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2017年10月22日

手紙の書き方|書面/封筒の書き方・状況別の書き方・季節の挨拶

手紙の書き方の「いろは」は小学生の時に習うものですが、大人になるにつれて手紙のマナーは複雑さを増して来ます。一人前の大人として、手紙の基本的な書き方や、ビジネスでの手紙の書き方、時候の挨拶などは知っておきたいものです。そんな基本の書き方をご紹介します。

手紙の書き方・封書と封筒の基本

手紙の文化が薄れつつある中、実際に封筒の宛名などの書き方には基本があるのだということを忘れがちになっています。

実は小学生の頃に習っているはずの基本の書き方や、社会人になる前に一通り学んだビジネスレターの書き方、などなど、何となく「御中」や「行」を二重線で消す、という位しか覚えていないのではないでしょうか。

そんな手紙に関する基本のうちの基本、封筒・封書の書き方について、簡単にポイントを抑えておきましょう。

縦書きの封筒の注意点

住所は、都道府県名から縦書きで書きますが、その際には文字数と住所を書くスペースを考えて、寸詰まりにならないように注意します。住所の番地は略さずに「〇丁目〇番地〇号」としっかり書くのが本来のマナーです。

宛名は中央に大きく書きますが、住所よりも一段下げて書き始めて下さい。また、ビジネスマナーとして、(株)・(有)などと略さずに、「株式会社」「有限会社」と正式名称で書きます。

宛名に個人名が無い場合は「御中」で良いのですが、個人名を併記する場合は、「御中」は使わずに宛名の下に「様」を書きます。

■差出人の住所・氏名

封筒の裏に継ぎ目があります。その継ぎ目よりも右側に日付を書き、中心よりも左側に住所と名前を書きます。

この時、氏名は住所よりも大きく書く事と、郵便番号も略さずに書く事が大切です。

■封締め

縦書きの封筒の場合は、封筒を糊付けした後に、開封部の継ぎ目に「〆」や「封」と書きます。「確かに、封をしましたよ」という印です。

横書きの封書の注意点

横書きの封書は「洋封筒」とも呼ばれ、一番ミスを犯しやすいのは切手を貼る位置なので注意して下さい。

切手を貼る位置は「右上」です。縦長の封筒を思い出して下さい、「洋封筒を縦にしたときには左上」となる位置です。

様封筒の場合は、住所の番地など算用数字でもかまいません。宛名は縦書き同様に住所より一回り大きく書くのがマナーです。日付を書くときは左上に小さく書きます。

■差出人の住所・氏名

差出人の住所と氏名は、封筒の横幅の3分の1に収まるように書きます。横書きの封筒の場合は、「〆」などの封締めは省略しても構いません。

封締めの使い方

皆さんも見たことがあると思いますが、封締めに多く使われるのは「〆」です。他にも「封」「緘」、女性の場合のみ「蕾」も使えますので、女性の方は目上の方に手紙を出す際は、ぜひ「蕾」で封締めをして、丁寧に書いたということをアピールしてみて下さい。

お祝い事の手紙には、先程までの封締めと違って「寿」「賀」の字を使います。白い無地封筒などには封かんシールなどが付いていることがあるので、それを利用しても大丈夫です。

もし、封かんした日付を入れるのであれば「左側」に書きます。便箋の後付けに書いた日付を入れるとともに、封かん日も入れると、さらに丁寧な手紙になります。

「封筒の準備」6つのポイント

縦封筒は、目上の方や改まった内容の手紙に使い、横封筒(洋封筒)は、親しい人や、ちょっとしたお礼状などと、他にも封筒だけでも色々マナーがあります。そこで、ここだけは押さえておきたい封筒を準備する際の6つのポイントをご紹介します。

①二重封筒の使い方

正式な手紙を書く際は、封筒の内側にもう一枚薄い紙がある二重封筒を使います。ただし、弔事の場合は「不幸が重なることのないように」と、使用しないのがマナーです。

②敬称の使い方

「御中」は会社宛て、「様」は個人宛、しかし会社名に個人名も書く場合は「様」のみで、「御中」は書きません。また、勘違いしやすいのですが「殿」は目下の人に宛てる場合に使います。

