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2017年09月11日

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

確定申告をするときに、事業や仕事で使った交通費を経費として計上できるのか、といった内容です。そもそも経費になるのか、経費計上するためには、領収証は必要なのか、給与手当として交通費をもらっている場合はどうなのか、といった内容についてまとめました。

確定申告の交通費の書き方・領収証の扱いと派遣・個人事業主の場合

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

確定申告をする時、交通費を経費として申請するために知っていたほうが良い内容について、まとめてみました。そもそも交通費は確定申告のときに経費になるのか、どんなものが交通費として経費計上できるのか、交通費にかかる領収証やレシートは必要なのか、その扱いはどうすれば良いか、そういった内容について確認していきます。

特に個人事業主の方は、金額に違いはあれど、少しでも損をしないためにも、ご自身にかかる交通費は出来る限り費用計上したいところです。確定申告の時期は決まっているため、慌てて急いだとしてもおおよそ一年分の記録です。面倒ではありますが、日頃からある程度の作業を習慣化しておくことで、確定申告をするときに慌てることも少なくなります。

そもそも経費になるの?

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

そもそも、交通費は確定申告するときに経費になるのでしょうか。答えとしては、「確定申告すれば経費として計上することができる」です。例えば、通勤にかかる費用や、フリーランスであれば商談や取材などにかかる交通費なども経費計上ができます。バス、電車やタクシーなどの交通機関であれば、それらにかかる運賃、車の場合は燃料費や有料道路にかかる交通費などが経費計上できます。

確定申告のときは、経費として扱うものとして、それが「事業や仕事のために使ったものである」ということが大前提です。もちろん交通費もこの範疇に含まれています。

交通費に含まれるもの

確定申告で交通費に含めることができるものとして、次のようなものがあります。

電車、特急券、バス、フェリー、ガソリン、レンタカー、有料道路、飛行機、タクシー、駐車場代、ホテル代

これらを確定申告するときに交通費として費用計上することができます。特に、移動手段だけでなく滞在時の駐車場代なども含めることができるので、少ない金額だから、と面倒がらずに領収証、レシートなどをその都度発行することをオススメします。

確定申告の交通費の書き方と例

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

確定申告をする時は、交通費を「旅費交通費」という勘定科目で経費計上します。白色申告、青色申告のどちらにおいても、交通費としての経費計上ができますが、経費計上する前に、いくつかの注意点があります。

領収証の有無、給与所得者であるか、事業所得者であるか、個人事業主か、またどんなケースの交通費が費用計上できるか?それらによって、かかった交通費の殆どを経費として申請することができるかどうかが変わっていくのですが、詳しくは後述します。

白色申告、青色申告ともに申告書そのものを紙媒体で用意する場合は、1枚目の用紙に費用を記入する欄があります。各種勘定科目と金額を記入していくのですが、交通費は「旅費交通費」という勘定科目を使用します。

最近は電子申請が行えるようになり、PC上で入力していくだけで確定申告ができるようになりましたが、経費として交通費を申請する場合はどちらでも、該当する欄に記入、入力していくだけになっています。

領収証の扱いは?

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

交通費の領収証の扱いについてですが、確定申告で経費計上するには、原則として領収証やレシートが必要です。そのため、 交通費においても可能な限り領収証やレシートをもらっておき、保管しておく必要があります。但し、近距離や路線バスなど、領収証やレシートなどを発行することが難しい場合でも確定申告のときに経費として計上することができる場合があります。

自前で出金伝票を作成

領収証が切れない場合は、支払った日時と金額、目的地、目的を記した出金伝票を作成すれば、それを経費として計上することが可能です。この場合、特に形式などは決まっていないため、例えばその都度出金伝票(100円均一などのものでも可)を作成する、表計算ソフトでデータを作成する、などでも可能です。

但し、手書き、あるいは一定の書式になってしまうため、出金伝票ばかりになってしまうと確定申告したときに細かく聞かれる場合もあります。税務署の対応によりますが、できることなら領収証やレシートの発行されるような交通機関を使用したほうが申請しやすく、あとで見返した時もわかりやすいです。

交通系ICカードの利用履歴

交通系ICカード(PASMO、Suicaなど)の多くは、券売機で利用履歴を照会し、印刷することが可能です。前述の出金伝票よりも信頼性がありますが、これだけで経費として領収書と同等に扱うことはできないため(電子マネーとしても利用できる性質があることから)、利用履歴のみでは無く、メモ程度で構わないので目的地や、なんのためにそこへ行ったのか等の補填情報を用意しておくと良いです。

使用する交通系ICカードによって書式が異なりますが、これらを中心で交通費として対応する場合は、できることなら交通費専用としてICカードを用意すると後でわかりやすく、確定申告のときに悩むことも少ないです。

領収証などが無い場合の注意

前述のように、領収証やレシートが無くとも交通費を経費計上できますが、領収証などが無い分、日時や目的、金額などをご自身で記録していく必要があるため、使ったらすぐに記録する、を習慣としてつけておく必要があります。また、領収証などのもらい忘れについては、一度税務署へ相談することをオススメします。というのも、もらい忘れについては経費計上できる場合と出来ない場合とがあるためです。

派遣・個人事業主の場合どうなる?

派遣社員や個人事業主の場合はどうなるのでしょうか。派遣社員の場合、交通費が自己負担の仕事も多く、必要経費として計上したいところです。ですが、派遣社員は確定申告のときに交通費を経費計上できる場合、出来ない場合があります。ただし、個人事業主の場合はそのほとんどの交通費を確定申告のときに経費として計上することが可能です。これらについては、次のような理由があるためです。

派遣社員の場合

確定申告するときに派遣社員の場合、経費計上できる場合と出来ない場合とがあります。まず、給与所得者の場合は経費計上することができません。この場合、通勤手当の支給がある場合は通勤手当そのものが非課税であるため、また通勤手当が無い場合でも収入にかかる基本の所得控除65万円があるため、他の控除を行うことができない、とされています。

但し、事業所得者の場合は交通費の経費計上ができます。これは、事業所得者が個人事業主と同等で、「収入-諸経費=所得」となるため、交通費を経費として扱うことができるためです。

個人事業主の場合

個人事業主の場合、ほとんどのケースで確定申告のときに交通費を経費計上することが可能です。なぜなら、給与所得者のように所得控除額としての65万円は無く、基本的な考えとして「収入-諸経費=所得」であるため、その他の経費同様、仕事で使った費用として経費計上することができます。

確定申告で交通費を経費計上!

確定申告の交通費の書き方と例|領収書の扱い・派遣/個人事業主

確定申告で交通費を経費計上するために必要なことについてまとめました。事業活動、仕事で使った交通費はできるかぎり領収証、レシートをもらって保管しましょう。面倒ですが行った場所、なんのために行ったのか、といったことはメモなどで記録、それらをわかりやすく一覧にしておく。そういった一手間を一月毎でも行っておくことで、確定申告の時期に慌てて用意することが減ります。

特に個人事業主の方は、漏れ抜けがあると金額の多い少ないはありますが、確実に損してしまいます。金額に関わらず、面倒ではありますが是非確定申告のときに交通費を経費計上することも視野にいれてください。

もちろん、本業に力をいれるために、こういった一手間を減らしたい、といった場合は、各種ツールを活用することも必要でしょう。今はいろんなツールがあるので、ご自身にあったツールを選んで、手間をかけずに交通費も経費計上していきましょう。

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