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2017年09月18日

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

「スキルマップ」という言葉を聞いたことはありませんか?スキルマップは、業務ごとに従業員のスキルを把握できる一覧表のことをいいます。スキルマップの作成は、業務の効率化や人材育成につながります。ここでは、そんなスキルマップの作り方や事例をご紹介します。

スキルマップとは

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップとは、従業員のスキルを一覧表にしたものをいいます。企業がそれぞれの従業員のスキルをスムーズに把握できる便利なツールです。スキルマップで従業員のスキルのレベルを把握することにより、今後の人材育成に生かすことができるというメリットがあります。

スキルマップの具体例

スキルマップは、従業員のスキルを一覧表として示します。例えば、必要な業務内容を一覧にし、それぞれに対する従業員のレベルを数値で示すなどの方法があります。そうすることで、ある業務内容に対し、どの従業員がどの程度スキルを持っているかを把握することができます。

日々の業務では、業務によって従業員に向き不向きがある場合が考えられます。その際に、スキルマップによって業務に適した従業員をすぐに把握することができます。同時に、業務に適した従業員が足りているか足りていないかも把握できます。業務ごとの従業員のスキルの把握は、誰がどの業務に向いているのか、向いている従業員がきちんといるか、ということを数値などから把握します。

スキルマップの目的とは?

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの目的は、従業員のスキルを把握し、業務の効率化や従業員のスキルの強化につなげることです。業務やスキル、従業員がスムーズに把握できないと、業務の効率化や人材育成の手段をすぐに計画することは困難です。

しかしスキルマップは、一覧表によって業務内容ごとの従業員のスキルをスムーズに把握できることが強みです。これによって、従業員に足りないスキルを把握し、スキルの強化や業務の効率化の手段を考えるきっかけとなります。このことがスキルマップの目的です。

スキルマップのメリットとは?

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

視覚的に業務の状況がわかる

スキルマップは、業務ごとの従業員のスキルを一覧表で把握します。これらは、管理職や経営者にとってメリットが大きくなります。

例えば、ある部門で従業員の業務の状況を把握したい場合を考えます。もし部門の中で業務内容も従業員も多い場合、業務の状況を具体的に把握することは困難です。その際にスキルマップがあれば、効率よく状況を知ることができます。

スキルマップは、どのような業務があるかを明確にし、分類する表になります。同時に、従業員の一覧表でもあります。業務内容と従業員を一覧にし、業務内容ごとの従業員のスキルを表示することは、業務の状況を可視的に示すことになります。

これにより、管理職や経営者は、その部門における業務の状況として、足りているスキル、足りないスキルの両方をすぐに把握することができます。この結果から、管理職・経営者として具体的にその部門に対する何らかの対策を考えることになります。

業務の効率化

スキルマップによって従業員のスキルを一覧にすることは、日々の業務を効率化することができます。

例えば、ある業務を誰に任せるのが効率が良いかを考えた場合、スキルマップを参考にその業務に最も適した従業員を見つけることができます。また、従業員同士でもある業務を誰かに任せたい、質問したいと考えるとき、スキルマップによって信頼できる従業員を探すことができます。これらは日々の業務の効率化につながります。

人材育成へつなげること

スキルマップによって、従業員ごとのスキルの状況がわかったら、管理職・経営者は具体的に人材育成の手段を考えることになります。これには様々な手段があります。

業務の中で従業員のスキルが足りていない場合、人材育成のために教育を計画することになります。しかし、部門や仕事内容が異なれば、教育内容も変化します。さらに、従業員一人一人で適した指導方法は異なります。スキルマップでは、部門ごと、従業員ごとにスキルを把握できるので、従業員一人一人に合わせた教育の方針を固めることができます。これが効果的な人材育成につながります。

また、スキルアップは数値などでスキルを示します。人材育成の結果、その従業員のスキルが上がれば、それも数値で示されます。人材育成の成果をすぐに把握できることも、スキルマップのメリットです。

