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2017年09月18日

良いプレゼンの特徴

プレゼンテーションに「難しい」とか「大変だ」という印象をもっている人は多いのではないでしょうか?プレゼンで失敗して以来、話すことが苦手になってしまったという人も決して少なくありません。そこで今回は、効果的なプレゼンテーションの構成について説明します。

プレゼンの重要性を知ろう!

良いプレゼンの特徴


プレゼンテーションとは、聞き手に対してこちらの伝えたいことや説明すべきこと、または相手の知りたいことをできるだけわかりやすい構成で伝えることです。主にこちらが準備してきた資料を提示して、相手にこちらの商品やサービスのメリットなどについて理解させたり、場合によっては会議での意思決定を促す手法として行われることもあります。

プレゼンテーションでは貴重な時間を割いて耳を傾けてくれる聞き手に対して、こちらの主張を分かりやすく展開する必要があります。その結果、相手に「聞いて正解だった」と思ってもらわなければなりません。言葉にすると単純なようですが、周到な準備と緻密な論理構成が必要とされる技術であり、ビジネスにおける重要なスキルといえます。

プレゼンの構成を考える前にすべきことは?

良いプレゼンの特徴

常に聞き手を意識しよう

これも当たり前のことに聞こえるかもしれませんが、プレゼンテーションで重要なことは聞き手がいるということです。選挙の演説のように不特定多数を相手にこちらの主張を一方的にするようなものではなく、動画の撮影のようにカメラに向かって一方的に言葉を発するものでもありません。

相手の疑問に対して面と向かって的確に答えなければいけませんし、聞き手にそういった疑問が生じることを前提として内容を構成し、資料を作成する必要があります。相手のもつ疑問や実際にされる数々の質問に対して、実際に役立つ情報を彼らを惹きつける構成を事前に考えておく必要があります。

聞き手の情報を集めよう

そういうわけで、プレゼンは事前の準備がとても重要であり、特に聞き手に関する情報は可能な限り集めておく必要があります。

たとえば、聞き手は「どのような人々か?」「どういう目的を持っているか?」「プレゼンターに何を期待しているのか?」といった基本的な部分の調査は必須です。最低限こういった情報を知らなければ、聞き手にとって興味を持てない内容のプレゼンをしてしまう可能性があります。

さらに、彼らが「特に関心を持っている話題は何か?」「どういう表現に惹きつけられやすいか?」「仕事やプライベートで何を望んでいるか?」といった情報をプレゼンの構成に含めることができれば高評価を得られやすくなるでしょう。

一方的な情報伝達では意味がない

一方的な情報を提示するだけでは、聞き手はこちらの思っている以上にプレゼンの内容を理解していません。現在のビジネス環境では、プレゼンテーションはその成果を左右する重要な要素ですから、まずは聞き手についての情報をしっかりと集めるようにしましょう。

これはプレゼンの基本的な構成を考える以前にやらなければいけないことです。聞き手が興味をもつ情報について知らなければ、たとえ素晴らしい構成のプレゼンを展開したとしても、誰も有意義なプレゼンだったとは思ってくれないでしょう。

多くのビジネスパーソンは既に決まったテーマについてプレゼンの構成を考えていますが、聞き手の情報を収集しておくことも重要な仕事なのです。まずはこの点を押さえておきましょう。

基本のプレゼンの構成

良いプレゼンの特徴

プレゼンの「中身」だけでなく「伝え方」も重要!

それでは、基本的なプレゼンの構成について説明します。まずは基本事項として、プレゼンテーションが大きく分けると2つの要素に分けられることを知っておきましょう。細かい部分の内容を考えるためにも、まず大枠を押さたうえで構成を考えることが重要です。

プレゼンの要素の一つは、こちらの主張として何を伝えるのか、そのための話の内容をどうするのかというプレゼンの「中身」についてです。そしてもう一つは、それを「どのように伝えるか」という「伝え方」に関する部分となります。

