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給与台帳のエクセルでの作り方・保存期間

更新日:2020年08月28日

会社で働くサラリーマンやコンビニのアルバイト店員など、給与を受け取る場合に給与明細を貰います。ですが「給与明細を作る側」になった人は少ないでしょう。今回は給与台帳(明細)の作り方について、エクセルでの作成のポイントを交えながら説明します。

給与台帳(明細)の作り方

サラリーマンとして働く以外にも、コンビニでアルバイトをしたり、スーパーマーケットでパートをしたりで、誰しも一度は給与明細を貰ったことはあるでしょう。ですが、従業員を雇う側になったりして「給与台帳を作る側」になった人はあまりいないでしょう。

今回は給与台帳と、その作成の仕方について説明します。主にMicrosoft Excel(エクセル)で給与台帳をどう作っていくかを解説していきます。

給与台帳と賃金台帳の違い

初めに、給与台帳と似た言葉の「賃金台帳」との違いを理解しましょう。

・給与台帳は、従業員が給与の詳細を確認するためのもの
・賃金台帳は、事業所での作成が法律で義務付けられている帳簿

基本的に、賃金台帳は給与台帳としても扱うことはできますが、その逆に、給与台帳を賃金台帳として扱うことはできない場合があります。賃金台帳の方が、より細かい記載が必要だからです。その要件を満たしていないと賃金台帳として認められません。

賃金台帳は、主に次の項目の記載が求められます。これは労働基準法108条に明確に定められています。

・氏名
・性別
・賃金計算期間(いつの分の給与か)
・労働日数
・労働時間数
・残業時間や休日、深夜労働時間数
・基本給、手当そのほか賃金の種類毎の額
・税金などの控除額

そして賃金台帳は、事業所ごとの作成と3年間の保存が義務付けられています。また、義務を怠ると罰則の対象となります。

エクセルでの給与台帳の書き方

エクセルでの給与台帳の書き方について、各項目ごとに見ていきましょう。

なお、ここでエクセル上での記入方法について解説はしますが、あくまで例であって、給与台帳はこうしなければならないというものではありません。給与台帳の作成の仕方に決まりはないので、自分ないし受け取る側にとって分かりやすい給与台帳にするのが一番です。

氏名や所属

初めに従業員の氏名やその所属など、基本的な情報を記載しましょう。これらは給与台帳に限らず、一般的にどんな書類でも記載するような内容です。エクセルの上の部分にまとめて記載しておくのがよいでしょう。

勤怠状況

次に、従業員の勤怠状況について詳しく記載します。主に、以下の項目が必要となるでしょう。

・出勤日数
・残業時間
・深夜時間
・休日出勤時間
・休日夜間出勤時間
・有給休暇
・欠勤数
・遅刻早退

これらは、支給額を導き出すための計算に必要な項目となります。エクセル上では支給額の項目の計算式に使用することになるでしょう。とはいっても難しいことはなく、実際の時間を、そのままそれぞれの項目に入力すればよいだけです。

普通残業と深夜残業では賃金の割増が異なるため、項目としてしっかり分けておくのがポイントです。休日出勤と休日深夜の出勤なども同様です。エクセル上では「勤怠」というくくりで、各項目を横(または縦)に並べておくのがよいでしょう。以降も同様に、同じくくりでまとめておくと見やすくなります。

支給額

支給額は一般的に次のように求めることになるでしょう。

基本給 + 時間外手当 + 通勤手当

基本給は、役職に応じた基本給をそのまま入力しましょう。通勤手当の項目も同様に、従業員への通勤手当をそのまま入力します。時間外手当は、その勤務時間帯に応じた割増賃金を計算して入力しましょう。エクセルの該当するセルに、計算式やほかのセルへの参照を入力する必要は基本的にはありません。

社会保険料

社会保険に関する項目としては、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料の4つを記載しましょう。

健康保険料は、「協会けんぽ」と「組合健保」のどちらに加入しているかによって料金が異なります。協会けんぽの場合、都道府県によって料金が異なります。協会けんぽのホームページで料金を確認することができます。

健康保険料

組合保険はその組合によってまた料金が異なるので、組合で定められた料金を記載しましょう。厚生年金保険料は健康保険と同じく、保険料額表をもとに保険料を算出し、セルに数値を入力しましょう。

介護保険

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初回公開日:2017年11月20日

記載されている内容は2017年11月20日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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