従業員との関係

従業員としては、スキルマップによって自分のスキルがまるごと表示されることになります。しかし、これは従業員にとってもメリットが多くなります。

自分に足りないスキルが明確に示されることは、自分に求められるスキルの把握につながります。自分に足りないものを把握し、モチベーションにつなげることができます。また、足りないものを把握することで、自分の中で新しく目標を設定することもできます。

また、従業員の一覧としてスキルがわかるので、他の従業員と比較して自分の状況を把握できます。その際に、良い意味で競争心をもって業務に取り組むことができます。

スキルマップの仕組みと見方

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

基本的な仕組み

一般的なスキルマップは、まず業務内容を示します。例えば「営業」や「マネジメント」といった業務内容です。次に、それぞれの業務内容ごとに詳しいスキルを記載します。「営業」を例に挙げると、「接客」や「知識」などになります。これらの業務内容、スキルを縦軸に一覧として示します。

そして、横軸に従業員の名前を一覧にし、それぞれの従業員ごとに業務やスキルについて数値などでレベルを記載します。業務内容やスキルを横軸にし、縦軸に従業員の名前を一覧にする場合もあります。

スキルマップの見方

上記で挙げた例がスキルマップの基本形です。以下、縦軸に業務内容、スキルを一覧にし、横軸に従業員を一覧にした場合を考えます。

業務内容ごとにスキルを設定し、縦軸に数多くのスキルが並ぶことになります。横軸を見ると、従業員が並びます。縦軸にあるスキル名と横軸にある従業員の名前を見て、それらの交わる部分(表のマス目)に記載された数値や記号が、その従業員のそのスキルに対するレベルとなります。この表記方法は「マトリックス図」と呼ばれます。

特定の従業員の欄をみると、上から順に縦軸に設定されたスキルに対する、従業員のレベルが表示されます。レベルが1から4まであるとして、営業の項目で「接客」が4、「知識」が3といったようにレベルが表示されます。この例でいえば、ある程度の知識があって、さらに接客が上手である、などのことが読み取れます。

スキルマップの作り方

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの作り方にはいくつか手順があります。大まかに分類すると、業務・スキルの設定・従業員の設定・評価基準の設定に分けられます。

業務とスキルについて

業務とスキルの表示方法としては、まず大項目として業務内容を挙げ、その中の区分としてスキルを詳しく表記する方法が一般的です。以下、営業を例に考えてみます。

営業の場合、必要なスキルには様々なものがあります。接客のほか、商品に関する知識、法律に関する知識、経験の有無など、スキルといっても複数に分類されることになります。これらのスキルを、「営業」という項目の中でさらに「接客」「知識」「経験」といったように細かく分類します。このように表記すれば、営業のスキルの中で、さらに具体的なスキルを把握することができます。

スキルの分類方法は?

スキルの分類は業務内容によって異なりますが、業務の中で行われる一つ一つの手順に分けて考えると効果的です。「営業」の例でいえば、ある程度の「経験」があるか、必要な「知識」が身についているか、それらを「接客」で活かせているか、これらを全てまとめて「経験」として身につけているか、といったように一連の流れがあります。

また、「接客」をさらに詳しく分類すると、顧客のニーズをきちんと把握できているか、商品説明はきちんとできているか、接客マナーはどうか、などに分けられます。これらを「ヒアリング」「商品説明」「マナー」といったような項目にして、分類することができます。

このように、スキルの分類は一つ一つの業務の流れ、手順から判断することになります。あまりに細かすぎると混乱するおそれもあるので、ある程度主要な手順に分けることが効果的です。

従業員について

従業員は、基本的に名前のみ記載されます。一方で、顔写真をつける場合もあります。顔写真があれば、従業員の把握がより便利になります。

従業員同士でも、ある業務を得意分野とする従業員に何か頼みたい場合に、顔写真があればスムーズに依頼できます。また、管理職・経営者からすれば、顔写真つきのほうが従業員をスムーズに把握し、管理の際に、より印象付けて覚えることができます。

評価の基準は?