③便箋の枚数について

最近では便箋は1枚でもマナー違反とはされませんが、目上の方に私用のお手紙を書く際に1枚で終わってしまったのであれば、素っ気ない印象を与えてしまわないように白紙の便箋を1枚つけた方が成人らしい振る舞いです。

便箋はなるべくなら2枚以上書く事が良しとされています。

④便箋の折り方について

便箋はもちろん封筒の大きさに合わせて「三つ折り」か「四つ折り」ですが、横封筒(洋封筒)の場合は基本は「四つ折り」です。

⑤封の留め方

セロハンテープやホッチキスで封をする人もいますが、本来であれば手紙は封締めをして完成するものですので、中の便箋などがくっつかないように封筒に糊付けして封をすることがマナーです。

⑥「親展」の使い方

よく自分宛に届く封書に「親展」と書いてありますが、この親展は「親しみ」という意味ではありません。本人以外の目に触れて欲しくない手紙であることを表しています。

要は「本人自らが開封して下さい」という差出人からのメッセージです。ビジネスでも、本人以外の目に触れて欲しくない書類を送る際は「親展」を使いましょう。

手紙の書き方・書面で大事な頭語と結語

誰かから貰った手紙で、「拝啓」から始まる手紙を見たことがあると思いますが、ましてやこの「拝啓」や「敬具」「かしこ」なども、まだ義務教育のうちに習っているはずです。

しかし、社会人になると、どの場面でどれを使ったら良いのか分からなくなってしまいます。なぜなら、ほとんど手紙という形で相手と連絡を取ることが無いからです。

また手紙の書き方で、この「頭語と結語」が分からなくなるのは、社会人になるとメールの書き出しが「いつもお世話になっております」などと、ビジネス文から始まるものを多く取り扱うようになるからです。

しかし、社会人だからこそ、恩師や、元上司、取引先への挨拶など、手紙で書く事になった時のために、その書き方の数パターンくらい覚えておきましょう。

頭語と結語は挨拶です

簡単に言うと、頭語(文章の出だし)は「こんにちは」にあたる挨拶になります。ということは結語(文章の結び)は「さようなら」「ごきげんよう」などの挨拶にあたる訳です。

手紙を出す状況によって、この使い方が変わって来るので、一般的な書き方、改まった書き方、略式での書き方で、それぞれ1つの組み合わせくらいは覚えておくと良いでしょう。

一般的な手紙の場合

<頭語>
拝啓・拝呈・啓上・一筆申し上げます

<結語>
敬具・敬白・拝具

改まった手紙の場合

<頭語>
謹啓・恭啓・粛啓・謹白・謹呈・謹んで申し上げます

<結語>
敬具・謹言・謹白・頓首・敬白

緊急の手紙の場合

<頭語>
急啓・急呈・急白・とり急ぎ申し上げます

<結語>
早々・敬具・拝具・草々・不一

初めての手紙の場合

<頭語>
初めてお手紙を差し上げます・突然お手紙を差し上げる無礼をお許し下さい

<結語>
敬具・敬白・謹言・頓首

その他の場合

手紙の書き方での結語は似通っているものが多いです。しかし、頭語は畏まり過ぎないように漢字二文字で済ませるのではなく、文章でも構いません。

また、略式にも出て来ますが、女性ならば一般的な手紙の書き方や、初めての手紙など、そう難くない手紙であれば「かしこ」を使う方も多いです。

返信の手紙

<頭語>
拝復・復啓・謹復・お手紙ありがとうございました
御状(貴簡・ご書状・お手紙)拝見(拝読)いたしました

<結語>
敬具・敬白・拝具・拝答

再信の手紙

<頭語>
再啓・追啓・再呈・重ねて申し上げます

<結語>
敬具・敬白・拝具・再拝

略式の書き方

<頭語>
前略・冠省・略啓・前文失礼いたします
前文お許し下さい・前文お許し下さい

<結語>
草々・早々・不一・不尽・不備・
かしこ(女性が使う)

