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A4サイズ封筒の書き方・例(縦書き/横書き/住所)|ビジネス/就活

初回公開日:2017年07月19日

更新日:2020年03月13日

記載されている内容は2017年07月19日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

ビジネスでよく使われるA4サイズの封筒を前に、書き方が解らないと不安を覚えた経験は、誰にでもあります。A4サイズの封筒は以外に大きく、どう書けば恥ずかしい思いをせずに済むのでしょうか。多くの人が気になる、A4サイズの封筒の書き方について紹介します。

A4サイズはビジネスの基本

A4サイズ封筒の書き方・例(縦書き/横書き/住所)|ビジネス/就活
※画像はイメージです

一般的にビジネスで使われる書類の多くは、A4サイズです。また、就活に使われる履歴書もA4サイズが普通です。この書類を郵便で送ったり、手に持っていく場合には、書類の大きさにピッタリなA4サイズの封筒が使われます。

このA4サイズの書類が入った封筒を郵便で送る場合、意外に封筒が広くて、どこにどんな大きさの字で宛先を書いたらいいか、不安になるものです。とはいえ、書き方の基本を理解していれば、誰でも書けるようになります。A4サイズの封筒の書き方を紹介します。

a4サイズの封筒の書き方

A4サイズ封筒の書き方・例(縦書き/横書き/住所)|ビジネス/就活
※画像はイメージです

縦書きの場合

大きなA4サイズの封筒でも、宛名の書き方は便箋を入れる細長い封筒と、大きな差はありません。封筒の中央に相手先の氏名がくるように、バランスを考えて書けばいいだけです。とはいえ、封筒が大きいからと言って、端から端まで使って書く必要はありません。また、手書きの場合、極端に小さい字で書いてしまっても、変に思われます。おすすめの書き方は、封筒の半分のサイズの用紙をイメージして、それを封筒の中央に置き、その用紙にバランスよく住所、会社名、担当者名などを配します。

企業によっては、長い住所だったり、長い名前のビルに入っていたりします。そんな場合は、大きなA4の封筒だからといって1行に書くことはありません。便箋を入れる細長い封筒に書くように、2行に分けると印象がよくなります。また、大きな企業の担当者に送る場合、社名と部署名とでかなり長くなります。そんな場合も1行で書かずに、会社名と部署名を2行または3行で書きましょう。

横書きの場合

会社宛てには、横書きの住所で書かれたA4サイズの封筒もよく届きます。日本では宛先は縦書きが一般的ですが、英語圏では横書きだけです。ビジネスで送る封筒だからといって、縦書きで送らなければならない、ということはありません。横書きの書き方の基本は、左上を基準にバランスよく書くことです。また、大きなA4サイズの封筒だから大きな字で書かなければならない、ということもありません。横書きした場合でも、バランスに注意さえすれば、特に問題ありません。

ビジネスで封筒に横書きが使われる場合、プリンタで印刷した住所ラベルを貼るケースが多いと思います。文書のやりとりの多い会社同志なら印刷した住所ラベルでも全く問題ありません。しかし、担当者宛てに特別な文書を送る場合は、横書きではなく縦書きで住所を書いて送った方が印象が良くなります。横書きの場合、書き方に注意する必要はありませんが、送る文書によっては使わないほうが良いでしょう。

住所の書き方の注意点

封筒の大きさがa4サイズであっても、住所の書き方は定型の縦型封筒と違いありません。

郵便局で使われている仕訳の機械は、封筒の表に書かれた郵便番号を読み取り、自動的に仕分けします。基本的に、どこに書かれていても読み取れるようになっていますが、縦書き用のA4サイズの封筒なら、郵便番号の欄があるので、そこに記入しましょう。また、横書きの場合は、住所の上に、「OOO-oooo」のように必ずハイフンを入れて書くことで、郵便局での手間を減らすことができます。

また、郵便番号がきちんと書かれていれば、都道府県名と市町村名を省略しても届きます。親しい人に送る場合は、A4サイズの大きな封筒でも、郵便番号さえ正確に書いてあれば、都道府県名と市町村名を省略して良いでしょう。しかし、ビジネス文書を送る場合は、省略せず正式な住所を書くのが正しい書き方です。なお、ビル名についても通称ではなく正式なビル名を書くのが正しい書き方です。不安な場合は、名刺や公式サイトで確認してから書くようにしましょう。

