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2017年09月18日

【敬語】「恐縮です」の意味と使い方|ビジネスシーンでの使用例

今回は様々なビジネスの現場で活用できる「恐縮です」。「感謝」、「謝罪」、「謙虚」そして「羞恥」の全てを一言で言い表せる万能な言葉「恐縮です」。状況に合わせてうまく使いこなす事で実力と礼儀を兼ねそろえた一人前のビジネスパーソンとして認められましょう。

「恐縮です」の意味と使い方

【敬語】「恐縮です」の意味と使い方|ビジネスシーンでの使用例

よく耳にする「恐縮」という言葉があります。細かい事を言えばキリがありませんが、一般的には「すみません」の代わりに使う言葉です。主に仕事で取引先や上司に何かを依頼したい時やお礼を言いたい時に使用します。

「恐縮です」の効果

【敬語】「恐縮です」の意味と使い方|ビジネスシーンでの使用例

ビジネスでは知識や実力も大事ですが、やはり礼儀も大事。実力主義の欧米であっても失礼な人はビジネスパーソンとして認められません。またビジネスは一人では何も出来ません。取引先はもちろん、上司や同僚の協力無くしてはどんなに実力があっても成果を上げる事は出来ません。相手がだれであろうと敬意を表し付き合う事で、より大きな成果を上げる事が出来ます。「恐縮です」をうまく使いこなし、一人前のビジネスパーソンとして認めてもらい、日々のビジネスライフを充実させましょう。

「恐縮です」の意味

本来「恐縮」は書いて字のごとし、恐れ、身がすくんでしまう事を意味しています。しかし、日常では先方から受けた行為の行動に対し、感謝しつつも相手に迷惑をかけて申し訳ないと言う気持ちを表現する言葉です。さらに、「恐縮です」と言う言葉には「謝罪」と言う意味合いも少なからず含まれている事にも触れておきたいと思います。

先にも記載した通り「恐縮です」は恐れ、身がすくんでします事を意味します。当然、申し訳ないと言う気持ちから「恐縮です」を使っても決して大袈裟な事にはなりません。この様に「恐縮」と言う言葉は幅広く使える言い回しと言えると思います。

日本独特の表現

日常のビジネスシーンでこの様に感謝を表すと同時に謙遜する様な表現は日本人独特で、欧米には無い言葉です。日本語のいくつかには英語では直訳出来ない言葉があり「恐縮です」はその一つでしょう。

”Thank you kindly(ご丁寧にありがとうございます)“の様に英語でも丁寧に感謝の気持ちを伝える表現はありますが、「恐縮です」の様に、相手への感謝の気持ちから発生する気恥ずかしさや照れを表現する言葉はありません。相手に対して物事をお願いする際に、”I hate to trouble you”(お手数をおかけして申し訳ありませんが)という言い方があります。

確かにお願い事をして申し訳ないと言う気持ちは込められていますが、「恐縮ですが」の様に重みのある表現ではありません。この辺は敬語と言う部類の言葉が存在しない英語と日本語の違いです。

感謝やお礼の言葉としての「恐縮です」の使い方

例えば、上司から取引がうまく行った際に褒められたり、取引先から感謝された際に、「ありがとうございます」の代わりに「恐縮です」を使用します。もちろん「ありがとうございます」でも間違いではありませんが、「恐縮です」言うと「ありがとうございます」と同時に謙遜の心も表現されます。他にも感謝やお礼の意味合いとしての使用方法は次の通りです。

・お忙しい中、わざわざお時間を割いて頂き恐縮です。
・お褒め頂き、恐縮です。
・みなさまから受けた励ましのお言葉にただただ恐縮するばかりです。
・身に余る高評価を賜り、大変恐縮致しております。

この様に「ありがとうございます」や「感謝しています」と言う気持ちを「恐縮しています」と言う事により、よりかしこまった感謝の気持ちを相手に対して述べる事が出来ます。

謝罪の際に使用する「恐縮です」

「恐縮です」の使い方としては「すみませんが」や「申し訳ありませんが」として使う事も多いです。取引先は上司、または目上の方に何かをお願いする際に「すみませんが」、「申し訳ありませんが」や「お手数をおかけして」等の代わりに「恐縮ですが」を使用します。

・恐縮ですが、こちらにご署名をお願い致します。
・恐縮ですが、明日、弊社までご足労頂けないでしょうか?
・恐縮ですが、この案件はお受け致しかねます。

この様に謝罪や申し訳ない気持ちを表す言葉として「申し訳ない」や「すみません」の代わりに使用する事が出来ます。

通常のビジネスでの「恐縮です」の使用例

【敬語】「恐縮です」の意味と使い方|ビジネスシーンでの使用例

日々のビジネスシーンで、「恐縮です」はさまざまの状況で使用する事が出来ます。また同時に「恐縮です」がどの言葉の代わりに使用されているかも記載してみたいと思います。