スキルマップの評価基準は様々なものがあります。代表的なものは、数値にして表示するものや、〇や△などの記号で表示するものがあります。

数値の場合、代表的なものは1から4までに分けて分類するものです。例えば、ある業務・スキルに対し、
1「理解できるが一人でできない」
2「指導やマニュアルがあれば一人でできる」
3「一人でできる」
4「他人に指導ができる」

といったようにレベル分けが行われます。また、〇や△などの記号の場合、〇「一人でできる」、△「補助が必要」のように区分けされます。従業員のスキルが上がれば、評価も更新されます。3から4に更新する、あるいは△から〇に更新する、といったようにスキルアップがわかるようになります。

その他の評価方法

数値や記号以外の評価方法もあります。

例としては、従業員のスキルを示すマス目に複数の空欄を用意し、段階に分けて塗りつぶす方法です。例えば、数値と同様にレベルが1から4に上がることで、空欄を一つずつ塗りつぶし、4つ全て塗りつぶしたとき、レベルが4になったことを示す、といった例があります。

塗りつぶす例は、数値でも見られます。従業員のスキルを示すマス目にあらかじめ1~4の数値を記入し、1から4に上がるごとにその部分を塗りつぶすといった方法です。

塗りつぶす方法は、一つ一つ塗りつぶしていくことで達成度がわかりやすく表示されます。また、塗りつぶしていない項目が多い従業員は、特に教育が必要な従業員であることもわかります。より視覚的に従業員の把握ができることがメリットです。

目標設定について

スキルマップは、現在の業務やスキル、従業員の把握になりますが、将来的な目標を設定する場合もあります。

例えば、従業員の欄に現在と目標の両方の項目があって、現在の数値が3、目標の数値が4、と記載されているような場合です。こうすれば、現状の数値と目標の数値が両方示されることになり、わかりやすく把握できます。

資格の有無について

業務内容やスキルと同時に、資格の有無について記載する場合もあります。縦軸に業務内容とスキルを設定し、さらに資格の有無の欄を設けるような場合です。

ある業務で資格の有無が大きな影響を与える場合、従業員のスキルに加え、スキルマップから保有資格も把握できれば、より効率的に従業員の状況を把握をすることができます。

事例

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの導入実績としては、厚生労働省の「キャリアマップ、職業評価能力シート」、人材スキル管理システム「SKILL NOTE」などが代表例です。

キャリアマップ、職業評価能力シートとは?

厚生労働省の「キャリアマップ、職業評価能力シート」は、厚生労働省のホームページからダウンロードできるものです。それぞれの業種別に分かれ、導入活用マニュアルも用意されています。業種は

・葬祭業
・ディスプレイ業
・外食産業
・フィットネス産業
・卸売業
・在宅介護業
・スーパーマーケット業
・電子通信工事業
・ホテル業
・ビルメンテナンス業
・アパレル業
・ねじ製造業
・旅館業

に分類されます。厚生労働省のホームページによると、キャリアマップ、職業評価能力シートを実際に活用した企業の事例として、「スーパーマーケット業」「電気通信工事業」「ホテル業」「在宅介護業」の4つ業種で紹介されています。

キャリアマップ

キャリアマップとは、次のように定義されます。

キャリアマップとは、職業能力評価基準で設定されているレベル1~4をもとに、該当業種の代表的な職種における能力開発の標準的な道筋を示したものです。
キャリアマップでは、 [1]キャリアの道筋と[2]各レベルの習熟の目安となる標準年数が一目で分かるようになっています。
キャリアマップは、従業員に対してキャリア形成の道筋を示すことによって、将来のキャリアに関する目標意識を高め、その実現に向けた具体的な行動を促すとともに、上司と部下との間のキャリア形成についてのコミュニケーションを活性化することで、効率的・効果的な技術・技能の習得を実現すること、つまり企業における「人材育成」への活用を主たる目的としています。