本記事では特にプレゼンの「中身」について解説していきますが、この「伝え方」に関してもプレゼンでは重要な要素となることを覚えておきましょう。

「ロードマップ」と「装飾」について

さらにプレゼンの「中身」は、その「導入」から「結論」に至るまでの「ロードマップ」と、主たるメッセージを補強する一つひとつの根拠を分かりやすく伝えるための「装飾」の部分に分かれます。

詳しくは以下の「よいプレゼンの特徴」の項で説明していきますが、これらは有機的に結びついています。キーとなるメッセージが論理的で説得力をもっていれば、聞き手にとって分かりやすく要点を得たプレゼンだと思ってもらえますし、適度なビジュアル要素によって主張にインパクトを持たせることができるようになるのです。

効果的なプレゼンをするためには、まずこの基本的なプレゼンの構成要素について理解しておきましょう。これに基づいて実際のプレゼンの構成を考えていきます。

よいプレゼンの特徴

良いプレゼンの特徴

主たるメッセージが明らかになっている

よいプレゼンの特徴としてまず挙げられるのは、そのプレゼンテーション全体を通じて聞き手に最も訴えたいこと、理解してもらいたいことを集約した「メッセージ」を決まっているということです。

つまり、聞き手に何を差し置いても「これだけは理解してもらいたい」というメッセージが明らかになっていることです。これはプレゼンの基本中の基本といっても過言ではありません。このメッセージを軸に内容の構成を考えていきます。

しかし、多くのプレゼンではこのメッセージが必ずしも明らかではありません。10分程度の短いプレゼンはおろか、長いときは30分以上のものでも、聞き手が「結局何が言いたかったんだろう?」と思ってしまうようなケースが後を絶ちません。

自分でも何が言いたいのか分かっていない人が多い?

その証拠に、ビジネスシーンにおいてプレゼンテーションの重要性が注目されるようになって久しいですが、いまだに本屋からプレゼンの基本を説明している書籍がなくなっていません。それどころか、近年ますますそういった「キホンのキ」を教えるようなプレゼン本が増えているのが現状なのです。それだけ何が言いたいのか分からないプレゼンが巷に溢れてしまっているわけです。

メッセージが明らかでないというのは、即ちプレゼンをする側が自分でも何が言いたいのかよく理解していないということに他なりません。たとえ何日もかけて作成した資料であっても、そこに無機質な情報が羅列されているだけの要領を得ないプレゼンテーションは、聞き手にとっては苦痛以外の何者でもありません。

プレゼンは聞き手の評価が全てですから、主たるメッセージを中心に内容を構成し、聞き手が最低限何を理解すればよいのかを提示してあげることが、最も重要なことです。

キーメッセージを補強する根拠が論理的に構成されている

メッセージを明らかにしたら、次はその説得力を強めるための根拠を構成する段階に入ります。よいプレゼンはメッセージとともに、それを補強する根拠が明確になっているものです。

根拠が明確であり、結論となるメッセージとの繋がりはっきりしていることによって、聞き手はそれが正当なものだと認識することができるようになります。そして、この「繋がりがはっきりしている」という状態を「論理的」であるといいます。一つひとつの根拠とメッセージは論理的に構成されていなければなりません。

「論理的」というのは主張と根拠の間の筋道がはっきりしているということですから、一つのキーメッセージを補強するためには、まずはそこに至るまでの流れが明確に理解できるような根拠を提示する必要があります。そしてその根拠は複数あった方が、よりメッセージの信憑性や正しさが聞き手に伝わりやすくなります。

根拠の正しさが証明されている

メッセージとそれを補強するための根拠を提示したら、次はその一つひとつの根拠の正しさを証明する番です。メッセージを支える根拠自体の確からしさ、正しさが証明されていれば、たとえ伝え方が下手だったとしても、聞き手はよいプレゼンだと思ってくれるでしょう。

逆に最終的なメッセージに繋がる根拠をいくつも提示して、さらにその繋がりが論理的であったとしても、その根拠自体の正しさが証明されなければ説得力がありません。

ストーリーがしっかりと構成されている

これまで述べてきた構成要件がプレゼンの「骨」にあたる部分だとすれば、次のステップはプレゼンの「肉」にあたる部分といえます。それがストーリーの構成です。よいストーリーラインをもっているプレゼンは、それだけで聞き手を惹き付けます。

