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推薦状の書き方・例文・書式の選び方・必要な手続き

更新日:2020年08月20日

推薦状というのは記載する立場になった人も記載される立場になった人も色々と心配事が多い書類の一つです。今回はこの推薦状について、どのようなことを記載するのか、テンプレートや書式はどうなっているのか、封筒に決まりがあるのかといった悩みを解決します。

推薦状の書き方

推薦状とはシンプルに説明してしまうと、ある特定の人物に対して第三者がその人の性格や能力そして才能などを評価して推薦する書状のことです。これは若いうちには書くことはほとんど無いですが、中間管理職の地位にまでたどり着いた方は各回数がいきなり増えます。つまり、ある程度の年齢に達してキャリアを積んでいる方々が覚えるべき事柄と言うことです。

この推薦状の書き方はA4サイズに縦書きで書くのが基本ですが、ある程度定型文担っている部分も多いのでそれを参考にするといいでしょう。昇格審査などに使うものならば季語や時期を入れる表現から開始するといいでしょう。具体的な文章構成などは後述いたします。

ただし、立場が就職活動において、指導教授の推薦状をもらってくるという教授や助教授担った場合は、社会人においての昇進とは推薦状の中身が異なりますので、書き方も変わってきます。

推薦状の例文・フォーマット・テンプレートについて

拝啓 【時候の挨拶】 ますますご清栄のことと拝察しお喜び申し上げます
平素は一方ならぬお力添えにあずかり 誠にありがとうございます
さて 本日は突然なことで誠に恐縮ではございますが 貴社で○○社員を募集中と承っておりましたので 弊社常務○○○○の友人であります○○○○君を紹介申し上げます
同君は○年間○○の仕事を担当しておりましたが あいにく勤務会社が倒産しこのほど退職を余儀なくされました
現在就職活動中であり ご紹介させていただいた次第でございます
実直な人柄であるのはもちろんのこと明瞭で社交性に富んだ面も持っており いずれにおきましても保証のできる人物でございます
貴社にとりましても○○社員として最もふさわしい人物であると確信しており ここにご紹介させていただきます
何卒格別のご高配を賜りますよう よろしくお願い申し上げます    敬具
 平成○年○月

出典: http://www.printmate.co.jp/postcard/model_603.php#you2_ke... |

このサイトでは様々なケースを参考に例文を大量に置いてありますので、その人の境遇にあった状況から選ぶといいでしょう。ただし、ある程度の決まりというのがそれらの例文を見ていくと見えてくるようになります。

たとえば、最初の始まりは「拝啓」と時候の挨拶で始まって、最後は「何卒格別のご高配賜りますようよろしくお願い申し上げます」と「刑具」で終わるというものです。ここらへんは完全にテンプレートとなっておりますので、季語や季節が合っているのならそのまま用いてもいいでしょう。

最も大切なことは、それ以外の中身です。どのような理由で紹介することになったのか、推薦状を出している人との間柄は何なのか、どのような能力や技能を持っており推薦状を用意したのかを簡潔に記載しましょう。

大学から会社への推薦状について

大学から会社への推薦状を用意する時も書き方の考え方は同じとなります。拝啓敬具の記載はもちろんですが、時候の挨拶なども入れてください。その中身には推薦者とその推薦状を書いてもらっている側との間柄について、そしてどのような部分を評価して推薦するのかも記載しましょう。

また、基本となりますが、公文書として用いられるものとなりますので、そこら辺にある紙に記載するのでは無く、白紙のA4用紙に記載したものを用意してください。また日付や宛名や見出しの記載も忘れないでください。

大学生の推薦状を用意する場合でも、部下のための推薦状を用意する場合でも、それぞれの生徒や部下を思いやる気持ちを手紙に織り交ぜることがポイントとなりますので、定型文のみの文章にならないようにしてください。最初と最後の方はある程度決まった形になりますが、内容はオリジナルのものとしましょう。

取引先に企業を紹介する場合も使う可能性あり

これは中間管理職の地位にいない方でも、横のつながりが多く様々な会社に知り合いがいるという方なら遭遇する可能性があります。具体的には取引先との商談で話が次々と発展していき、自分たちの会社以外の能力が求められることになるというケースです。

その場合はグループ会社や下請けに仕事を紹介することになるでしょう。そこでいきなり仕事の話を持って行くと困惑することの方が多いので、推薦状を用意して場を設けるようにしてください。

具体的な内容としては、企業を推薦するという内容や推薦する企業がどのようなところなのかを記載し、どの分野の力が求められているのかを書いて、最終的には一度お会いしていただきたいという言葉を入れてください。

推薦状の書式の選び方

推薦状は書式で検索するといろいろな書式がテンプレートとして見つかりますが、量が多いのでどれを選んだらいいのかわからなくこともあるでしょう。

しかし、そのままの形式を用いるわけではありませんので、ダウンロード数が多いものを使えばいいでしょう。中身を一切変更せずに提出するのは論外ですが、推薦状に記載する人物についての紹介は皆それぞれ大きく異なりますので、記載していくうちにオリジナルの文章となってきます。

推薦状を依頼する人の選び方が大変

推薦状の書式テンプレートに関しては好きなものを選んでその推薦状を送る企業や頼まれた相手にあわせて色々と変更すればいいですが、むしろ推薦状を書いてもらう人を選ぶ及び探すのが大変なのです。

たとえば、大学生が大学院に行くと決めて推薦状をもらうという場合は、教授の方々は毎年かなりの量の推薦状を記載しているので、己の中で条件を設定している人も多くいます。もちろんそれは人によって異なりますが、たいていのケースでその条件に設定されているのが成績です。

つまり、成績がいい人と悪い人を比べることになった場合、いい人の方が当然推薦されるようになると言うことです。成績に自信が無いという方で、最初から推薦状が必要な道を行くと決めたのなら、その人とのコネクションを強くするしかないでしょう。

推薦状を入れる封筒

推薦状を入れる封筒にも礼節が必要であり、中身である推薦状が非常に良くできていたものであったとしても、封筒のできが悪かったら評価が一気に急落する可能性すらあるでしょう。そのため、書き方や選び方は理解しておいてください。

また、推薦状を提出するときは添え状も同封するようにしましょう。添え状はパソコンで記載することも多くなっておりますが、署名は直筆にした方がいいです。

書き方

封筒の書き方としては「株式会社○○御中」や「株式会社○○人事部××様」のように、会社名や部署のみしかわからないのなら「御中」を使って、担当される人が誰であるのかまでわかっているのなら「様」を使ってください。まれに「様」と「御中」を同時に使っている人はいますが、その書き方はNGです。もちろん「行」や「宛」も記載しないようにしてください。

また、このような推薦状で用いる書類は角型2号のような大型の封筒を使うケースが多いので、ボールペンよりもサインペンぐらい太いものを使った方がいいでしょう。先ほどの宛名を中心に来るようにサインペンでしっかりと記載してください。宛名では(株)のような省略もしてはいけません。

住所を書くときも件名から全部記載するようにして、「○丁目××―△△」と記載するところも「○丁目××番△△号」とし書いてください。あとは、左下の部分に推薦状在中という記載を朱でお願いいたします。

次のページ:学生が教授に推薦状の依頼をする方法について

初回公開日:2017年09月11日

記載されている内容は2017年09月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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