出典: http://www.mhlw.go.jp/bunya/nouryoku/syokunou/03.html | http://www.mhlw.go.jp/bunya/nouryoku/syokunou/03.html

キャリアマップの特徴は、ある職種でのキャリアの道筋と、レベルの習熟の目安となる年数が示されていることです。キャリアマップによって、大まかなキャリアの道筋を把握できることになり、職業評価能力シートと合わせるとスキルマップ作成の目安として活用することができます。

職業評価能力シート

職業評価能力シートは、次のように定義されます。

職業能力評価シートは、人材育成に有効な示唆を得ることができるチェック形式の評価シートです。
「自分の(または部下の)能力レベルはどの程度なのか」「次のレベルにいくには何が不足しているのか」を具体的に把握することができ、定期的にチェックすることで習熟度を把握することができます。

出典: http://www.mhlw.go.jp/bunya/nouryoku/syokunou/04.html | http://www.mhlw.go.jp/bunya/nouryoku/syokunou/04.html

職業評価能力シートの仕組みは、それぞれの職種ごとに細かい職務内容が設定され、レベル1からレベル4までの分類が行われています。スキルマップのレベルやスキルの設定として活用することができます。また、キャリアマップと合わせて、スキルマップ作成の一つの目安とすることができます。

SKILL NOTE

SKILL NOTEは人材スキル管理システムとして、スキルマップのツールになります。SKILL NOTEには様々な機能がありますが、スキルマップ機能としては次のように示されています。

社内のスキル保有状況を、SKILL NOTEが可視化します。 「スキルマップ」機能を活用すると、個人の保有スキルや育成計画をマトリクス形式で一覧できます。
例えば、業務に必須とされるスキルをベテラン社員しか保有しておらず、若手の継承者がいないなど、今後の人材育成計画を立てるうえでの課題を、より正確に洗い出すことができます。

出典: https://www.skillnote.jp/system/skill.php | スキル管理機能(スキルマップ)|SKILL NOTE(スキルノート)

SKILL NOTEのスキルマップ機能により、誰がどのようなスキルを持っているかということや、スキルのレベルを可視化し、人材育成に活用することができます。SKILL NOTEはスキルマップ専用のツールとなり、他にも様々な機能が付いていることが大きな特徴です。

IT・製造業のスキルマップ

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

ITのスキルマップ

ITのスキルマップを考える場合、ITのスキル標準を考慮することが一つの手段です。ITスキル標準は経済産業省が定めるもので、次のように定義されます。

「ITスキル標準(ITSS)」は、IT関連サービスの提供に必要な実務能力を明確化・体系化した指標として、平成14年12月に経済産業省が策定・公表しており、ITサービスプロフェッショナルを育成・教育のために有用な共通枠組みとして広く提供しています。

出典: http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/jinzai/index.html | IT人材の育成(METI/経済産業省)

ITスキル標準(以下単に「スキル標準」という)は、各種IT関連サービスの提供に必要とされる能力を明確化・体系化した指標であり、産学におけるITサービス・プロフェッショナルの教育・訓練等に有用な「ものさし」(共通枠組)を提供しようとするものです。

出典: http://www.ipa.go.jp/jinzai/itss/itss1.html | ITスキル標準とは?:IPA 独立行政法人 情報処理推進機構

ITスキル標準は、独立行政法人情報処理推進機構のホームページからダウンロードすることができます。職種の概要や達成度の指標、スキルの熟達度など、それぞれ規定されています。これらの指標はスキルマップの目安とすることができます。

製造業のスキルマップ

数多くの業種の中でも、製造業ではスキルマップが積極的に使用される傾向があります。製造業の場合、業務の中の流れ、作業内容などが比較的明確で、それぞれの過程でスキルを細かく分類できます。例えば、「加工」や「組立」などの段階で分類でき、「加工」の中でさらに「素材切断」や「ベース加工」といったスキルに細かく分類できます。それぞれでスキルを設定し、スキルマップを作成する事例が多く見られます。