たとえ主たるメッセージを掲げてその論理的な正しさを証明したとしても、無機質な情報の提示が聞き手に喜ばれることはほとんどありません。プレゼン自体にも時間制限がありますし、聞き手の興味も特定の事柄に偏っている可能性もあるでしょう。

ですから、一連の話のなかで聞き手の興味を惹きそうな部分を強調したり、どういう順番で情報を提示すれば聞き手がより話に集中できるかを考えながら、プレゼンのストーリーを構成していく必要があります。

それぞれのポイントが理解しやすいように構成されている

最後に、一つひとつの根拠を中心に要所要所を理解してもらいやすいように構成されていればベストです。具体的には、収集したデータや分析結果などを一目でわかるように図表化したり、グラフを用いることによって一目で根拠の正しさが理解できるように視覚的な効果を狙いましょう。

これを構成したストーリーに従って並べることによって、プレゼン資料が一通り出来上がります。口で色々と説明するよりも、視覚的に理解できる図やグラフはプレゼンでは非常に強力な説得力を発揮するのです。それによって聞き手から「分かりやすくてよいプレゼンだった」と思って貰えるでしょう。

それでは、これまでよいプレゼンの特徴として述べてきた「メッセージ」「論理の構築と根拠の証明」「ストーリー」「装飾」のそれぞれについて、より詳しく説明していきます。

メッセージを明らかにしよう!

良いプレゼンの特徴

プレゼンの肝となる「メッセージ」の重要性については既に述べた通りですが、実はこのメッセージには種類があります。どのような観点からメッセージを定義するかによって細かく分かれますが、大枠では「評価」「提言」「希望」の3種類に分けられると考えるのが自然でしょう。

この3つのどれかを中心に内容を構成していくわけですが、その構成方法もメッセージの種類によって変わってくるものなのです。まずはこれら3つのメッセージについて簡単に説明します。

3種類のメッセージ

「評価」とはその名の通り、ある事象や事柄に対するこちらの評価を述べるものであり、たとえば「自社の○○という商品は優れている」とか「競合の××という新商品は□□という点で問題がある」といった意見を結論とするものです。

「提言」とは、特に企業ではその部署の戦略や政策について、特に「○○すべきである」という意見をプレゼンによって説得力をもたせて述べるものです。たとえば「ウチでは○○という商品を購入すべきである」とか「××という市場に新規参入すべきだ」といった主張です。

そして「希望」というのは、プレゼンター自身の「○○して欲しい」「××して貰いたい」といった依頼を聞き手にするものです。

タイプによってプレゼンの構成は変わってくる

これら3つのメッセージはどれも似ているようですが、プレゼンの構成を考えるうえでは、メッセージごとに適切な論理の組み立て方が変わってくるものです。具体的には、結論の種類によって「どの根拠を選ぶか?」「どの部分を強調するか?」といった根拠の選定と組み立て方を考え、最も聞き手に訴求する構成をメッセージの種類によって工夫する必要があるのです。

たとえば、自社のAという新商品について、競合のBという商品との違いについて理解してもらうことがプレゼンの目的だとしましょう。そうなると、当然AとBの違いを事実ベースで比較し、双方の強みと弱みについての評価がメッセージとなるはずです。

あるいはCという商品を職場に導入して欲しいという主張ならば、現在の職場環境について説明し、Cという商品の導入によって職場にどういうプラスの影響が出るのかといった説明を説得力のある根拠を並べる必要があるでしょう。このようにして具体的な構成を考えていくわけです。

目的をしっかりと見据えて構成を考える

このように、メッセージの種類によって収集すべき情報や根拠が変わってくるわけですが、これは言い換えれば、プレゼンターが聞き手の認識を「どこに持っていきたいのか?」を明確にして構成を考えなければいけないということです。

聞き手にどういう結論を出して欲しいのかを明らかにし、それに合わせた論理構成を考え、それを補強するためにどういう根拠を示せばよいのかを考える必要があるわけです。

プレゼンの最終的な目的を曖昧なままにしてはいけません。目的がはっきりしていなければ、根拠として収集する情報や論理構成もピントの外れたものになってしまいます。そうなると、折角長い時間をかけてプレゼンの準備をしたにもかかわらず、聞き手は「一体どうして欲しいのか?」あるいは「どういう結論を出して欲しいのか?」が分からないまま困惑してしまうでしょう。

説得力のある論理を構築しよう!

