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2017年09月12日

自己紹介プレゼンの仕方|パワーポイントの作り方・用意しておくべき資料

プレゼンはビジネスでも学業でもよく行われるものです。自己紹介から始まり、内容の説明を通じて提案する一連の行為であるプレゼンは様々な活動をするうえで欠かせないものとなってきています。今回は自己紹介の段階からプレゼンというものについて見ていきたいと思います。

自己紹介のためのプレゼンの仕方とは?

自己紹介プレゼンの仕方|パワーポイントの作り方・用意しておくべき資料

プレゼンにおいてどうしても欠かすことのできない最初の段階が自己紹介です。ただし、プレゼンの時の自己紹介といっても「××の○○です。どうぞよろしくお願いします。」というように単に所属と名前(姓)だけで済ませるという場合も少なくありません。プレゼンの内容の説明を重視するというのであれば、一見こういう自己紹介でも悪くないかのように見えます。

しかし、プレゼンを聞く側からすれば、これからプレゼンをする人がどういう人なのかについても知っておきたいと思うことも多いです。なぜならば、基本的にビジネスでプレゼンをする人が、いわばその案件の担当者ということになる以上、その人のことをよく知らないと信用することさえできないためです。

ここでは、プレゼンでどのように自己紹介すべきかについて見ていきます。

自己紹介する際には名前はフルネームで

まず、自己紹介に当たっては名前を名乗ることになりますが、ここで注意すべきなのがフルネームで自己紹介するという点です。姓だけを名乗ってそのままという人がいますが、姓だけでなく下の名前も含めて自己紹介するほうがより聞く側からの信頼を得ることができます。

より聞く側の心をつかみたいというのであれば、自分の名前にまつわるエピソードなどを語るのも効果的です。学生時代のあだ名や子供の頃に親からどう呼ばれていたか、などのこぼれ話を盛り込むことでより具体的な名前の紹介になるだけでなく、場を和ませることにもつながります。

自己紹介らしく名前以外にもなにか1つ具体的に話す

自己紹介の際には名前を名乗るだけでなく、名前以外のことを何か一つでもよいので具体的に話をするようにしましょう。普段やっている仕事や部署、趣味や学生のころの専門分野のこと、出身地のこと、家族のことなど、なんでも構いません。ただし、専門用語を使うのではなく、誰が聞いてもわかりやすいような話し方をするようにしましょう。

このように自己紹介とは単に自分の名前や所属を知ってもらうというだけでなく、この後のプレゼンにつなげやすくするためのアイスブレーキングの時間であるともいえます。そのため、この自己紹介の時間をうまく使って自分のことをよく知ってもらうことで、聞き手が話を聞きやすいような雰囲気を作り出すことが大切です。

パワーポイントでのプレゼン資料の作り方は?

プレゼンと聞くと大多数の人がイメージするのが、パワーポイントのスライドを使う方法です。パワーポイントは今や、ビジネスでのプレゼンにとどまらず、大学の講義やゼミ発表、そのほかセミナーなどでも広く使われるプレゼンには欠かせないツールです。

このパワーポイントによるプレゼン資料の作り方とはいったいどのようなものかを、ここでは見ていきます。

パワーポイントのスライド1ページの基本的な構成

まずは、パワーポイントのスライド1枚の基本的な構成について見てみましょう。

パワーポイントのスライド1ページは大きく分けるとタイトル欄と内容欄とに分かれています。タイトル欄にはそのページで説明したいことのタイトルを、内容欄の方にはそのページで説明したい概要を書いていきます。

また、内容欄のところには説明するうえで必要な図表やイラストなどを載せておくこともできます。

ただし、プレゼン資料全体の一番最初のページはタイトルスライドを用いて、上の欄に全体のタイトルを、その下にサブタイトルや発表者の名前などを記入していきます。

なお、スライドの種類はいくつかありますが、「新しいスライドを作成」をクリックすると、その中から自分の使いたい種類のものを選ぶことができます。

文章はどのように作成する?

誰もが一度はパワーポイントでスライドを作成する際に、「文章はどの程度打ち込めばよいのだろうか」と気にすることがあります。

結論から先に言えば、文章はなるべく長くならないようにするとよいです。スライドを用いてプレゼンや自己紹介をするとなると、聞き手の視覚にも訴えることになります。このため、あまり文章が長くなると逆に聞き手の方が疲れてしまうため、文章の長さは1文につきだいたい1行から2行程度、できれば体言止めを活用するとよいです。

あくまでも自分の口で説明や提案をするためにスライドを作るため、文章は必要最低限を心掛け、残りの説明すべき事柄は自分で分かりやすくかつ具体的に説明するようにしましょう。

ビジュアルにこだわりすぎないように

パワーポイントではアニメーションによって文章や図形、イラストなどに動きを加えるなど、見る側を楽しませるさまざまな仕掛けを施すことができます。

しかし、プレゼンの主目的は自分の説明や提案を通じて、聞き手に共感を持ってもらい、ビジネスなどでよい関係を構築するといったものです。このため、いくらプレゼン資料でビジュアルがこっていても、肝心の提案したい内容が伝わらなければ意味がありません。

たしかに、ビジュアルはうまく使えば聞き手を自分の話の世界に引き込む力を発揮します。が、あまりにもビジュアルにこだわりすぎると、聞き手はビジュアルのすごさにのみ目が行ってしまいかねません。

だからこそ、ビジュアルの活用も必要最低限で、かつ一番大切なところで用いるのがコツです。

用意しておくべき資料はどんなもの?

