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2017年09月18日

仕事が終わらない人のダメな仕事方法|期限に終わらない理由と対処法

「仕事が終わらない」という悩みをお持ちの方は多いと思います。長時間労働が大きな問題となっている昨今、効率的に仕事を進めていく事は喫緊の課題となっています。当記事では仕事が終わらない人の特徴や、期日内にきっちり仕事を終わらせるための具体的方策を取り上げています。

仕事が終わらない人がやりがちなダメな仕事の仕方

仕事をきちんと決められた時間内に完了できている人はどの程度いるのでしょうか。定時で仕事を終わらせている方もいれば、毎日残業しても中々仕事が終わらないという方もいらっしゃるでしょう。長時間労働が問題となっている昨今ですが、仕事が終わらないという状況を打開するためには、自分たちで仕事の生産性を上げるための努力や工夫をする事が必要となります。

この記事では、仕事が終わらない方がやってしまいがちな行動や、それに対する対策などをご紹介いたします。

期限内に仕事が終わらせられない理由&対処法

まず大前提として、仕事が中々終わらない人に共通する事項があります。それは仕事の「期限」を定めていない事です。期限を定めて残された時間内で仕事に取り組まないと、ダラダラとした仕事となってしまいがちです。これを踏まえて、期限内に仕事が終わらない人の特徴などを見ていきましょう。

段取りを組まないから仕事が終わらない

期限内に仕事が終わらないという方は、まず段取りを組む事が必要です。仕事は段取りが8割を占めるとも言われ、それだけ計画的に取り組む事が重要だという事です。仕事の最終提出の期限を定める事はもちろん、仕事を納品するまでに、さらに小さな期限を設ける事が重要です。

例えば、納期が10日後だとすると、5日後には仕事量の半分が終わらないと見通しは厳しくなります。つまり2、3日以内には1/4の仕事を完了させている事が理想的です。このように、期限内でさらに細かく段取りや見通しを立てる事で、自分の仕事の状況が可視化され、目標より仕事が遅れていればスピードを上げることや、納期に間に合いそうになければ上司に相談、同僚にヘルプをお願いするなどの行動がとれます。これは職場内での信用獲得にもつながっていくでしょう。

このように、仕事を依頼されたらまず段取りを組む事をオススメします。さらに小さな期限を設ける事により、最終期限がよりイメージしやすくなります。期限が無いとダラダラとした仕事になり、いつまで経っても仕事は終わらないでしょう。

仕事が終わらないという方はまず段取りを意識してください。この事によって、事項で説明する集中力にもつながってきます。

集中していないから仕事が終わらない

黙々と仕事に取り組んでいる時間もあれば、同僚とおしゃべりや、タバコなど休憩している時間もあるでしょう。会社で仕事をしている時間のうち、何時間ほど集中して取り組んでいるか自分で理解することが大切です。

仕事が終わらないという人は、自分では気付かず業務時間中に仕事以外の余計な時間を過ごしている可能性が高いです。人間は何時間も集中力が続くものではないので、時には休憩も必要ですが、基本的には雑念にとらわれずに仕事に集中する事が必要です。

これは前項にも通ずるところですが、例えば「書類の確認をあと10分で絶対に終わらせる!」と決めて、その10分間は何があっても書類確認に集中してみてください。すると驚くほど生産性の高い仕事となるのではないでしょうか。ダラダラ1時間仕事をするよりも圧倒的に密度の高い仕事となるはずです。

このように、ただ仕事をした時間ではなく、どれほど集中して仕事に取り組んだかによって結果は変わってきます。「終わらない」という方は「終わらせる」という意識を持ってみてください。

同時に違う仕事をするから終わらない

ここで考えていただきたいのは「1つの仕事に取り掛かったら最後までする」事が基本的に最も効率の良い方法だという事です。つまり、ある仕事に集中して取り組んでいる最中に別の仕事に手を出してしまうと、せっかく先に取り組んでいた仕事の流れや集中力が途切れ、生産性が落ちてしまう可能性があるという事です。

