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2017年12月20日

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

わかりやすい文書の書き方についてご紹介していきます。文書には、保護者宛文書や社内文書、社外文書など、さまざまな種類がありますが、書き方を抑えていくことで、わかりやすい文書にすることができます。そのポイントも含めて紹介していきますので、どうぞ参考にしてください。

文書の書き方

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

文書の書き方についてご紹介していきます。文書には、それぞれ書き方が決まっており、その書き方を模倣していくことで、読み手に相応しい形で連絡事項を伝えることができます。

プライベート文書であれば、そこまでフォーマットにこだわる必要もありませんが、フォーマルな文書の場合は、きちんとした形で相手に届けるようにしましょう。そうすることで、礼儀や礼節といった部分も含めて、書き手の意思が相手に伝わりやすくなります。

分かりやすい

文書においては、そのわかりやすさは重要な要素と言えます。いくら丁寧に書かれた文書であっても、その意図が相手に正確に伝わらなければ意味がありません。

したがって、見やすさや書式、宛名、挨拶文、締め文といったフォーマットを適切に遵守していくことで、読み手にわかりやすいと思ってもらう書き方を心がけることが大切だと言えます。

伝えたい内容を端的に示すこともポイントであり、一つの文書にあまり多くの要素を羅列しすぎないことも大切です。

法律の文書の書き方

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

それでは、法律の文書の書き方についてご紹介していきます。文書の中でも、法律の文書は特に書き方が重要であり、文言などを間違えてしまうと、誤った解釈で伝わってしまうので、細心の注意を払いながら、文書作成を行うことが大切です。

法律の文書の書き方において、特徴的な部分を取り上げると、まずは、月数の書き方に注意が必要です。例えば、一般的な文書には「3ヶ月」と記載しても問題ありませんが、法律文書の場合は、「3か月」あるいは「3箇月」と記載します。

他にも、理由を表す接続詞として「~から」は主観的な理由、「~ので」は客観的な理由を表す際に利用されるという規定があります。

決裁

続いては、決裁文書の書き方についてご紹介していきます。会社において、会社のお金を使って事業を行いたい場合や、投資を行いたい場合に必要になるのが決裁文書です。したがって、わかりやすさと同時に、お金を出してもらうだけの説得力ある文書を書くことがポイントと言えます。

例えば、「この投資によって、300万円の支出となりますが、運用が順調に進むことで、2年後には投資資金の回収、さらには増益へと結びつけることが可能となります。過去の運用レポートを参考にしても、その可能性は90%以上となっているので、投資するに値する案件と言えます」といったような書き方が良いでしょう。

会社が具体的にいくら出資するのか、それに対してどういった利益が得られるのか具体的に記載しておくことで、決裁権がある人に説得力を持たせた形で伝えることができます。

正式文書

続いては、正式文書の書き方についてご紹介していきます。文書の中でも特にかしこまった形の文書を正式文書と呼びますが、内容と同時に、宛名や締め文といった書式にこだわりを持つことが大切な文書と言えます。

内容は、それぞれ変わってくるので、宛名に関しての書き方についてご紹介していきます。例えば、会社宛に送る場合は、正式名称で「株式会社○○ 御中」や「○○株式会社 御中」といった書き方が正しい書き方となります。

また、役職や肩書きがある相手に正式文書を送付する際も、役職や肩書きを適切に記載するようにしましょう。例えば、「営業部部長 ○○ 太郎様」、「代表取締役社長 ○○ 四郎様」などといった形で、送付するようにしてください。

保護者あての文書の書き方

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

続いては、保護者あての文書の書き方についてご紹介していきます。保護者宛文書の場合は、特にタイトルに気を遣って書くと良いでしょう。保護者も忙しい中で、パッと目を通しただけですぐにどういった内容の文書なのかわかるようにしてもらうことで、意思疎通を図りやすくなります。

タイトルの書き方としては、「登下校時の事故防止ご協力のお願いについて」、「第○○回○○高等学校学園祭開催のお知らせ」、「学校給食費の値上げに関するお知らせ」などといった形で、パッと見ただけで、その後の本文にどういった内容の文書が書かれているのか、イメージしてもらえるようにしておくと最適です。

ビジネスでの文書の書き方

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

ここからは、ビジネスでの文書の書き方について焦点を当ててご紹介していきます。ビジネス上のやり取りにおいても、文書が利用されることが多々あります。そういったやり取りを少しでも円滑に、かつ意思疎通が上手くいきやすいように、書き方を工夫していくことが大切だと言えます。

そういった意味で、ビジネス文書におけるポイントについてご紹介していきますので、どうぞ参考にしてください。

内部告発

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

まずは、内部告発文書の書き方についてご紹介します。内部告発文書においては、いつどこで、どういった違反行為があったのかを明確に記載する必要があります。

例えば、「○○工場では、平成○○年○○月○○日頃から、下記に記載します法律違反行為が常習的に行われています」といった形で、時期と場所を明確に示すことがポイントです。

また、内部告発というくらいなので、この文書を提出する場合は、必ず裏が取れてから提出するようにしてください。曖昧な状態で提出してしまうと、万一、違反行為の確認が取れなかった場合、内部告発をした人の立場が危うくなってしまう可能性も否定できません。

また、内部告発文書を郵送で送る場合には、証拠を残しておくために、普通郵便ではなく内容証明郵便や、特定記録郵便で送付するようにしてください。

社内文書

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

続いては、社内文書の書き方についてご紹介します。社内文書に関しても、適切な書き方を抑えておくことで、円滑なやり取りをサポートしてくれます。

社内文書においても、5W1Hを意識しながら、いつどこでどういった事象が発生したのか(するのか)などを念頭に置いた上で、文書作成を行っていくと良いでしょう。

例えば、「来る○○月○○日に、第4期決算報告会を開催いたします。日時と場所は下記に記載してありますので、ご確認の上ご出席いただけますよう、お願いいたします」といった形で、社内文書を書けば問題ありません。

社外文書

続いては、社外文書の書き方について見ていきましょう。社外文書の場合も、社内文書の時と同様に、5W1Hを意識した書き方をすると良いでしょう。それに加えて、社外文書の場合は、文頭に時候の挨拶を入れることが大切です。

例えば、「師走の候、皆様におかれましては、ますますご清祥のことと心よりお喜び申し上げます」や「春風の候、貴社いよいよご盛栄のこととお慶び申し上げます」といった形で、時候の挨拶を入れた後、本題に入っていくことが求められます。

通知状

続いては、通知状の書き方についてご紹介していきます。通知状とは主に、採用選考を行った際に学生や社会人に送付する採用通知や不採用通知のことです。採用通知は書き方も大切ですが、なるべく早く出してあげることもポイントと言えます。

応募者の立場からすると、一日でも早く就職先を決めたいと考えるものであり、そういった気持ちを尊重してあげることも大切です。

その書き方としては、「このたびは、弊社の求人にご応募いただきましてありがとうございました。厳正なる選考の結果、この度はぜひ○○様を採用させていただきたいと思い、通知を差し上げております」といった形で、内容を伝達すると良いでしょう。

わかりやすい文書の書き方をマスターしよう

わかりやすい文書の書き方・法律での書き方|保護者宛/ビジネス

わかりやすい文書の書き方について、文書ごとに紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。ビジネス文書でもプライベート文書でも、書式をある程度頭に入れておくことで、美しい文書を作成することができます。

ぜひ、文書の書き方を頭に入れて、受け手がわかりやすいと感じる文書を書いていきましょう。

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