自己紹介プレゼンの仕方|パワーポイントの作り方・用意しておくべき資料

さて、プレゼンのための資料といっても、具体的にどのようなものを用意すべきかについては誰もが考えるところです。特に、プレゼン初心者にとってはどのようにすれば自分のプレゼンがスムーズに進み、聞き手の心に訴えることができるか悩むところです。

ここでは、プレゼンのための資料についてどのようなものを用意するべきかについて見ていきましょう。

配布用の資料は不可欠

まずは聞き手が見るための配布用の資料は不可欠です。というのも、プレゼンが進む中で聞き手の側も話を聞いたり、またメモを取る中で聞き漏らす場合も少なくないためです。

このため、聞き漏らしをしても大丈夫であるように配布用の資料を用意します。そうすれば、聞き手側が重要なところを聞き逃しても、配布用の資料を見ることで確認することもできるため向こうとしても安心してプレゼンに耳を傾けることができます。

自分用の覚書も忘れないように

プレゼンに備えて練習を重ねても、いざ本番となった時に自己紹介の段階でさえも緊張する、という人もいます。そこでおすすめなのが、自分用の覚書(いわゆるカンペ)を用意しておくことです。これによって緊張のあまり、何を伝えるべきかを忘れて頭が真っ白になる、ということを防ぐことができます。

自分の覚書はスライド作成の際に画面のノート欄に入力することで作成できます。出来れば自己紹介の段階でも、いかにしてうまく自己紹介するかを考える意味で覚書を書き入れておきたいものです。

プレゼンの内容の決め方とは?

自己紹介プレゼンの仕方|パワーポイントの作り方・用意しておくべき資料

プレゼンの内容をきちんと決めておかないと、本番でプレゼンをこなしても相手の理解を得られなくなります。ここでは、どのようにしてプレゼンの内容を決めていくかについて見ていきます。

プレゼンをする目的は大事!

まずは、プレゼンをする目的に注目してみましょう。この目的をあらかじめ確認しておかないと、プレゼンの内容もぼやけたものになってしまいます。どのようなテーマで、またどのような内容でプレゼンし、相手に何を提案しアクションを起こしてもらうか、といったことをあらかじめ決めておきましょう。

内容のアウトラインを決める

目的を確認したら、次は内容のアウトラインを決めていきます。どのようなテーマで、自己紹介をどのように行い、内容をどのような流れで進め、どういう結論に導いていくかという大枠を決めていきます。

大枠を決める際に、各スライドの目次もあらかじめ決めておくとよいでしょう。そうすることによって、スライドの詳細な内容の作成の際にも役立つうえ、本番の発表の際のイメージもつかみやすくなります。

起承転結に基づいて

プレゼンはいわば1つのストーリーです。そのストーリーによって聞き手の心を動かし、アクションを起こさせるためのツールです。このため、内容の流れとして起承転結というものが大切になってきます。

具体的には問題提起→問題の掘り下げ→その問題を解決するための提案や方法→結論という流れになります。内容をこの起承転結に基づいてうまく突き詰めていくことで、上手なプレゼンの基礎が出来上がるのです。

プレゼン本番の前に練習あるのみ

内容が固まれば、あとはスライド資料などを作るだけですが、いくら良い資料ができても本番で緊張することはよくあることです。

そこで本番に備えて何度も練習することが大切です。慣れないうちは上司や同僚、友人の方などに付き合ってもらって、問題点があれば指摘を受けて改善していくというのを繰り返します。そのことによって少しずつ経験値を高めるとともに、イメージトレーニングによって本番でスムーズに発表することができるようにしていくのです。

練習はまず自己紹介の部分から取り組んだほうが良いです。自己紹介は自分のことを自由に話す時間でもあるうえ、それによって相手に話しやすい雰囲気を作ることにもつながる重要な部分でもあるため、この部分の練習によって内容の方も練習しやすくなります。

良いプレゼンのコツは自己紹介と資料の中身と練習にあり

自己紹介プレゼンの仕方|パワーポイントの作り方・用意しておくべき資料

プレゼンのコツについていろいろと見てきましたが、いかがでしたか?

プレゼンの中でも最初にされる自己紹介は、一見すると内容に比べて軽く見てしまいがちですが、実はむしろ相手の信頼を得るために重要な段階です。ただ単に自分の名字の紹介だけで自己紹介を終えるのではなく、フルネームで名乗り、かつ自分のことについて具体的に説明することこそ、上手なプレゼンにおける自己紹介といえます。

もちろん、自己紹介だけでなくプレゼンの内容がきちんとしていることも大切です。わかりやすい内容で、かつ相手の心に響くような工夫が大切といえます。

そして、練習しておくことも重要な要素です。特に慣れていない人は何度も練習して、少しでも経験を積んでおくようにしましょう。自己紹介の練習から取り組むと、その他の部分の練習もやりやすくなります。

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