例えば現場でなにか道具を使って仕事をする場合、同時に2種類以上の仕事をするより1つの仕事に取り組んだ方が、道具を変えずに集中して行う事ができ、作業の効率化ができます。つまり同じ仕事を続けてする事で流れが固定され、自然と仕事のスピードも上がっていきます。

途切れ途切れで別の仕事をしてしまうと効率が悪くなり、仕事が終わらないという結果に陥ってしまうので、生産性という観点では同じ仕事に集中して最後まで取り組んだ方が良いでしょう。

残業ありきで仕事をするから終わらない

人によっては初めから残業する事を前提にして仕事に取り組んでいる場合があります。毎日、先輩や同僚が残業しているから自分もしなければならないという思い込みもあるでしょう。

ですが、このような姿勢では仕事の段取りにおいて甘い見通しを立ててしまい、結局期限までに終わらないという結果になりがちです。仕事量によっては残業をしないと終わらない場合もありますが、基本的には定時内で完了できるようなスケジュールを立てましょう。長時間労働についてかなり煩く言われる昨今でも、残業を前提とした仕事をしている人は相変わらず多いものです。

まず残業はイレギュラーである事を認識しましょう。そして時間内に終わらせるよう意識し、それでも終わらないのみは残業対応によって仕事を完了させましょう。

整理整頓しないから終わらない

整理整頓は当たり前の事ですが、できていない人が多いのではないでしょうか。仕事が終わらない人に限って身の回りの整理整頓ができていないものです。職場が雑然としていると、必要なものを探す時に余計な時間を消費してしまい、仕事が遅れてしまいます。

事務職員であれば時間を取って机の物を大規模に整理し、使わない書類などは全て処分してください。時間がかかっても整理整頓を徹底してから仕事をした方が結果的に仕事は早く終わります。また、書類ではなくパソコン上にデータで残したりする事でモノを減らすという策も有効です。現場仕事の方などは道具を置く場所をきちんと決めたり清掃したりする事で、仕事に取り掛かりやすくなるでしょう。

整理整頓が出来ていないという事が一番の問題点です。まずは身の回りをコンパクトにする事を心がけてください。

すべて自分でしようとするから終わらない

そもそもご自身の仕事量は適切か見直しが必要です。与えられた仕事に真面目に取り組むのは正しいことですが、きちんと段取りを組み、ミスなく毎日集中して仕事に取り組んでも中々終わらないというのであれば、与えられている仕事量が多すぎる可能性があります。

会社員であれば基本的に上司より指示を出されている場合が多いので、相談してみると改善される場合があります。その他同僚に手伝ってもらったり、後輩に仕事を任せて経験を積ませるなどの工夫も考えられます。作業の分担をして効率化しましょう。自営業などの方は自分の仕事の流れを書き出し、無駄な作業が無いか確認したり、請け負っている仕事を見直したりする事で業務の時間が短縮されるでしょう。

きちんと健康管理をしないから終わらない

社会人として体調管理も仕事に含まれます。そして仕事をする上での体調管理として重要なのは睡眠です。仕事で夜遅くまでかかる場合もありますが、最低でも毎晩6時間以上は睡眠を取りたいものです。

睡眠不足で眠いまま仕事に取り組んでも集中力が保てず、仕事の生産性が下がります。睡眠不足が続けば体調を崩し会社を休む羽目にもなります。そうなると仕事が終わらないどころか周りの人に余計な負担をかける事態となってしまいます。

日本人は世界的に見ても睡眠時間が短めであると言われています。忙しくともきちんと睡眠をする時間を作るようにしましょう。健康管理は仕事上の最重要事項です。

仕事の生産性を上げよう!

ここまで、仕事が終わらない人にありがちな特徴や、その打開策について紹介しました。どんな仕事にも納期や期限はつきものです。そのためには健康に留意し段取りを組み、集中して仕事に取り組む事が重要です。

どれも社会人として基本的な事項ですが、皆様はこういった事にきちんと取り組めているでしょうか。現在、仕事が終わらないという方もこの記事のように仕事に取り組み、積み重ねをしていく事で生産性の上がる仕事ができるようにます。そうすれば仕事上での信頼を得る事もできます。

是非、効率的に仕事に取り組み、充実した仕事生活を送りましょう。

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