状況別・手紙の書き方と例文

手紙の書き方というものは、ビジネスで使うものを基本に覚えておけば、まず失敗はしません。ビジネス手紙より緊張して書くことは少ないからです。

ちょっと改まった手紙の場合は、このビジネス手紙の書き方に、季節の事柄を柔らかく織り込んだり、敬語を丁寧語にしたりと、ちょっと柔らかく崩せば良いだけです。

挨拶状はもとより、お礼状や、一筆箋の使い方、書き方も覚えておくととても便利です。それでは、ビジネスの手紙の書き方を基本に、ポイントと例文で、パターン別にご紹介していきます。

挨拶の手紙(ビジネス)

ビジネスの手紙の書き方にはいくつかマナーがありますが、慣れるとそう難しくはありません。手書きでの書き方のマナーは一つ「楷書で書くこと」です。

最近ではパソコンで手紙を書くことが多くなりました。その際には、誤変換などには注意して、書き終わった後は必ず読み返しましょう。

手紙の内容や書き方によっては、最後の自分の氏名は手書きで書く事が望ましいです。

例文・取引先への挨拶の手紙

拝啓 いよいよ夏も本番を迎え、ますますご活躍のことと存じます。
高田様、いつも公私ともにお世話になり誠にありがとうございます。
 本日は、ご報告させていただきたいことがございまして、お手紙を差し上げました。
この度、わたくしは〇月〇日付けで仙台本社への転勤を命ぜられ、同日着任いたしました。
千葉支店在勤中に高田様にお世話になったことや、お聞かせいただいたたくさんの貴重なお話を思い出しながらしたためております。

<実際の思い出などを書く>

これからは、ご一緒させていただく機会が少なくなりますのは残念です。
これからも、変わらずのご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
 本来でしたら、お伺いして挨拶を申し上げるべきところを、急なことで心ならずも失礼をし、申し訳ございません。
後日、高田様のご都合のよろしい日にちに改めてお伺いさせていただけましたら幸いです。
 まずは略儀ながら、書中をもちましてお礼とご挨拶を申し上げます。 敬具

御礼の手紙

贈り物などを受け取ったり、相手に感謝を覚えたら、直ぐにお礼状を出しましょう。基本的に3日以内に出すのがマナーです。

お礼状の書き方で一番注意したい点は、「事務的な印象にならないように書く」ことです。例えば贈り物を受け取ったのであれば、頂き物に対しての印象や、どんな風に嬉しかったか、など手に取った時の嬉しかった気持ちを具体的書きます。

また、相手がなぜその品を選んだか気持ちが分かるときの書き方のアドバイスとしては、そのことについても触れることが、相手にとっても「気持ちが伝わった」と喜んでもらえます。

例文・取引先からお中元を頂いた場合の御礼の手紙

拝啓 盛夏の候、より一層ご隆盛のこととお喜び申し上げます。
本日、お中元のお品を拝受致しました。。平素は、私どものほうこそ多大なご協力をいただいるにも関わらず、このようなご恵贈にあずかり、茲に改めて御礼申し上げます。

<品物に関する感想などを書く>

 〇〇様のセレクトからは、毎々お心遣いを感じ、感激いたしております。お心づくしにお応えすべく、これからも社業に邁進してまいります。
 暑さ厳しき折、〇〇様をはじめ貴社の皆様もどうぞご自愛下さいませ。
 略儀ながらお手紙にて御礼申し上げます。 敬具

お詫びの手紙

手紙を書く基本は「タイミングを外さない」ということですが、特にお詫びに関しては、直ぐにお詫び状を出すのは基本中の基本です。

書き方のマナーとしては、時候のあいさつは書かずに、単刀直入に謝罪の本題に入ることです。お詫びの気持ちを伝えることが、最大の目的であることを忘れてはいけません。

お詫びの書き方としては、ただ謝罪するだけでなく「迷惑をかけた点を具体的に」「相手の善意や理解に感謝の気持ちを表す」という2点も忘れてはいけません。

例文・取引先へのお詫び状

謹啓 取り急ぎお詫び申し上げます。
 この度は〇〇〇の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。山口様をはじめ、企画部の皆さまに多大なご迷惑をおかけしたことを、心から申し訳なく思っております。
 このような状態の発生を防止するために、確認の管理ソフト導入を進めていた矢先のことでした。もっと早くの導入と二重の管理体制を整えるべきだったと心より反省しております。
 山口様には快く1週間の猶予を下さいましたこと、感謝の気持ちでいっぱいでございます。
略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。これに懲りずどうか今後とも変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具