良いプレゼンの特徴

「論理」の基本構成を押さえておこう!

プレゼンの目的とメッセージを明らかにしたら、その説得力を高めるために「どういう筋道でその主張をすればよいか?」を考えます。キーとなる主張とその根拠を筋道立てて説明し、聞き手にそれが「論理的な主張だ」と思われるような構成にしなければいけません。

そのためには論理の基本構成について知っておく必要があります。即ち「演繹法」と「帰納法」です。本記事はあくまで「よいプレゼンの構成」について説明するものですから、これらの手法についてあまり詳しくは説明しませんが、ごく簡単に説明すると以下のようになります。

「演繹法」と「帰納法」の違い

・演繹法:基本となる「ルール(大前提)」を個々の「事象・事実(小前提)」に当て嵌めて結論を出すもの。たとえば「赤信号は渡ってはいけない」という「大前提」があり、それを「目の前の信号は赤だ」という「事実」に当て嵌めることによって「(ゆえに)今横断歩道を渡ってはいけない」という結論を導き出す論理構成です。

・帰納法:個々の事象を検証して、それらに共通するルールや法則を結論として提示する論理構成。たとえばAというクラスに所属する生徒一人ひとりの成績を調査し、それによって「Aというクラスの生徒は優秀だ」という結論を出す方法です。

これら2つの手法を用いて全体の論理を構成していくことが基本となります。ただしプレゼンは一つのキーメッセージ(主張)の正当性を示す性質が強いですから、必然的にそれを補強する事実を収集するという意味において、帰納法が構成として使われるケースが多いはずです。

根拠の正しさを証明しよう!

良いプレゼンの特徴

説得力のある根拠を選ぶ

プレゼンでは、前項で述べた演繹法と帰納法を駆使してキーメッセージの正当性を補強していくわけですが、重要なのはそれが複数の根拠でもって支えられているかどうかということと、その正当性を証明するための重要な要素を網羅しているかどうかとういことです。

たった一つの根拠しか提示されなければ、聞き手はそのメッセージの信憑性に疑いをもってしまうでしょう。たとえば「Aという分野は成長段階にある」という主張の根拠として、その分野に属する製品を一つしか例示しなかったとすれば、聞き手は「他の製品はどうなの?」と思ってしまうでしょう。根拠が足りないのです。

あるいは「営業部のBさんを昇進させるべきだ」という主張の根拠として、その人の人柄の良さだけを強調しても、聞き手は「実際の営業成績はどうなの?」と思うのが自然です。これは結論を補強する根拠の性質が的を射ていない例といえます。

何を言えば証明したことになるのかを考える

結論となるメッセージを補強する根拠を正確に選定したら、次は一つひとつの根拠の正しさを証明する必要があります。これがプレゼン内容の構成において最も重要な部分となります。

ここでは提示するそれぞれの根拠について「どんな情報を示せばそれを証明したことになるのか?」を考えながら、資料として載せるグラフや図表の構成も考えましょう。できるだけ紙に書き出すなどして自分の頭を整理しながら検討するのがお勧めです。

そうやって根拠に説得力をもたせる情報をピックアップいきますが、もしそれらの情報を収集して分析した見た結果、準備していたメッセージの正当性を担保できなかったり、場合によってはそれが全く成立しなかったというときは、潔くそのメッセージは放棄しなければなりません。

メッセージに固執するあまり、自分に都合のよい根拠だけを集めたり、メッセージが正しいかのように根拠を捻じ曲げて伝えてはいけません。

プレゼンのストーリーを構成しよう!