A4サイズ封筒書き方例

ビジネスでの書き方

ビジネスではA4サイズの文書が一般的です。そのため、その書類を送る封筒には、折らずに入れられるA4サイズが使われます。そしてビジネスの書類を郵便で送る場合、注意したいケースが幾つかあります。

まず、封筒の宛先が誰なのか分かっている場合は、所属部門の正式名称と、氏名を宛先に書きます。氏名には必ず「様」を付けましょう。正式な部門名が長い場合は、2行に分けても問題ありません。

【例】
〇〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 〇〇〇〇様

一方、宛先が誰なのか分からず、部署宛てに送るケースもあります。そんな場合は、部門の正式名称に「御中」と付けるのが正しい書き方です。丁寧に書こうとして、「〇〇様 御中」などとするのは間違いです。逆に失礼に当たるので注意しましょう。

【例】
〇〇〇株式会社 〇〇部〇〇課 御中

また、縦書きの封筒なら、表側の左下にどんな書類が入っているか書くと、相手にとって分かりやすくなります。「見積書」や「請求書」など、送った相手にすぐに見てほしい書類の場合は、ここを活用しましょう。

【例】
請求書在中

就活での書き方

就活に欠かせない履歴書は、A4サイズが基本です。また、重要な書類なので、折らずに会社に送れるA4サイズの封筒に入れるのが一般的です。自分の一生を左右しかねない履歴書を入れる封筒ですので、書き方にも注意しましょう。さらに、封筒にそのまま入れるよりも、クリアファイルに入れて送ると雨で濡れて大切な履歴書が汚れるといったことがなくなり、採用担当者の印象もよくなります。

履歴書を送るA4サイズの封筒の書き方で注意したいのは、正しい住所、正しい会社名、正しい担当者名を書くことです。もし、担当者名が解らない場合は、部署名に御中と付けるか、採用担当者様とします。宛先は、丁寧に書けば、手書きでも全く問題ありません。

【例】
〇〇株式会社 総務部人事課 採用担当者様

そして、縦書きの封筒を使った場合は、左下に「履歴書在中」と書きます。さらに、封筒の裏側に、必ず自分の住所と氏名を書いてください。担当者によっては、発信者名が記載されていない封筒は開封しない、という厳しい人もいます。自分の住所・指名を封筒に書くのは最低限のマナーです。

ペンの太さはどうする

大きなA4サイズの封筒に宛先を書く場合、書き方にもよりますが文字の太さはかなり気になります。縦書きにすると、いつも書いている字よりも大きく書かなければなりません。いつものようにボールペンで書くと、気になるくらい細い字になります。かといって、サインペンで書くのも不自然です。こんな時におすすめなのが、1.6mmの極太ボールペンか、線の太さを調整して書ける万年筆です。

普通のボールペンは0.5mmか0.7mmが一般的です。それに対して1.6mmのボールペンは、倍以上の太さで書けます。また、万年筆は、ペン先を交換することで文字の太さを変えることができます。できるだけ太い字が書けるペン先を用意しましょう。就活の履歴書など、重要な書類を送るなら、その書き方と合わせて封筒を書く筆記具にも気を遣いましょう。きっと、送った相手の印象も違ってきます。

A4サイズの封筒の書き方のまとめ

A4サイズ封筒の書き方・例(縦書き/横書き/住所)|ビジネス/就活
※画像はイメージです

ビジネスでよく使われるA4サイズの封筒の書き方についてまとめてみました。

いかがだったでしょうか。まっさらなA4サイズの封筒を前にすると、意外と広く感じるものです。そのため、どんなふうに宛先を書けば相手に失礼に当たらないか、誰でも不安になります。

封筒の宛先の正しい書き方とは、相手の印象を考えて、丁寧に書くことです。「封筒から書類を出せばどうせ分かるから」と言って省略したり、手を抜いたりしてはいけません。正式な住所、正式な会社名、正式な部門名で宛先を書くのは、最低限のマナーです。そして、受け取った封筒の印象がよければ、封筒の中に入れた文書も好意的に受け取ってもらえます。送る相手に好印象を持たれる封筒の書き方を身に着けて、ビジネスや就活を成功させましょう。

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