会社で活用「一筆箋の書き方」

お礼状・挨拶状の書面の書き方を身に着けるのも社会人のマナーですが、意外と会社関係やプライベートでも役に立つのが「一筆箋」です。

葉書や封書では重すぎる、他の書類に併せて付け加えたい点がある、請求書やサンプルに添付したい、贈り物にちょっと一言添えたい、こんな時に大いに役立つのが一筆箋ですので、書き方を覚えておくと使い勝手が良いです。

また、一筆箋と言えど、書き方のマナーもありますし、書き方には定番の構成があります。一筆箋はメッセージという役割ですが、書き方を心得て丁寧に書きましょう。

一筆箋のマナーと基本

一筆箋の書き方の定番構成は(宛名)→(簡単な挨拶)→(本文)→(結び)→(署名)です。一筆箋はメッセージであることを忘れずに、長文は避けて、2枚以内に収めることがマナーです。

また、手紙の書き方と違い「頭語と結語」は不要です。簡単な挨拶から入ったら、要件や言いたいことを簡素に書くことが大切です。

最近では一筆箋も封筒とセットで販売されていますが、一筆箋に封筒は特に必要ありません。書類にクリップで留めたり、何かと同封したりしても構いません。気を付けるべきは2枚ある場合はバラバラにならないようにすることです。

少し改まった場合や、目上の人に対して一筆箋を添える場合は、封筒に入れることをおすすめします。

また、一筆箋は手紙の書き方と違い、基本が短い文章なので、文頭を一文字下げて書き始める必要はありません。文章にアルファベットがある場合は、横書きの一筆箋を使った方が美しく見えます。

一筆箋の例文(親しい同僚などに宛てる場合)

〇〇さんへ
いつも出張お疲れ様です。
昨日はわたしたちのために、お土産を買って来てくださり有難うございました!
久美子さんの心遣いに、いつも感謝してます。
栄養ドリンクを入れておきました、疲れたときに飲んで下さいね。
                               □□□より

親しい人への手紙の書き方

親しい人への手紙は、その親しさの中にも上下関係があるので、親しいからと言って崩し書きしても良いとは限りません。

目上の方には、しっかりとした書き方で始まり、本文は自分流でも、しっかりした終わり方で結ぶのが礼儀であり、読んだ後に、相手があなたの成長を垣間見る手紙となります。

ラブレターにも実は、丁寧な書き方というものがありますが、この時代に「昭和のラブレター」というのも重苦しいので割愛させてもらって、口説くならないポイントなどを抑えてご紹介していきます。

先生・恩師への手紙の書き方

親しい人とはいえ、ビジネス文章では気持ちが伝わらない、だからといって、あまり砕けた文章を使う訳にはいかないのが、恩師や先生への手紙です。

書き方のポイントとしては、次の4段階で書くとこを念頭におくと良いでしょう。

①感謝の気持ち
②近況報告
③今後もお付き合いを願う気持ち
④相手の健康などへの気遣い

友達への手紙の書き方

いつでもメールやLINEで連絡を取り合えると言えども、手紙には特別感というものがあります。相手に届くまで、届いた相手から何らかの返事が来るまで、想いを侍らすのもまた楽しみのひとつでもあります。

特に、お祝い事(結婚や出産)があった時は、メールやLINEではなく手紙で気持ちを伝えた方がより気持ちが伝わります。また、贈り物に添えるのもとても素敵なポイントです。

近所のママ友でも、何か借りたものを返す時、イベントの準備を手伝えなかったお詫びなど、ちょっとしたものと一緒に手紙を添えると、ギクシャクせずに円滑な関係を築くことができる一番のアイテムが手紙です。