良いプレゼンの特徴

アクセントをつける部分を考える

プレゼン全体の論理構成が出来上がったら、事前に調べておいた聞き手の属性や興味分野と照らし合わせながら「どの部分を強調するのか?」「どこにフォーカスするのか?」といったアクセントについて考えます。あるいは聞き手の興味に従って、どういう順番で話をするのかといった構成にも手を入れる必要があるかもしれません。

このように、聞き手に対してこちらの主張を伝えやすくするためにプレゼンの流れを考えることを「ストーリーの構築」といったりします。つまりプレゼンターの話にメリハリをつけて、聞き手を常に惹き付けておくための構成を考えるということです。

ロードマップは「骨」でストーリーは「肉」

全体的なプレゼンのロードマップの構成に関しては、これまで説明してきたポイントの通りです。しかし、それはあくまでもプレゼンの「骨子」に過ぎません。それだけでは無機質な情報の羅列に過ぎませんから、それをダイレクトに話しても聞き手はすぐに飽きてしまうでしょう。何の抑揚もない話が退屈に感じられるのと同じことです。

それに、いくらメッセージの正当性を強めたいからといって、沢山の根拠を何のメリハリもつけずに提示するだけでは、徐々に話の焦点がぼやけて聞き手は混乱してしまうでしょう。ロードマップの特にどの部分を強調するのか、どこを詳しく説明して、逆にどの説明を削るのかといったストーリー構成をしっかりと考えておく必要があるのです。

結論を先に述べてしまうのも有効

ストーリーの流れによっては、プレゼンの概要を述べる段階で早速結論を述べてしまう手法も有効です。つまりプレゼンの導入部で予め結論を提示する構成にします。

それにによって聞き手はプレゼンの全体像を掴むことができますし、一つひとつの根拠についての説明がされている間も「これは○○という結論を補強するためのものだ」ということを忘れずに聞いていられるようになるからです。事実、こういった構成にしているプレゼンターは数多くいます。それだけ有効性が実証されていると考えて差し支えないでしょう。

特に忙しい聞き手は「とにかく結論を聞かせて欲しい」と思っているものですし、科学的にも人間は他人の話を集中して聞いていられる時間が10~15分程度とまで言われています。

ただし、常にそういった構成が正しいとは限りませんから、主たるメッセージの内容やロードマップの構成に従って、最適なストーリーはどういうものかをプレゼンター自身が考えておく必要があります。

聞き手の理解しやすい「装飾」を工夫しよう!

良いプレゼンの特徴

プレゼンは「見た目」も重要

プレゼンの骨子とストーリーが出来上がったら、最後に「装飾」の部分を考えます。つまり聞き手に提示する図表やグラフ、あるいはチャートなどの視覚的部分を補強していくプロセスです。

効果的なプレゼンでは適度にビジュアル要素が挿入されているものです。理由は単純で、無機質な文章の羅列よりも聞き手の興味を惹きやすいからであり、たとえプレゼンの内容が抽象的なものでも視覚的効果によって伝わりやすくなるからです。

特に市場の分析結果などの複雑な情報を提示する際には、一目で理解できるグラフや図表を作成するようにしましょう。下手に言葉で説明をするよりも理解してもらいやすくなりますし、視覚的なインパクトにより聞き手は説得されやすくなります。

チャートにも工夫が必要

最近のプレゼンではチャートを中心に進めていく構成が増えていますが、基本的には1つのチャートに1つのポイントだけを入れるようにしましょう。一つひとつのチャートの情報量を絞り込み、そのチャートで伝えたいポイントを聞き手がすぐに理解できるようにするのです。同じチャートに複数のグラフや図表を入れることは避けるべきです。

こちらの意図したメッセージだけが相手に伝わる構成にすることで、そのチャートに入れた装飾の効果を最大限に引き出すことができますし、意図しないメッセージが聞き手に伝わってしまうのを避けることもできます。

効果的なプレゼンの例

良いプレゼンの特徴

それでは、これまでのポイントを踏まえて効果的なプレゼンについて簡単に例示してみましょう。テーマは「A社は新製品Bを開発するべきかどうか?」です。当然、聞き手に最も理解してもらいたいメッセージは「A社(当社)は新製品Bを開発するべきだ」という主張となります。

A社は新製品を開発するべきか?