・恐縮ですが(恐れ入りますが)、xx様におつなぎ頂けないでしょうか?
・恐縮ですが(すみませんが)、御社のご住所をお教え頂けないでしょうか?
・恐縮です。(お手数をおかけします)

決して「恐縮です」が代わりに使用されている言葉が間違っている訳ではありません。ただ、これらの言葉が○だとしたら、「恐縮です」は◎になります。

状況で考える「恐縮です」の使用

「恐縮です」を使用する状況としての大前提は目上の方、ビジネスの場合は取引先の方に対して使用します。たとえ年下でも取引先の方に対して使用しても問題はありません。何故なら「恐縮です」は四つの気持ちを表す意味を持っているからです。「感謝」、「謙虚」、「謝罪」、そして「羞恥」を相手に対して表現したい時に「恐縮です」は非常に役にたちます。

例えば、目上や取引先の方より褒められた際、「恐縮です」と言う事で「感謝-ありがとうございます」、「謙虚-そんな事はないですよ」と「羞恥―(お褒め頂いて)お恥ずかしい」の全てを一度に表現できます。また、取引先は目上の方にお願い事をする事で相手の手を煩わせる際にも「お手数をおかけして申し訳ありませんが」の代わりに「恐縮ですが」と言う言葉に迷惑をかける事に対しての「謝罪」の気持ち、と同時に「感謝」の気持ちも凝縮して表現できます。

「恐縮です」の間違った使い方

【敬語】「恐縮です」の意味と使い方|ビジネスシーンでの使用例

ここまでは主に「恐縮です」の使用例や使用するタイミングを説明してきました。確かに「恐縮です」は相手に対してのへりくだった気持ちや申し訳ない気持ちを表現する為に使用しますが、間違った使い方も当然あります。非常に多く見かける(聞く)間違いは「恐縮に存じます」です。「存じます」と言う言葉は「思います」になるので「申し訳ない」、「おこがましい」と言う表現の意味を持つ「恐縮です」と使用すると相手に対して失礼な表現となります。

また、「恐縮です」は自分に対して使用する言葉のため、相手に対して使用するのはおかしいです。例えば「誠に恐縮と存じますが、ぜひご出席賜わります様、お願い申し上げます。」非常に丁寧なお誘いの文に見えますが、この書き方だと「恐縮していると思いますが」と相手が恐縮している事になってしまします。この場合は「誠に恐縮ですが、ぜひご出席賜わります様、お願い申し上げます。」が正しいです。「恐縮です」は「自分」である事をを忘れず、一緒に使用する言葉を選択すれば間違いはないでしょう。

クッション言葉としての「恐縮です」

相手に対して言いにくい事を伝える時に間に挟む言葉をクッション言葉と言います。お断りやお願いをする際に命令系や否定系にならない様に使用します。様々な取引先との接客の場面でお客様からのご要望をお断りしたり、ご面倒をおかけしたり、さらに、ご要望に添えないシチュエーションが多々あります。

この場合、あまりストレートにマイナスは情報を伝えてしまうと、悪印象や失礼になりかねません。「大変恐縮ですが」と前置きを述べた上で、そのマイナス情報を伝える事で相手に失礼なく、かつ穏便に事を運ぶ事が出来ます。

この様にクッション言葉はお客様に敬意を表すと同時に、先方がそのマイナス情報をよりスムーズに、受け入れやすい様にします。クッション言葉の例題として商談のためにお客様にご来店をお願いするシチュエーションを挙げてみます。人は突然「~来てください」と言う感じに言われると身構えてしまいます。

この場合は「XX様、大変恐縮ですが、当店までお越し頂けないでしょうか?」となり、つまり「恐縮ですが」に加えて、最後に「~頂けますか?」と疑問形を足す事でより丁寧になります。

「恐縮です」を使うことで円滑なコミュニケーションを

「恐縮です」という言葉は、「感謝」や「謙遜」「謝罪」の意味合いの他に「羞恥」を相手に対して表現したい時に非常に役にたつ万能な表現方法です。あらゆる状況に応じてうまく使いこなすことで相手に与える印象も大きく変わることでしょう。

「恐縮です」の一言で相手への配慮や厳しい状況を乗り越えるなど、円滑なコミュニケーションをはかることができると言えます。

ぜひ「恐縮です」の一言を添えて実力と礼儀を兼ねそろえた一人前のビジネスパーソンとして認められましょう。

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