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進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント

初回公開日:2017年11月24日

更新日:2017年11月24日

記載されている内容は2017年11月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

進捗報告をメールで送るのは間違いなのか?メールでの進捗報告のフォーマットとテンプレート、進捗報告とプレゼンの活かし方など、基本さえ抑えれば簡単に活用していくことができます。今回は、仕事で活用の頻度が多い進捗報告についてご紹介していきます。

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進捗報告メール

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
※画像はイメージです

メリットは?

メールでの進捗報告は、口頭とは違い短時間での進捗状況を報告することができます。グループでの進捗報告なら、メールを活用することで一人一人に伝える手間や時間が省かれます。また、再度メールを見なすこともでき、相手も再確認しやすくなります。

デメリットは?

顔を合わせての進捗報告ではないため、的確にまとめ分かりやすくする必要があります。誤字や脱字に注意する必要もあり、慣れていなければ作成に時間をかけてしまう場合もあるでしょう。

進捗報告のポイント

進捗報告で必要なポイントは8つあります。

進捗報告 ポイント
報告書の提出の年月日をいれる
一目で分かる報告書名を入れたタイトル
提出するリーダーや上司の氏名を入れる
提出者の氏名を入れる
X日現在の進捗状況、O日よりX日までの進捗状況という期間明示
見やすく分かりやすい進捗状況
進捗状況に対する評価
進捗状況における課題や解決策、今後の見通し

この8つのポイントは基本となります。しっかりと覚えておきましょう。

進捗報告の書き方

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
※画像はイメージです

書き方のポイントですが、あくまで進捗状況を報告するメールです。上司も進捗状況を確認するために、進捗報告のメールを読んでいる事を意識して書く事が大切です。進捗状況をそのメールで伝えるポイントは、伝えるべき点はしっかりと記載した上で、できるかぎり簡潔に進捗状況を把握しやすいように書く事です。

そのためには、進捗報告の8つのポイントを踏まえて内容をまとめておきましょう。ですが、仕事全体をまとめて報告してしまうと、せっかくの進捗報告が分かりづらく、改めて作成する可能性があります。細かくタスク分けをし、相手にとって見やすく分かりやすい内容を心掛けましょう。

例えば、Aタスク95%、Bタスク45%、Cタスク30%、Dタスク未着手と報告がきたら「何が」「どの程度」が一目で分かります。簡潔で分かりやすく書かれていれば、時間短縮でき仕事に取り組むまでの時間も早いです。

進捗報告のフォーマット

下記のサイトを参考にしてください。書式形態も豊富で検索することも簡単なので、好きな書式や書式の比較することもできるため大変便利です。基本のフォーマットですが、進捗報告の内容によって自分なりの工夫を入れるのも一つの手です。

進捗報告のテンプレート

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
※画像はイメージです

たくさんの書式のテンプレートがあります。検索画面で「進捗」「進捗報告」「進捗報告書」で検索したらテンプレートが出てきます。全ての場面に適した進捗報告書ではないため、内容や場面によって工夫し作成することをお勧めします。基本を押さえれば難しくないので、基本を覚えましょう。

テンプレートの定型化は、基本的に使用せず自分なりの進捗報告書の作成が好ましいです。内容によっては、そぐわない場合もあります。テンプレートだからと使用せず、報告内容に沿っているかを考慮し工夫するのがいいです。

進捗報告の資料作成方法

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
※画像はイメージです

資料を作成する前にこの3つのポイントを押さえておきましょう。

3つのポイント
目的を決める
目的を報告・共有する
目的のための案を考える

進捗報告する時は「誰に向かって報告するのか」など、目的をさらに細かく枝分かれします。例えば、進捗報告+提案をする場合、目的を設定します。次に目的に必要なことを考え、資料を作成するために情報を収集します。作成したら会議などを開き報告・共有します。この3つは、基本的なことになります。

進捗報告のプレゼントのポイント

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
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プレゼン資料は、基本的に「表紙」「ブリッジ・スライド」「本編スライド」「アペンディックス(別添資料)」の4つのパーツで構成されます。「本編スライド」は、「進捗報告(「課題」とその「原因」)」と「提案(「解決策」とその「効果」)」を示すスライドで構成されます。プレゼンは、基本このパターンです。

表紙 = タイトル

表紙は、必ずつけるようにしてください。スライド中央にプレゼンの議題を大きく表示することで、相手に「何をテーマにしたプレゼンか」を伝える役割があります。「何について話すのか」が明確でないプレゼンは、趣旨をつかむために相手が余計な労力を費やすことになります。

プレゼンの表紙の明確さは、承認のための必須条件です。プレゼンのテーマを示すタイトルは短くしましょう。

ブリッジ・スライド

次につなげるための「架け橋」として活用するスライドです。「進捗報告」と「改善案」という言葉を掲載したブリッジ・スライドを用意して、本編の前置きとして示すと効果的です。

また、2つのアイデアを提案し、どちらか一方を選ぶスタイルのプレゼンをする時には、それぞれの提案内容の説明に入る前に「これから、この2案を提案します」という趣旨のブリッジ・スライドをはさむと、わかりやすいプレゼンになります。

ブリッジ・スライドは、必ずなければならないスライドではありません。提案内容がシンプルなものであれば、特にブリッジ・スライドを作成する必要はありません。提案内容が複雑なときには、相手が整理しやすくなるようブリッジ・スライドをはさむことで伝わりやすくなります。

進捗報告+提案 (本題)

重要なのは、本編スライドです。5~9枚で、説得力をもって構成します。本編スライドは、大きく「進捗報告」と「提案」の2つのパーツに分かれます。

「進捗報告」では「どんな課題があるか」を明確にし、「その課題が生じる原因は何か」を提示します。それを踏まえ「提案」します。「その原因を解消する解決策」を挙げ「その解決策を実施した結果、期待される効果」を示します。

最後には、提案内容の概要を1枚にまとめた「概要スライド」を示します。ここで、押さなければならない情報が「事業実施に必要なコスト」と「スケジュール」になります。概要スライドは、フォーマット化しておくと便利です。

アペンディックス(別添資料)

最後にアペンディックス(別添資料)です。本編スライドには、盛り込むことができなかったデータや、本編スライドの補足説明に必要なデータなどの「資料集」です。

プレゼン終了後、相手から出される質問・疑問に回答する時にスクリーンに映し出します。アペンディックスに不備があると「十分な検討がされていない」「決めるには至らない」と相手に判断されてしまいます。非常に重要な役割と言えるでしょう。

進捗報告の仕方・方法

進捗報告の方法として、顔を合わせての報告と、メールでの報告の2つが主に利用されています。進捗報告をする時は、進捗報告する相手の都合や手間なども考慮し、手段を使い分けましょう。どちらの手段であればベストな方法かを考え行います。顔を合わせて口頭での進捗報告の場合、伝え方にも考慮するのがベストです。

進捗報告の例

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
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対面の場合

メールの場合

フォーマットやテンプレを上手く活用し、ポイントをしっかり押さえておきましょう。口頭での報告とは違うため、誤字や脱字に気を付け、できるだけ細かく分かりやすいようにまとめておく必要があります。遅い時間帯は避け、作成後に再度見直し確認をして、時間をおいてから送ることをおすすめします。

進捗報告は仕事の基本!

進捗報告のメールのフォーマット・テンプレート・ポイント
※画像はイメージです

進捗報告でのポイントを上手く活用し、その時その時での状況によって対応をしていきましょう。進捗報告は、仕事において基本になってきますので、理解しておくと便利です。仕事での効率にもかかわってきますので、重要性は高いです。上手く活用していくことで、活かせることが多くなります。

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