キーとなるメッセージは既に明らかになっていますから、次はこの結論を補強する根拠とその論理構成を考えることになります。前述のように、ここで重要なのは説得力のある根拠を選ぶことと、その根拠一つひとつについて「どんな情報が提示されればそれが正しいと言えるのか?」を考えることです。

この例では「既存商品は売上が頭打ちである」という事実と「新商品の開発によってビジネスチャンスを捉えることができる」という点、そして「Aという製品の市場でのニーズが高まっている」という情報などを根拠として提示すればよいでしょう。あるいは「Aという商品は他社に比べて低コストで開発ができる」という点を加えてもよいかもしれません。

根拠の正しさを証明していく

まずは「既存商品は頭打ちである」という根拠の正しさを証明するためにはどんな情報が必要となるでしょうか?

これはあくまでも例ですが、収集すべき情報としては、自社の既存製品の売上が伸びていない様子を示したグラフや、市場全体が成熟していて今後大きな伸びは期待できないことを示す情報となるでしょう。同じように「新商品の開発によってビジネスチャンスを捉えられる」というポイントについても、たとえば新製品のもつ機能について顧客ニーズが高まってきているデータを収集することが考えられるでしょう。

このように、一つひとつの根拠について「どういう情報を集める必要があるのか?」を考えながら構成を考える必要があります。

どの部分を強調するのか?

おおまかなロードマップが決まったら、どの部分を最も強調すべきなのかを考えましょう。ここでは、冒頭に述べた聞き手の属性についての事前調査が活きてきます。

たとえば、プレゼンの聞き手が新製品の開発に興味はないが、売上げの頭打ちに悩んでいるマネージャーだったならば、既存商品の売上が落ちているというポイントについて強調する必要はないでしょう。相手にとっては「言われなくてもわかっている」という情報だからです。

むしろ力を入ればければいけないのは、そんな状況を打開するためには「新製品の開発が最も効果的である」というポイントについてでしょう。この部分は他の根拠よりも多くのデータを集めなければいけません。それによってプレゼンの成否が決まってしまう可能性が高いからです。

装飾を効果的に利用する

強調すべき部分が明らかになったら、最後にグラフや図表などの装飾部分を整えていきましょう。この例では「新製品の投入によってビジネスチャンスを掴むことができる」という点にアクセントをつけるべきですから、その部分の図表を特に詳細に作成します。

なるべく聞き手が抱くであろう疑問を視覚的に解消できるような装飾を心がけましょう。それによって、余計な説明の時間を使わずに相手の納得を得ることができるようになるでしょう。

ここまで述べてきた具体的な例は、あくまでも架空のA社についてのものです。実際のプレゼンの構成を考える上では、本記事で説明してきたポイントを踏まえながら自分なりに様々な工夫をしてみましょう。

プレゼンスキルはビジネススキルそのもの!

良いプレゼンの特徴

本記事では、プレゼンの基本構成からそれぞれのポイント、簡単な事例まで一通り解説してきました。あくまでもエッセンスを取り出したものですから、実際のロードマップやプレゼン資料を作成する際には本文で説明した以外の様々なスキルが要求されることになります。それだけ効果的なプレゼンテーションというのは難しいです。

ですが、きちんとした論理を構築して相手を説得するという一連の作業は決してプレゼンテーションだけではなく、およそビジネスを進める上では日常的に求められるスキルでもあるのです。言い換えれば、いかなる分野のビジネスパーソンでも等しく求められる技術といっても過言ではありません。

ぜひ本記事で述べたような一連の思考プロセスを実際のビジネスの場で自発的に使って欲しいと思います。それによってプレゼンのスキルもどんどん高まっていくでしょう。

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