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進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント

初回公開日:2017年11月24日

更新日:2020年07月12日

記載されている内容は2017年11月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

進捗報告をメールで送るのは間違いなのか?メールでの進捗報告のフォーマットとテンプレート、進捗報告とプレゼンの活かし方など、基本さえ抑えれば簡単に活用していくことができます。今回は、仕事で活用の頻度が多い進捗報告についてご紹介していきます。

進捗報告メール

メリットは?

メールでの進捗報告は、口頭とは違い短時間での進捗状況を報告することができます。グループでの進捗報告なら、メールを活用することで一人一人に伝える手間や時間が省かれます。また、再度メールを見なすこともでき、相手も再確認しやすくなります。

デメリットは?

顔を合わせての進捗報告ではないため、的確にまとめ分かりやすくする必要があります。誤字や脱字に注意する必要もあり、慣れていなければ作成に時間をかけてしまう場合もあるでしょう。

進捗報告のポイント

進捗報告で必要なポイントは8つあります。

進捗報告 ポイント
報告書の提出の年月日をいれる
一目で分かる報告書名を入れたタイトル
提出するリーダーや上司の氏名を入れる
提出者の氏名を入れる
X日現在の進捗状況、O日よりX日までの進捗状況という期間明示
見やすく分かりやすい進捗状況
進捗状況に対する評価
進捗状況における課題や解決策、今後の見通し

この8つのポイントは基本となります。しっかりと覚えておきましょう。

進捗報告の書き方

書き方のポイントですが、あくまで進捗状況を報告するメールです。上司も進捗状況を確認するために、進捗報告のメールを読んでいる事を意識して書く事が大切です。進捗状況をそのメールで伝えるポイントは、伝えるべき点はしっかりと記載した上で、できるかぎり簡潔に進捗状況を把握しやすいように書く事です。

そのためには、進捗報告の8つのポイントを踏まえて内容をまとめておきましょう。ですが、仕事全体をまとめて報告してしまうと、せっかくの進捗報告が分かりづらく、改めて作成する可能性があります。細かくタスク分けをし、相手にとって見やすく分かりやすい内容を心掛けましょう。

例えば、Aタスク95%、Bタスク45%、Cタスク30%、Dタスク未着手と報告がきたら「何が」「どの程度」が一目で分かります。簡潔で分かりやすく書かれていれば、時間短縮でき仕事に取り組むまでの時間も早いです。

進捗報告のフォーマット

下記のサイトを参考にしてください。書式形態も豊富で検索することも簡単なので、好きな書式や書式の比較することもできるため大変便利です。基本のフォーマットですが、進捗報告の内容によって自分なりの工夫を入れるのも一つの手です。

進捗報告のテンプレート

たくさんの書式のテンプレートがあります。検索画面で「進捗」「進捗報告」「進捗報告書」で検索したらテンプレートが出てきます。全ての場面に適した進捗報告書ではないため、内容や場面によって工夫し作成することをお勧めします。基本を押さえれば難しくないので、基本を覚えましょう。

テンプレートの定型化は、基本的に使用せず自分なりの進捗報告書の作成が好ましいです。内容によっては、そぐわない場合もあります。テンプレートだからと使用せず、報告内容に沿っているかを考慮し工夫するのがいいです。

進捗報告の資料作成方法

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