製造業のスキルマップの活用事例としては、SKILL NOTEを活用する場合や、キャリアマップ、職業評価能力シートを活用することも考えられます。キャリアマップ、職業評価能力シートの業種には「ねじ製造業」が含まれています。

ISO9001について

製造業のスキルマップでは、ISO9001が関係することがあります。ISO9001とは「品質マネジメントシステム」のことで、品質の良い製品を提供するためのシステム構築のことを示します。ISO9001は次のように示されます。

ISO 9001は、次の2点を実現するための品質マネジメントシステムの要求事項を定めています。

一貫した製品・サービスの提供
顧客満足の向上

出典: https://www.jqa.jp/service_list/management/service/iso9001/ | 概要 | ISO 9001(品質) | ISO認証 | 日本品質保証機構(JQA)

ISO9001を取得することで、品質の良い製品を生み出すためのシステムが構築されていることをアピールすることができ、対外的にも一つの目安となります。このISO9001を取得する際に必要な事項に、製品に関係する業務を行う従業員のスキル把握や人材教育が設定されています。その際に、スキルマップの利用が多く見られます。

ISO9001は、システム自体の規格のことを示しています。製品の規格ではなく、品質の良い製品を生み出すためのシステムについて、評価の対象となります。その際に、システムの中で従業員が持つスキル、従業員への人材育成が充実していることが求められ、そこでスキルマップが使用されることになります。

エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの作成は、エクセルで行う場合が一般的です。テンプレートもありますが、スキルマップ自体はそれぞれの会社に合わせる必要があるため、より細かいスキルマップを作成する場合は、エクセルでの作成が選択肢の一つになります。

フォーマットのダウンロード

スキルマップのフォーマットをエクセルファイルでダウンロードできる場合があります。これはスキルマップのテンプレートとしてダウンロードし、さらにエクセルで自由に加工できるというメリットがあります。

基本的なテンプレートは、スキルや資格欄と、従業員の欄が縦軸、横軸に記載されているので、それに沿った形で必要なスキル、従業員を変更、追加する形になります。特に業務内容、スキルについては業種によって異なるため、企業に合ったものに変更します。

ただ、テンプレートとして出来上がっているものを変更、追加する形になるため、比較的楽に作成することができます。業務の項目から細かいスキルの項目まで、フォーマットとして表が出来上がっているので、一から作成する手間を省くことができます。

一から作成する場合

基本的には、先ほど挙げたスキルマップの作り方に沿って行うことになります。まず業務とスキルを設定し、次に従業員の設定、そしてスキルの基準の設定という手順になります。

一から作成するため、評価基準などを自由に設定することができます。スキルマップの評価基準は数値で示すもの、記号で示すもののほか、塗りつぶすものもあります。塗りつぶすものの場合は、あらかじめスキルを示すマス目の中にに4種類程度のマス目を設けることになります。このようにある程度柔軟に作成したい場合、エクセルで一から作成することも方法の一つです。

また、目立たせたい箇所を自分でアレンジすることもできます。例えば、特定の項目だけ目立たせて表示したい場合に、セルの強調表示で表示させるなどの例があります。

効率化された業務と豊かな人材の育成のために

スキルマップとは|作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの作成は、従業員のスキルを把握し、業務の効率化や人材育成へつなげることができます。それぞれの従業員に足りないスキルを把握することは、今後の目標設定や人材育成を考えるきっかけになります。また、従業員が得意とする分野、スキルの把握もできます。これにより、誰が特定の業務に適した従業員かがスムーズにわかり、効率よく業務を行うことができます。

従業員のスキルの把握は、現在の企業の状況から、今度の企業の方針決定に至るまで、様々な方面に生かすことができます。スキルマップの作成は企業内部を充実させ、大きなビジネスチャンスをつかむきっかけになります。

あなたの年収、適切ですか?

「こんなに働いているのに、なんでこんなにお金がないんだろう。。。」
そんなことを考えてしまう方もいらっしゃると思います。

実はその悩み、転職すれば解決できるって知ってましたか?
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