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【宛先別】送付状の書き方と例文集|履歴書/請求書/転職/個人宛

更新日:2020年08月20日

書類を郵送する際やFAXで送る際に、送付状を付けるのはビジネスでは「基本中の基本」となります。送付状を付けることで、どういった書類が添付されているのかが分かるだけではなく、気遣い等が読み取れます。正しい送付状の書き方をマスターして、ビジネスに活かしましょう。

ビジネスでの基本の送付状の書き方

送付状には、必ず「日時」、「送り先の会社名や担当者の役職氏名」、「自分の会社名と氏名」、「送付内容」の最低4点を記載するように書き方に注意します。

会社名の前後には、「株式会社」や「有限会社」、「公益財団法人」等の法人格が付きます。この法人格を「(株)」や「(有)」、「公財」のように略してはいけません。また相手の担当者の「部署名と役職名」を明記しなければいけないので、書き方に気をつけましょう。

担当者が不明な場合は「ご担当者 様」若しくは、会社名や部署名に「御中」を付けるようにします。担当者名が分かっているのであれば、「株式会社○○○○ 営業部 主任 ○○様」と記載するように書き方が決まっています。

送付状の例文集

書類を郵送やFAXする際には、送付状を必ず添付するようにします。送り状は相手への心遣いを表すのはもちろんのこと、どういった書類が入っているのかすぐに分かるように目次としての役割があるからです。送付状を添付しないと、書類が必要部数入っているのか不足しているのか判断しかねることになります。

送付状は送る書類や相手先によって、内容を変える必要があります。送付状の書き方に注意しながら、送付状の作成をしましょう。

ビジネス汎用とは?

ビジネスシーンで、汎用(はんよう)という言葉を聞いたことがありますか。あまり聞く機会がないと意味が分からないという方もいることでしょう。

汎用とは、「用途を限定せずに、幅広く用いることができる」という意味があります。

ビジネス文書の在り方

送付状などのビジネス文書は、相手との関係を維持し発展させる重要なポイントです。文書やスタイルが確率されているので、決まった書き方からはずれると失礼になってしまうケースがあります。挨拶などの文書始まりや締めの文書は、あらかじめ決められている書き方を参考にながら作成するようにしましょう。

自分の気持ちや個性を表現するのは、本文に盛り込むようにすると、まとまった文書になります。自分なりにアレンジをするのではなく、あらかじめ決まっている書き方を参考にし盛り込むことでビジネス文書として良い仕上がりになります。

送付状を作成する際に押さえておきたいポイント

送付状を作成する際に、いくつか押さえておきたいポイントが9つあります。このポイントを押さえることで、文全体にまとまりが出て引き締まった内容になります。これを知っていると、さまざまなビジネスシーンで役立つでしょう。書類を作成する上で、必ずと言っていいほど使われるので書き方を覚えておくといいでしょう。

【ポイントその1】送付年月日

送付年月日は、送付状の右上に記載するように書き方が決まっています。ビジネス文書において、日時の記載は重要なポイントとなります。送付年月日の記載漏れがないか、内容の確認を必ず行うようにしましょう。送付年月日が記載されていないと、いつ送られてきた書類なのか確認できません。書類提出の期日が設けられている書類だと、特に重要視されます。

送付状に管理番号を付ける場合は、送付年月日の上の行に記載するように書き方が決まっています。管理番号も送付年月日と同様に右寄せにしてバランスを整えるようにしましょう。

【ポイントその2】相手先の会社名

送付年月日の行から1行改行します。相手先の会社名は、左寄せで記載するように書き方が決まっています。ここで注意したいのが、法人格や会社名を略さないことです。略すと失礼になるので気をつけましょう。

「(株)」は「株式会社」、「(有)」は「有限会社」、「(公財)」は「公益財団法人」と表す必要があります。官公庁名も略さないようにしましょう。「農水省」は「農林水産省」に、「厚労省」は「厚生労働省」と表すようにします。

【ポイントその3】相手先の担当者氏名

相手先の会社名を記載した次の行から、担当者の氏名を書き出します。担当者の氏名を書きだす前に1マス空けるようにしましょう。

まず役職名を記載します。役職名を記載したら、1マス空けて氏名を書くことが決まっています。「株式会社○○○○ 営業部 主任 ○○様」と記載しましょう。

役職が付いていない方宛の場合は、同じ苗字の方もいるので名前も書くようにします。「株式会社○○○○ 営業部 ○○ ○○様」と記載するようにします。

相手先の会社名・担当者氏名の書き方

送付状に記載する、相手先の会社名と担当者氏名の正しい書き方を覚える必要があります。「御中」と「様」を使い分けて、失礼にならないように気をつけましょう。

会社や部署宛に送る場合は、「御中」を使います。担当者宛に送る場合は、「様」を使います。「御中」と「様」を二重で使うことは無いので、書き方には気をつけるようにしましょう。

【宛名の書き方】
会社宛てに送る場合…株式会社○○○○ 御中
部署宛に送る場合…株式会社○○○○ 営業部 御中
担当者宛に送る場合…株式会社○○○○ 営業部 △△様

【ポイントその4】書類作成者の会社名・氏名

相手先の会社名や担当者氏名を書き終えて改行したところから、書類作成者の会社名や氏名を記載するように書き方が決まっています。記載する位置は、送付年月日の下になるようにバランスを取ります。

記載する項目としては、「住所・会社名・担当者氏名・連絡先(電話番号・FAX番号)」の4点です。会社名や氏名はもちろんのこと、連絡先は必ず記載するようにします。送付した書類の内容について、相手先が送付状を見ながら確認の連絡をしてくる場合があります。

送付状を作成する際は、受け取る側のことを考えるようにすると良いでしょう。うまくイメージすることができない場合は、自分が書類を受け取る側になって考えてみると気づくことがあります。

【ポイントその5】送付状の題名をつける

初回公開日:2017年09月18日

記載されている内容は2017年09月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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