スキルマップとは｜作り方/事例/エクセルでのスキルマップの作成方法

スキルマップの作り方

スキルマップの作り方にはいくつか手順があります。大まかに分類すると、業務・スキルの設定・従業員の設定・評価基準の設定に分けられます。

業務とスキルについて

業務とスキルの表示方法としては、まず大項目として業務内容を挙げ、その中の区分としてスキルを詳しく表記する方法が一般的です。以下、営業を例に考えてみます。

営業の場合、必要なスキルには様々なものがあります。接客のほか、商品に関する知識、法律に関する知識、経験の有無など、スキルといっても複数に分類されることになります。これらのスキルを、「営業」という項目の中でさらに「接客」「知識」「経験」といったように細かく分類します。このように表記すれば、営業のスキルの中で、さらに具体的なスキルを把握することができます。

スキルの分類方法は？

スキルの分類は業務内容によって異なりますが、業務の中で行われる一つ一つの手順に分けて考えると効果的です。「営業」の例でいえば、ある程度の「経験」があるか、必要な「知識」が身についているか、それらを「接客」で活かせているか、これらを全てまとめて「経験」として身につけているか、といったように一連の流れがあります。

また、「接客」をさらに詳しく分類すると、顧客のニーズをきちんと把握できているか、商品説明はきちんとできているか、接客マナーはどうか、などに分けられます。これらを「ヒアリング」「商品説明」「マナー」といったような項目にして、分類することができます。

このように、スキルの分類は一つ一つの業務の流れ、手順から判断することになります。あまりに細かすぎると混乱するおそれもあるので、ある程度主要な手順に分けることが効果的です。

従業員について

従業員は、基本的に名前のみ記載されます。一方で、顔写真をつける場合もあります。顔写真があれば、従業員の把握がより便利になります。

従業員同士でも、ある業務を得意分野とする従業員に何か頼みたい場合に、顔写真があればスムーズに依頼できます。また、管理職・経営者からすれば、顔写真つきのほうが従業員をスムーズに把握し、管理の際に、より印象付けて覚えることができます。

評価の基準は？

スキルマップの評価基準は様々なものがあります。代表的なものは、数値にして表示するものや、〇や△などの記号で表示するものがあります。

数値の場合、代表的なものは1から4までに分けて分類するものです。例えば、ある業務・スキルに対し、
1「理解できるが一人でできない」
2「指導やマニュアルがあれば一人でできる」
3「一人でできる」
4「他人に指導ができる」

といったようにレベル分けが行われます。また、〇や△などの記号の場合、〇「一人でできる」、△「補助が必要」のように区分けされます。従業員のスキルが上がれば、評価も更新されます。3から4に更新する、あるいは△から〇に更新する、といったようにスキルアップがわかるようになります。

その他の評価方法

数値や記号以外の評価方法もあります。

例としては、従業員のスキルを示すマス目に複数の空欄を用意し、段階に分けて塗りつぶす方法です。例えば、数値と同様にレベルが1から4に上がることで、空欄を一つずつ塗りつぶし、4つ全て塗りつぶしたとき、レベルが4になったことを示す、といった例があります。

塗りつぶす例は、数値でも見られます。従業員のスキルを示すマス目にあらかじめ1～4の数値を記入し、1から4に上がるごとにその部分を塗りつぶすといった方法です。

塗りつぶす方法は、一つ一つ塗りつぶしていくことで達成度がわかりやすく表示されます。また、塗りつぶしていない項目が多い従業員は、特に教育が必要な従業員であることもわかります。より視覚的に従業員の把握ができることがメリットです。

目標設定について

スキルマップは、現在の業務やスキル、従業員の把握になりますが、将来的な目標を設定する場合もあります。

例えば、従業員の欄に現在と目標の両方の項目があって、現在の数値が3、目標の数値が4、と記載されているような場合です。こうすれば、現状の数値と目標の数値が両方示されることになり、わかりやすく把握できます。

資格の有無について

業務内容やスキルと同時に、資格の有無について記載する場合もあります。縦軸に業務内容とスキルを設定し、さらに資格の有無の欄を設けるような場合です。

ある業務で資格の有無が大きな影響を与える場合、従業員のスキルに加え、スキルマップから保有資格も把握できれば、より効率的に従業員の状況を把握をすることができます。

事例

スキルマップの導入実績としては、厚生労働省の「キャリアマップ、職業評価能力シート」、人材スキル管理システム「SKILL NOTE」などが代表例です。

キャリアマップ、職業評価能力シートとは？

厚生労働省の「キャリアマップ、職業評価能力シート」は、厚生労働省のホームページからダウンロードできるものです。それぞれの業種別に分かれ、導入活用マニュアルも用意されています。業種は

・葬祭業
・ディスプレイ業
・外食産業
・フィットネス産業
・卸売業
・在宅介護業
・スーパーマーケット業
・電子通信工事業
・ホテル業
・ビルメンテナンス業
・アパレル業
・ねじ製造業
・旅館業

に分類されます。厚生労働省のホームページによると、キャリアマップ、職業評価能力シートを実際に活用した企業の事例として、「スーパーマーケット業」「電気通信工事業」「ホテル業」「在宅介護業」の4つ業種で紹介されています。