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日報の書き方と例文・テンプレート・所感欄の書き方のコツ

初回公開日:2017年10月03日

更新日:2020年03月12日

記載されている内容は2017年10月03日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスマンとして提出することが求められることがある日報。どのように書けばいいのだろうかと悩んでしまう人は多いです。日報の書き方のほかにも目的やポイント、提出する上での注意点を知ることで上司や先輩に高評価をもらえるようになります。

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日報の書き方

ビジネス上、日報を書かなくてはならないことはあります。一日の業務の終わりの報告として日報を提出することを義務化されることも今後あり得るでしょう。いざ書こうとしても、一日頑張ってきたはずなのに、上手くまとめることができない、どんな書き方をすればいいのかわからない、なんてことはないでしょうか。

上手い日報の書き方を知ることで、上司の信頼も勝ち得ることができることができます。

そもそも日報って?

日報とは、自分自身の一日の業務を上司だけではなく会社に報告するものです。日報のほかにも週報、または月報などもありますが、日報がその一番基本的なものとなりますので、しっかりとした日報を作る必要があると考えて良いでしょう。会社に提出するということは、想像以上に自分の日報は人の目に触れることがありますので、書き方には要注意です。

報告書のフォームは会社によって規定などある場合もありますので、どのようなフォームで提出することが良いのか予め確認をし、作り直しをしなくてはいけないなどの手間を省きましょう。先輩の作ってきた日報を見ることでもフォームや書き方のポイントがわかることもあります。

なぜ日報が必要なの?

上司や会社へ報告する日報ですが、そもそもなぜ日報を書かなくてはいけないのでしょうか。一番の理由は、新入社員の場合は上司が進捗状況を確認しやすくするためです。いわゆる「業務の見える化」が目的です。

日報を見ることによって、上司が業務の進み具合を判断し、必要であればアドバイスをすることもできるようになります。コミュニケーションツールの一つとしても有効と言えるのではないでしょうか。

また、日報は後日自分の作業を振り返るためのツールでもあります。以前の作業を振り返ることで改善点や問題点が把握でき、仕事を円滑に進めることができるようになります。その為、日報の書き方は後のことを考えてもとても重要となります。

日報の書き方例文

職種などにもよりますが、基本的は報告内容は同様と考えて良いでしょう。書き方の例文は下記を参考にしてください。

例文:報告者〇○課○○ 営業日報(~月~日) 1.業務内容
9:00-10:00 △△課長とミーティング 来月の企画プレゼンについて内容確認

11:00-13:00 ××会社訪問 

14:30-15:30 定例会議 ■■会社のプロジェクト進行状況確認

17:00-18:30 ○○会社定期訪問

2. 連絡事項

・××会社訪問の際、新しいプロジェクトの打診を受けたました。今後○○課との調整が火必要となります。

・■■会社プロジェクト進行が予定より遅れていることが分かったため、原因を追究するよう致します。

3.所感
△△課長とのミーティングでは新しく立ち上げるプロジェクトの対応についてアドバイスをいただきました。アドバイスをもとに各部署への連絡事項を早急にまとめ共有いたします。
××会社の新プロジェクトは先方からの直々の依頼のため、前回以上の成果を期待されていることを実感しています。期待に応えるべく早めの提案をしていきたいです。

【ポイント】
書き方のポイントとしては、上司や会社への報告となるので、できれば敬語のほうが望ましいです。また、だらだらと長くなってしてしまう文章はビジネス上好まれません。箇条書きを心がけます。誰にでもわかりやすくなる書き方にするため、数字や固有名詞を使うと伝わりやすいです。

所感の書き方のコツ

書き方の例文に記載しましたが、日報で記載することが必要となる項目の一つに「所感」があります。所感とは気付いた点や意見などを意味するものです。この所感の書き方がわからないと悩むビジネスマンは多いです。うまく書くコツはあるのでしょうか。

所感と感想は違う?

