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身元保証書とは・身元保証書の書き方例(ビザ/外国人/就職/職業)

更新日:2020年08月20日

身元保証書と聞くと、何か大変な書類かと思うかもれません。しかし、これは、会社に就職した人が必ず提出する書類の1つで、実在の人物を保証するために提出します。そんな重要な書類を知らないで提出するのはもったいない。そこで、ここでは身元保証書について紹介します。

身元保証書とは

身元保証書の意味

身元保証書は、入社が決まった人が実在の人物であることを保証するための書類です。実は、履歴書はいくらでも偽造することができます。会社にとっては、面接までやって採用を決めたのに、その人は別人が装っていた架空の人物だったでは、採用活動をやり直ししなければならず、大きな損害になります。

そのため、採用が決まった人から、書類で実在の人物であること、また、社員としてやっていける人であることを証明してもらう必要があります。だからと言って書き方に注意が必要な特別な書類ではありません。新卒で入社した多くの人が、この身元保証書を会社に提出しています。大抵は、保険証の発行に必要な書類などといっしょに会社に提出します。

中には、別の書類といっしょだったので、書き方や提出したことさえ覚えていない人もいるかもしれません。それほど普通の書類なのです。とは言っても書き方に注意が必要なポイントが幾つかあります。それをマスターして自信を持って会社に提出しましょう。

意外と条件が厳しい

身元保証書は、入社が決まった人が会社に提出する書類の1つですが、意外と厳しいことが書いてあったりします。例えば、書き方を見ると、親と親以外の人物の2名の署名捺印が必要と書いてあります。また、捺印した印鑑の印鑑証明の添付するように、とも書かれていたりします。

さらに、書かれた内容をよく読むと、会社に損害を与えた場合に、それを弁済することまで書いてあるのがほとんどです。そのため、親戚のおじさんにお願いしたら、こんな文章が書いてある書類に実印を捺印しても大丈夫なのかと聞かれた、なんて聞かれた人もいるようです。

身元保証書の書き方にこんな制限があるのは、これが「身元保証に関する法律」に基づく書類であり、法律に書かれた要件を満たす必要からなのです。まず、身元保証書に署名する保障人は、独立して生計をたてている実在の人物に限られます。家族でも、親から独立して生計を立てている兄弟がいれば、それもで構いません。

しかし、大抵は家族以外の人に依頼することになります。また、偽造を防ぐために、保証人は役所が発行した書類で実在の人物であることを証明しなければなりません。その場合、印鑑証明がその実在の人物の証明になるのです。書き方で、印鑑証明の添付とあったら、それを用意しなければなりません。

身元保証書には有効期限がある

新入社員の時に会社に提出した身元保証書が、定年退職するまで有効ということはありません。身元保証書に署名捺印した保障人が保証するのは、特に期限が設定されていなければ有効期限は3年です。書き方によっては、期限を設定する場合もあります。しかし、その場合でも5年が最長です。さらに、会社に損害を与えたからと言って、その全額を保証人が負担するケースは少ないようです。

例えば、新入社員で入社して初めて会社のお金を預かった時に、それを持ち逃げして行方不明になり、保証人にそのお金を請求するケースがあるかもしれません。しかし、それは特殊なケースです。そんな状況を作った会社側の責任も問われるはずです。そして、身元保証人は、連帯保証人とは違います。

むしろ、社員として適性な人物であること、会社に故意に損害を与えるような人物でないことを保証する人のことです。ただし、身元保証書は何かあった場合は有力な資料にもなるので、書き方には注意しましょう。

トラブルの仲介役として期待される

新規採用になって人物に身元保証書の提出を求めるのは、今後、社員として働くことを自覚してもらう意味もあります。また、その人物と会社との間でトラブルが起きた場合は、保証人にその間に入る仲介役としての役割が期待されています。身元保証書に署名した保証人は、その人物が社員としてやっていけることを保証しているのです。

もし、社員としてありえないようなトラブルを会社に対して起こしたら、保証人の責任が問われることになります。勝手に会社に行かなくなったり、会社のお金を使いこんだりして、会社に迷惑をかけた場合は、保証人の出番です。書き方も気になるかもしれませんが、保証人をお願いする時には、なってくれる親や親戚はもちろん、たとえ友人でも会社に迷惑をかけないことを誓うくらいの気持ちが重要です。

