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従業員名簿に関する法律・必須事項・書き方・作り方|風営法/警察

更新日:2020年08月20日

従業員名簿に関する記事です。従業員名簿の作り方や書き方、従業員名簿へ記載するべき必要事項や個人情報の掲載範囲などについて解説しました。また、従業員名簿について規定のある法律の例を挙げながら必要な理由についての解説や、警察への提示の必要性についても解説しました。

平成28年1月より、マイナンバー制度が施行されましたが、マイナンバーは、法律や条例で定められた社会保険や労働保険の手続き、あるいは税法上の手続きに以外には利用してはいけないことになっています。

不必要に社内管理資料に掲載しないこととされていますので、社員番号の代わりや勤怠識別番号として使用する事も許されません。

従って従業員名簿への掲載は、法律上許されないことになります。マイナンバーは従業員名簿と結び付けることなく、単独で管理するようにしましょう。

従業員名簿の書き方

従業員名簿に記載すべき事項や名簿に使用する形式について解説しましたが、実際に従業員名簿を記入する場合は、どのような事について注意すれば良いかと言うことについて、以下いくつかの項目について解説します。

生年月日

元号の問題や外部の資料との照合など、生年月日の記入は西暦がいいのか和暦がいいのかについて迷うところです。従業員名簿の生年月日の記入形式については、西暦和暦どちらであっても間違いではありませんが、妥当なのは和暦での表記となります。

現住所

現住所は現在居住しているものを記入します。現住所を記入する際に落としがちなのが郵便番号ですので、どんな場合であっても郵便番号を併記する癖を付けるようにしておきましょう。

履歴

学歴の場合と職歴の場合と記入の方法に若干の違いがあります。学歴の場合は、中学卒業ぐらいからの記載で構いませんが、履歴書のように高校以上の入学は記入せず、卒業だけでも問題ありません。項目欄が小さい時は最終学歴だけでも良いでしょう。

職歴についても、入社退社をすべて記入しなくても、「平成〇年〇月〇日~平成〇年〇月〇日株式会社○○在籍」というレベルの記入で良いでしょう。

従業員名簿は警察に見せないといけないのか

警察が従業員名簿の提出を求めてきた場合は、求めてきた理由により変わって来ます。例えば、何らかの調査で任意で協力を求めてきた場合については、従業員名簿の提出を拒否することは可能です。

ただし、従業員名簿が捜査に必要な場合は、拒否することもできない上に、捜査資料として押収される可能性があります。

任意であっても捜査による提出であっても、法律に触れるようなことをしていないようでしたら、警察には協力する方が怪しまれないでしょう。

取り扱いは慎重に

平成17年に個人情報保護法が施行され、以後平成27年と平成29年の改正を経て、各企業の個人情報保護に対する既定がより厳しいものとなって来ています。この個人情報には、顧客だけでなく従業員に関するものも含まれており、従業員名簿も例外ではありません。

法律で規定されている以上、個人情報の最たるものでもある従業員名簿の取り扱いについては慎重に行わなくてはなりません。従業員名簿は作成時は元より、その保管や取扱について十分な注意を払うようにしましょう。

初回公開日:2018年10月23日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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