所感は「心に感じたこと」という意味で、基本的には感想と同様の意味を持っています。しかし、感じたことだけではなくそこからさらに深堀りした改善点、今後の目標を提示するものが良い所感として評価されます。

「~と思いました。」と感じたことだけ書くのは感想文であり、何を学んだのか今後どうしたいのかがわかりません。あくまでもビジネスの文書やり取りですので、所感と感想の違いには気を付けましょう。

所感は「気づいた点」や「問題点」「課題点」を書き、一日の業務をしっかりと振り返ることで明日の業務につなげることができます。

所感は、自分の言葉で書くことになるため、特に新入社員の時に書く所感は気づきとして考えられることが多いです。当たり前としてされてきたことも、新しい視点が入ることで改善点を見つけることができ、さらにクオリティの高い業務に発展することができます。主体性を育てるという意味でも所感の書き方を考えることは大いに意味があります。

テンプレートフォーマット

日報は、その名の通り毎日書くものです。できる限り時間は取られたくないものなので、自由が利くのであれば、フォーマットを作ってしまうと書き方に悩むことも減るのではないでしょうか。

フォーマット例: 月  日日報 報告者:~部署○○ 本日の業務予定 今日の実際の業務結果・達成度 所感 課題点と改善策 明日の業務予定

テンプレートを作ることで書き方に悩まず、業務の合間を縫って記載し、業務終了後するに提出することも可能ではないでしょうか。

E-mailでの日報フォーマット

最近の日報はE-mailでも報告するパターンが多いです。メールの場合でも書き方を統一することで時間短縮になることが考えられます。

≪E-mail書き方例文≫
Subject:~月~日業務報告(メールなのでタイトルが必要となりますので、ここも定型文を決めてしまうと時間短縮になります)

○○課長 本日の業務報告をいたします。
■本日の業務内容

■達成率

■問題点・課題

■明日の業務予定

■連絡事項

メールなので、報告する人をCCにすべて加えるなど報告する人も把握しておきましょう。

新入社員に書いてもらう日報の効果

会社では、新入社員に研修の一環として日報を書かせる企業も多いです。書かせることにはもちろん理由があります。前述のように新しい気づきを与えることも一つですが、その他にもどのような効果があるのでしょうか。

・基本であるホウレンソウを身に着けさせる

・誤字や脱字のないビジネス文書を書く練習

・記録として残すことで後日のフィードバックとなる

学生の頃には、書くことがなかったビジネス文書は会社員になったからには必ず必要となりますので、ここで書き方に慣れておくことで後々の業務が違ってきます。その時だけではなく、後日に振り返ることもありますので、しっかりと日報の書き方を学び、スキルを身につけましょう。

提出前にも要注意

日報の書き方には基本的な注意事項、マナーと言っていい事項があります。

・提出する書式を確認する(これは作成前に必ず確認しましょう)

・できるだけ早く出す

・誤字脱字がないように提出前にチェック(感想文だけになっていないかもここで確認します)

・上司に直接提出するときにはタイミングを見ること

・数字や固有名詞に誤りがないか

特に数字などは、上司が進捗などを判断する重要な事項なので、ここを間違えることは絶対に避けましょう。間違いを避けるためにも、日報を書く時間を決めるなど焦らないようにする工夫も必要です。

日報を書くときに何をしたか、思い出しながら書くことも時間が撮られてしまう原因です。まとめて書かずに、こまめに更新していくことも心がけると手間になりません。上司に言われて提出するというパターンは避けましょう。

日報を使いこなして評価を上げよう!

日報と言われると面倒なもの、時間のかかるものと敬遠されてしまいがちですが、本来の目的、書き方、日報の意味がわかることでポイントを押さえることができ、上司や先輩の信用を勝ち取ることができます。

できる日報の書き方を身に着け、日報を大変なものとしてではなく使いこなして上司の好印象を勝ち取りましょう。

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