身元保証書を勝手に書いてはいけません

会社に入る際に誰もが書く書類だからと言って、適当に書いていい書類ではありません。書き方をよく読んで十分理解してから書くようにしましょう。また、誰に署名捺印してもらうかも重要です。何かあった場合は、保証人に助けてもらう訳ですから、いいかげんに選んではいけません。そして、面倒だからと言って、勝手に保証人の名前を書いて捺印してはいけません。法律に基づいて作成される書類です。偽造が解れば、法律違反を問われます。また、トラブルが起こった場合、そんな勝手に書かれた身元保証書は無効とされて、保証人に助けてもらえなくなります。もし、書き方が解らない場合や自信が無い場合は、身近な人や会社の採用担当者に相談してみてください。

身元保証書の書き方

大企業なら専用のフォーマットがある

身元保証書の書式は会社によって様々で、履歴書と違って決まった書式がある訳ではありません。特に大きな企業では人事部門で会社専用の書式を作っていて、採用された人全員にその用紙を配って提出させるのが普通です。もちろん、書き方を書いた丁寧がガイドといっしょに配られます。そのため、大きな企業で既に働いている人にとっては、何枚かある会社提出の書類の1つが、実は身元保証書だった、なんてことは普通です。

身元保証書には、会社に損害を与えた場合には、本人と共に身元保証人が損害を賠償する、といった内容が記載されています。そして、本人の署名欄と、保証人の署名欄があるのが普通です。大企業のフォーマットではそれぞれの枠が作ってあり、そこに記入すればいいように解りやすくできています。この書き方に困った人は少ないでしょうが、これを自分でゼロから書くとなると話は違います。もし、ゼロから書くことになったら、インターネットに書き方の例やフォーマットのサンプルを検索できるので、それを参照しながら書きましょう。

横書きする際の身元保証書の書き方

企業内で使われる文書は、そのほぼ全てがA4サイズで、そかも縦に使うのがほとんどです。大きな企業の身元保証書も、大抵はA4サイズの縦の用紙に、横書きで住所や氏名を記載するようにできています。そんなフォーマットが無いため身元保証書を自分で作成する場合、同じようにA4サイズの用紙を縦に使い、そこに、横書きで住所や氏名、保証人の保証内容を記載しても大丈夫です。ただし、保証人の保証内容については、会社に確認するといいでしょう。

また、横書きする場合は、自分と保証人の住所と氏名が右側に寄った位置になるように調整しましょう。そして、住所や氏名が小さくなりすぎないように、文字の大きさを調整してください。さらに、住所は正式な住所が必要です。必ず都道府県名から書いてください。

縦書きする際の身元保証書の書き方

インターネットで検索できる身元保証書のサンプルは、大抵はA4用紙を縦に使って、横書きで住所や氏名を書くのが一般的です。しかし、便箋などを利用して縦書きで自分で作成し、それを会社に提出しても問題ありません。書き方は、縦書きだとしても大企業のフォーマットなどで記載するものと基本的に同じです。まず、自分の住所と氏名、保証人が負うことになる責任、そして、保証人の住所と氏名です。縦書きの場合、自分や保証人の住所を1行で、そして、氏名をその隣りに一行で書いてください。長くなる場合は番地以降のマンションやアパートの名称を隣りの行に書くのは構いません。なお、縦書きでも正式な住所を記載する必要があります。必ず都道府県名から書いてください。

縦書きでは数字の書き方に注意

縦書きする場合に注意したいのは、数字の書き方です。横に書く場合は、数字で書くのは普通ですが、縦書きでは漢字を使います。例えば、「平成28年4月1日」は、漢字で書けば、「平成二十八年四月一日」です。これを縦に書く訳です。なお、数字を漢字に置き換える場合、数字の読みをそのまま漢字にするのが正しい書き方です。「平成28年」は、「平成二十八」と「十」を入れます。「平成二八年」とは書かないよう注意しなければなりません。

身元保証書での続柄の書き方

保証人と本人との関係

書き方のガイドにもよく書かれているのですが、身元保証書に署名する保証人は、収入のある人物でなければなりません。新卒で就職する場合は、家族で収入のある父親を保証人にするのが一般的です。さらに、2名の保証人が求められることもあります。その場合は、親戚のおじさんにお願いすることになるでしょう。身元保証書によっては、保証人の続柄を記入する欄が作られています。ここには、身元保証書を提出する本人から見た、続柄を書くのが正しい書き方です。

なお、身元保証書に記載する保証人は、家族や親戚でなければならない、ということはありません。親を通じて親の知っている人に依頼して書いてもらっても構いません。また、既に仕事をしているのなら、恋人や友人でも全く問題ありません。ただし、保証人が実在の人物であることを証明するため、印鑑証明の提出が求められることがあります。そういったことを理解してくれる人を選びましょう。

続柄の書き方に注意

初回公開日:2017年08月16日

記載されている内容は2017年08月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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