頭語や結語、時候のあいさつは気にせずに、気持ちを素直に書いて、今後の付き合いを願う言葉で締めるのがポイントです。

恋人への手紙の書き方

恋人へのラブレター、気持ちを手紙と言う形で残すのは素敵なプレゼントです。普段面と向かって言えないことも、手紙なら伝えることが出来ます。

恋人への手紙の書き方にマナーなんてありません。一生懸命書いたという気持ちが伝わるように、相手のことを想い、丁寧に書く事が大切です。

もし、文頭から手紙の内容に煮詰まってしまったのであれば、「誕生日おめでとう」「メリークリスマス」「ハッピーバレンタイン」など、行事に合わせた挨拶から書くと良いです。

また、想いがたくさん溢れてしまって、書きたいことがあり過ぎる場合、いくら恋人への手紙とはいえども、3枚以内に収めることが「重い・くどい」と思われないポイントです。

時候の挨拶は社会人の品格を問われる!?

時候の挨拶に悩んだときは、「〇〇の候」で済ませてしまえば良いのですが、それではあなたのセンスが問われます。

普段何気なく社交的に挨拶しているような内容を、手紙に載せる気持ちで書くと、季節感が伝わり、柔らかい時候の挨拶となります。

書き方は千差万別ですが、季節を表すということが重要で、俳句のようにある程度「季語」を織り込むことが大切です。

春の挨拶の例文

春の時候の挨拶は意外と簡単に思いつくものです。春は芽生えの季節なので、目についた草や花々の色、白い冬というキャンバスに色が塗られてゆくような状況を、素直に表すと素敵です。

また、3月や4月はお祝い事の行事も多いです。新社会人の姿、新品のランドセル、など、目につくものがたくさんあり、華やいだ雰囲気があちこちに見られます。

そういったことを、自分で見たままに、手紙に書くと、季語を意識しなくても自然と季語が入っていたりと、とても時候の挨拶の書きやすい時期です。

手紙の時候の挨拶の書き方の雰囲気さえ覚えておけば、こう書かなくてはいけないという書き方にとらわれず、自由な発想で書く事をおすすめします。

3月の例文

早春の候・浅春の候・春暖の候・春暖ゆるむ候
桃の節句も過ぎ、ようやく春めいてきました。
桃の節句も過ぎ、今年の春は例年になく穏やかです。
旅立ちの春を迎えて、日増しに温かさを感じる今日この頃です。
啓蟹を過ぎ、小川の川も冷たさが緩んで参りました。

4月の例文

陽春の候・春暖の候・惜春の候・桜花の候
春のたけなわの頃となって参りました。
花々の色が美しい季節になりました。
新入生のランドセルが春光に彩る季節となりました。
今年も燕が飛来する頃となって参りました。

5月の例文

新緑の候・薫風の候・晩春の候・立夏の候
新緑の香る、すがすがしい季節になりました。
鯉のぼりが気持ちよさそうに泳ぐ頃になりました。
風薫る季節となって参りました。
緑芽が日増しにその色を増してきています。

夏の挨拶の例文

夏の時候の挨拶は、梅雨から8月の猛暑やお盆など、たくさんの要素を含んでいます。夏の時候と考えるよりも、手紙を書いているその時のあなたの周囲の状況を、時候のあいさつとして、自然体に書きましょう。

また、7月は時候の挨拶を「暑中お見舞い申し上げます」、8月は「残暑お見舞い申し上げます」としても構いません。

6月の例文

梅雨の候・入梅の候・向夏の候・紫陽花の候
梅雨入りし、うっとおしい日々が続いています。
紫陽花の色が美しく彩る季節となりました。
ようやく梅雨も明け、初夏の風が爽やかな季節となりました。
清流に鮎が躍る頃となって参りました。

7月の例文

盛夏の候・大暑の候・猛暑の候・夏祭りの候
暑さ厳しき折・暑中お見舞い申し上げます
蝉の声に、夏の盛りを感じる頃になりました。
天の川がひときわ美しく見える季節となりました。
七夕の笹が、夏の夜風に揺れています。
連日厳しい暑さが続いております。

