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進捗管理の方法・コツ・作り方|アプリ/見える化

初回公開日:2018年04月04日

更新日:2020年08月28日

記載されている内容は2018年04月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

進捗管理は、仕事はもちろんプライベートでも必要となります。進捗管理の状況を把握しやすくするため、自らツールを作ったり、「見える化」を図るのも有効です。有効なソフトやアプリも多数開発されています。本記事では、進捗管理のやり方から有効なツールまでご紹介します。

進捗管理の方法・コツ

進捗管理とは、一般的にはビジネスプロジェクトの中で、プロジェクトの計画に対し、作業実績のズレを認識し、補正・管理していく活動を指します。進捗管理の方法は、定期的に進捗会議を実施し、計画のタスク別に、計画と実績の対比を行います。タスクは、作業そのものとすることもあれば、プロジェクト担当者別の作業をタスクとすることもあります。

計画と実績の乖離については、原因や課題、懸念事項などを洗い出し、計画通りプロジェクトを進行させるための検討を行います。スケジュールの遅延は、プロジェクト管理として信頼を失うばかりでなく、プロジェクト内の人件費の膨張、取引先の業務計画への影響など、多大な影響と損失につながります。

進捗管理の考え方

進捗管理は、計画したスケジュールを中心に、計画に対する実績のズレを把握します。4日で完了する予定の作業が、5日経過した時点で完了すれば「1日遅れ」と判断できますが、5日経過しても完了していない場合、どう「遅れ」を判断するかが進捗管理のキモとなります。

5日経過していても、完成に対して7〜8割程度の作業状態だとすれば、次のように遅れを割り出します。4日で完了する作業は、平均して考えると1日あたり25%ずつ進めることになります。3日目で75%完了する予定となり、4日目で100%になるわけです。5日目で7〜8割ということは、本来の3日目の状態までしか進捗がないと判断します。

進捗管理のソフト

進捗管理の方法・コツ・作り方|アプリ/見える化
※画像はイメージです

進捗管理を行う際は、「ガントチャート」が便利です。ガントチャートは、プロジェクト管理の管理手法で、作業計画に対する進捗程度を把握するために用いられる進捗表です。タスク同士の関連も見ながら、進捗を把握することができます。ガントチャートを使うことができる無料のソフトやツールも多数あります。

ガントチャートは、プロジェクト管理ツールの1機能として提供されていることもあります。プロジェクト管理ツールと呼ばれるソフトでは、Microsoft社のMS-Projectが有名ですが、グループウェアで管理することもあります。まずは、無料のソフトなどで、進捗管理の方法を確認してみましょう。

がんすけ

「がんすけ」は、ガントチャートを作成するソフトです。カレンダー上にマウスでチャートを配置して、スケジュール表を作成します。予定変更は、チャートをマウスで操作するだけなので、マウス操作中心にスケジュール作成することが可能です。

「がんすけ」のデータはXMLフォーマットで保存されます。XMLを扱える他のアプリケーションでもデータ活用できるという利点があります。エクセルのフォーマットで保存も可能です。

ボードを使った進捗管理

「見える化」による進捗管理のひとつとして、ホワイトボードなどを使った方法があります。ホワイトボードには、「ToDo」(やること)、「Doing」(作業中)、「Done」(完了)を横軸に書き出します。ここに、その日の状態を付箋や磁石などで掲示していきます。

これからやるべきことには、どのようなことがあるのか、現在取りかかっている作業は何か、すでに完了している作業は何かが、ボードを見ればひとめでわかります。また、詳細な内容を読まなくても、「ToDo」に貼られているタスクの数を見れば、未着手の作業量を把握できます。同様に、「Doing」に貼られているタスクの数を見れば、作業中の作業量が把握できます。

進捗管理にアプリ

進捗管理の方法・コツ・作り方|アプリ/見える化
※画像はイメージです

進捗管理にアプリをご紹介します。ここでご紹介する以外にも、iPhoneのみのアプリですが「Grid Calender」もです。仕事だけでなく、プライベートの予定管理にも利用したくなる、遊び心のある画面仕様です。

みんなでガント.com

「みんなでガント.com」は、その名の通りガントチャートを複数の人で共有できるツールです。クラウド型なので、インターネットを介して情報を共有することができ、パソコンでもスマホでも同じ情報を参照することができます。パソコンではブラウザを使って利用し、スマホでは、専用アプリを利用することができます。

jooto

「jooto」は、時間・場所を問わず使えるクラウド型の進捗管理 ツールです。スマホ用の専用アプリもあるので、ブラウザでもスマホでも自由自在に利用可能です。直感的に操作できる機能に絞られているので、大変シンプルなツールです。 ガントチャートは有料版のみの機能なので、まずはこのソフトを使って、スケジュール管理から始めてみるのも良いでしょう。

進捗管理表の作り方

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※画像はイメージです

自分で進捗管理表を作る場合は、Excel(エクセル)を使うのが便利です。エクセルのアドオンとして、ガントチャートが作れるツールなども公開されています。まずは、スケジュール管理から始めてみようという人は、エクセルを使って簡単なスケジュール表を作ってみましょう。

計画の作成

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