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報告連絡相談の目的の違い・意味と事例・タイミング|できない

初回公開日:2018年03月13日

更新日:2020年08月28日

記載されている内容は2018年03月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

報告連絡相談がうまくできないという人も多いのではないでしょうか。また報告連絡相談がうまくできない部下を持つ上司の人も多いでしょう。報告連絡相談はなぜ必要なのか、また報告連絡相談が苦手な方に本なども紹介していますので、参考にしてみてください。

報告連絡相談の目的の違い

ビジネスにおいて、報告連絡相談はとても大切なことです。この報告連絡相談の最初の一文字づつを取り「報連相」と呼ばれることもあります。

報告連絡相談の目的の違いや報告連絡相談がなぜ大切なのかをご紹介します。

「報告」

報告とは、上司からの指示や命令に対して、部下が上司に対して経過や結果を知らせることを言います。

特に、職場の中で何かトラブルが発生した場合や、ミスなどをしてしまった場合は、必ず自分を管轄している上司に報告する必要があります。

失敗やミスを起こしてしまいますと、怒られてしまうという心配から、隠そうとしてしまう人もありますが、それは絶対してはいけないことです。起こったことが大変なことであればあるほど、速やかに報告しなければなりません。報告が遅くなればなるほど、事態がより悪化してしまう可能性があります。

困ったことであればあるほど、報告は迅速に行うことが大切です。

「連絡」

連絡とは、簡単な情報などを関係者に知らせることを言います。情報は、自分の意見や憶測ではなく、決定事項などを伝えるということを意味しています。連絡は、上司、部下に関わらずその件に関係しているすべてが発信者になり得ると言う点が「報告」との違いです。

連絡は、同じ部署内など限られたメンバーに向けた内容であったり、社員全員に向けた内容であることもあります。

「相談」

相談とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩などに意見を聞き、アドバイスをもらうことを言います。「相談」は、部下から上司へ、後輩から先輩に対して行うことが多いですが、場合によっては同僚などに相談することもあります。

報告連絡相談ができない時の対策

報告連絡相談ができない部下に悩んでいる上司の人も多いのではないでしょうか。特に「報告」は、部下が自分にとって不利益となる失敗やミスなどを伝えなければならないこともあり、怒られるのが怖くて「報告」しないといったこともあります。

しかし、困ったことが起きた場合にこそ迅速な報告が必要になります。では、報告連絡相談ができない部下などに対して、どのような対策を取れば良いのでしょうか。

苦手

うまく報告連絡相談ができない部下の中には、人と話すことが苦手であったり、上司と話すことが苦手な人がいます。また、起きた内容をまとめることが苦手な場合もあります。このような人の場合、自分から報告連絡相談をしない場合があります。

このような部下を持った場合は、きちんと報告連絡相談ができるまでは、上司の方から何度も声をかけることが必要になるでしょう。自分の仕事も抱えながら、声をかける時間を取ることが困難な場合もありますが、定時報告のように時間と報告内容を決めて上司の方から声をかけるような体制を作ってみましょう。

時間を決めることで、上司側も1日のスケジュールの中に報告の時間を組み込みやすくなります。また、報告内容をあらかじめ設定しておくと、報告する部下も内容をまとめやすくなります。突発的なことが起きた場合は、随時速やかに報告するよう指導しておきましょう。

チェックシート

口頭での報告が苦手な部下に対しては、チェックシートなどを作成し、報告書として提出させるというのも1つの方法です。報告内容を考えることが苦手な部下に対しては、チェックシートや内容が決まっている報告書での報告は、比較的上司に報告しやすい環境にすることができます。

「報告」は、義務として行う必要があるということもしっかり伝えておくようにすると良いでしょう。

報告連絡相談の意味と事例

報告連絡相談の目的の違い・意味と事例・タイミング|できない
※画像はイメージです

報告連絡相談にはどのような意味があるのでしょうか。

報告連絡相談には、会社の業務をスムーズに行い、不要なトラブルやミスを防ぐ上で必要になります。また、上司は何かトラブルが起きた場合、責任を取る立場にありますが、トラブルを起こした部下からの報告がなければそこに至った経緯や状況を知ることができません。つまり、適切なトラブルの処理ができなくなってしまう可能性があるということです。

そのため、不要なトラブルを未然に防ぐためにも、起きてしまったトラブルやミスを適切に処理するためにも報告連絡相談が不可欠ということです。

報告連絡相談に関する事例

報告連絡相談の目的の違い・意味と事例・タイミング|できない
※画像はイメージです

報告連絡相談に関する事例についてご紹介します。

上司:○○さんから返金に関する苦情の電話があったのですが、なぜこのような事態になっているのにも関わらず、報告がなかったのですか。
社員:昨日、○○課長がおやすみだったので、連絡しませんでした
上司:返金の必要が発生した場合、対応のフローに従って、連絡する義務があるのは知っていますね。
社員:わかっていたんですが、明日○○課長が出社してから連絡すればいいと思ったので連絡しませんでした。

これは、実際にあった事例です。何かトラブルがあった時に、どの順番で誰に連絡しなければならないというフローがあり、認知していた場合であっても、それが連絡しなければならない事例なのかどうかという判断ができずに起こったトラブルです。

上司と部下の認識の違いで、このようなことが発生することがあるということです。

コミュニケーション

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このように上司と部下の認識の違いから、適切な報告連絡相談が行われない場合があります。上司と部下では立場が違うため、こういった認識のずれが発生してしまうことはあります。では、このようなことをできる限り防ぐためには、どのような対策が必要なのでしょうか。

まずは、日ごろから部下とのコミュニケーションをしっかり取ることが必要です。上司は部下が知らない部分の業務をこなしていることが多いため、忙しそうな姿を見ているとなかなか声をかけられない、かけづらいといったことがあります。

最低1日1回、上司の方から部下に声をかけ、コミュニケーションを取ることが大切です。

報告連絡相談をするタイミング

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