わりに使ったものまで共有することができます。さらに、Evernote上でのチャット機能を使うことにより、インターネット環境があれば場所を選ばず会議ができ、さらにデータの受け渡しも簡単に行なえます。

ただし、こちらもこれまでのクラウドストレージサービスと同様に無料で使える分には制限があるので、まずは試しに使ってみてから有料プランの検討をすることをします。

Skype

こちらは、これまでのクラウドストレージサービスとは違い、メインはチャットや通話の機能です。もし出先で急なリスケが発生しプロジェクトの進行に影響出る場合、さらにすぐに情報を共有したい場合になソフトです。すぐにSkypeを起動し、チームメンバーへの急な訂正文書の送受信を会議しながら行うことが出来る優れものです。チャットや通話の機能で簡単な会議をしながら別のソフトで仕事を進め、それを送信または受信することができます。基本的にフリーソフトで、通話をあまりしないのであれば無料の状態で使っていて、経験上問題はありません。

スマートフォンで共有する際に便利なアプリ

ここでは、スマートフォンならではの共有に便利なアプリを紹介していきます。

Evernote

基本的な機能についてはパソコンを使う際と変わりはありません。ですが、スマートフォンならではの機能として便利な機能を紹介したいと思います。
 
まず、カメラアプリと連動させることでホワイトボードや文書書類を、写真ではなく文書形式で保存できる点です。これは画期的で、簡単に言えば紙媒体をスキャンした状態のように保存できます。例えば、この機能により出先のセミナーや会議での文書、ホワイトボードのまとめ等をEvernote上からカメラを起動しスキャンし、そのままチャット機能を使ってチームメンバーに送信するかPDFファイルにして送信することが出来ます。チームメンバーも、あなたが参加した会議とほぼ同じだけの情報を共有することが出来ます。

LINE

スマートフォンを既に使っている方ならばご存知だと思いますが、LINEも便利なツールです。私情で使うことがほとんどだと思いますが、実は仕事面で情報を共有する際に大変役に立ってくれる無料アプリなのです。LINEは、「グループ」というものを作成でき、そのメンバーになることで同じグループ内でのチャットの様な機能を使うことが出来ます。これは議事録としても大変便利で、ご自身のLINEのアカウントを消さない限り会話の内容は残ります。ですので、一般的な会議での言った言わないという問題を回避できます。さらに、こちらもデータを送受信することが可能なので、スマートフォンの中にあるデータやクラウドストレージにあるデータをスマートフォンに保存した後、LINEの同じグループ内で共有することが可能です。

デジタルツールを使って、便利でスムーズに

このように、パソコンやスマートフォン等のデジタルツールを活用することで、あなたのスケジュール管理の共有や情報の共有、組織としてのスケジュール管理や情報の共有が非常に便利に、そしてスムーズに行えるようになります。まだご活用していないようであれば、是非一度この機会に導入されることをします。

初回公開日:2017年06月21日

記載されている内容は2017年06月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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