8月の例文

秋暑の候・晩夏の候・残暑の候・立秋の候
土用あけの暑さもひとしおの候
立秋とは名ばかりで、厳しい暑さが続いております。
秋まだ遠く、厳しい残暑が続いております。
暑さもようやく峠を越したようです。

秋の挨拶の例文

秋の時候の挨拶は、夏が終わった季節感から、冬を感じる季節感まで幅広いです。体感よりも、視覚に訴えるような季節の挨拶になるように書くと、秋を感じやすくなります。

特に10月、11月はこれといったイベントも無く、時候の挨拶が難しい頃です。花や食べ物だけでなく、紅葉や紅葉の終りをイメージすると、季節感を文章にしやすくなります。

9月の例文

初秋の候・秋分の候・白露の候・秋桜の候
コスモスが路肩に彩り、朝夕はしのぎやすくなってきました。
大人も子供も、秋祭りの準備で盛り上がって参りました。
燕が南の空に帰ってゆく頃となって参りました。
秋涼の風が田畑や野山を吹きわたってゆきます。

10月の例文

秋冷の候・霜降の候・紅葉の候・菊花の候
爽やかな秋晴れの日が続き、すがすがしい頃となりました。
天高く肥ゆる季節となって参りました。
味覚の秋・スポーツの秋となって参りました。
今年も田畑の実りに感謝する季節になりました。

11月の例文

晩秋の候・落葉の候・向冬の候・落葉の候
朝晩の寒さが秋の終わりを感じさせます。
街路樹の葉もすっかり落ちて、ゆく秋の気配に寂しさ感じる季節です。
庭の落ち葉が冷たい雨に濡れています。
公園の紅葉も終わりを告げ、すぐ近くに冬の気配を感じます。

冬の挨拶の例文

冬は行事の多い季節なので、時候の挨拶も考えやすく、秋とは違う彩を表現しやすくなります。また、年末・年始も冬に関わって来るので、定型的な挨拶文でもセンスを問われることもありません。

クリスマスに師走、イルミネーション、年末、正月、節分など、表現しやすい単語がたくさんあるので、自分らしく寒さを楽しむような時候の挨拶にすると、センスが光ります。

12月の例文

初冬の候・師走の候・当時の候・歳末の候
今年も押しつまって参りました。
師走に入り、何かと慌ただしい日々が続いております。
年の瀬の寒さが身に沁みる季節になって参りました。
一年で最もあわただしい季節になってきたことを実感しております。

1月の例文

初春の候・新春の候・厳寒の候・小寒の候
新年早々ではございますが、
お正月気分も抜けて、また慌ただしい日々がはじまりました。
松もとれましたが、相変わらず厳しい寒さが続いております。
年が明け、まだ来ぬ春が待ち遠しいかぎりです。
寒中お見舞い申し上げます。

2月の例文

立春の候・余寒の候・節分の候・春浅の候
立春とは名ばかりで、まだ寒い日が続いております。
節分を過ぎましたが、相変わらず寒さ厳しい日が続いています。
余寒の寒さ厳しい日が続いています。
立春も過ぎ、本格的な春の訪れが待ち遠しい頃となりました。
雪深い当地では、立春とはいえまだまだ真冬の寒さです。

手紙は心温まる思いやりのツール

手紙の書き方|書面/封筒の書き方・状況別の書き方・季節の挨拶

ビジネス関係や改まった手紙では、書き方やマナーに注意しなくてはいけませんし、事務的ですが、プライベートな手紙というものは、貰うととても嬉しくなってしまいます。

携帯で交わす「元気?」という言葉と、手紙に書かれている「元気?」という言葉では、温かみが違います。

誰かからの突然の手紙というものは、ポストに入っているだけでもサプライズです。最近連絡を取っていない友人・知人、遠方の家族に、ちょっとした近況報告でも手紙に記してみてはいかがでしょうか。

書き手の心も、貰い手の心も優しくしてくれる手紙は、書き方云々よりも心がこもっていれば、それだけで大切にしたくなる贈り物になるのです。

みなさんも久々に、誰かを想って便箋を選び、心温まる手紙を書いてみましょう。

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