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入社承諾書の書き方・添え状・封筒の書き方|テンプレート

更新日:2020年08月20日

就活では入社承諾書を提出し、はじめて企業への就職が決まります。入社承諾書を提出しなければ企業への就職を決めることはできませんし、提出方法にもさまざまなポイントがありますので注意が必要です。入社承諾書を正しく提出して、好印象を与えていきましょう。

入社承諾書の添え状の書き方は?

就活では企業から内定をもらうことがゴールではありますが、内定をもらっただけでは就職することはできません。内定は就職が決まったといういわば口約束であって、正式な契約を交わしている状態ではありません。企業と契約を交わし、就職を確実なものにするためには入社承諾書を企業に提出する必要があります。

入社承諾書は内定通知書などと一緒に企業から送られてきますので、それにサインをして返送するケースが多いです。入社承諾書は郵送で企業に送る場合が多いので、郵送マナーである添え状も同封して送らなければなりません。入社承諾書に添え状が同封されていないとマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので注意が必要です。添え状の書き方を知って、正しい方法で入社承諾書を返送しましょう。

テンプレート

入社承諾書の添え状のテンプレートとしては以下のようになります。

「拝啓 時下貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。先日は内定を頂き、誠にありがとうございました。以下必要書類になりますのでご査収ください。 記 入社承諾書 1部 以上」

入社承諾書の添え状では封筒に同封されている書類が何かを記す必要がありますが、それだけではなく、内定をもらったことに対してのお礼を伝えておくことが大切です。これは簡単にで構いませんので、必ず感謝の気持ちを表しておきましょう。感謝の気持ちを添え状に含めることでより好印象を与えることができますし、評価も高くなりやすいです。細かい部分ではありますが、些細な部分にこそ本質が表れますので、簡単にお礼の気持ちを伝えていきましょう。

入社承諾書の封筒の作り方は?

入社承諾書にサインをして企業に返送する際には封筒が必要になります。封筒の作り方もマナーを間違えてしまうとマイナスの印象を与えてしまいますので注意が必要です。封筒のマナーはさまざまなものがありますし、郵送時のマナーは社会人としても基礎として必要です。封筒のマナーができていないことで社会人として最低限のマナーが身に付いていないと判断されてしまう可能性が高いですし、マイナスの印象を与えてしまうと就職後に不利になってしまいます。

封筒の時点で印象が悪くなってしまうと、入社承諾書も厳しくチェックされ、細かいミスなどをあぶりだされてしまう可能性もあります。印象を悪くしないためにも、正しい封筒の作り方を知っておきましょう。

大きいサイズ

入社承諾書の封筒は基本的には大きいサイズを用意しておきましょう。入社承諾書のサイズは企業によっても異なりますが、基本的にはA4が多いですし、A4サイズが折らずに入るサイズの封筒を用意しておくことが大切です。入社承諾書は折らずに入れた方が綺麗な状態で企業に届けることができますし、企業でも管理がしやすくなります。

もちろん必ずしも折ってはいけないというわけではなく、小さいサイズの封筒に入れる場合は折っても問題はありません。しかし折り方にはさまざまな注意がありますし、綺麗に折れていなければマイナスの印象を与えてしまいます。また折り目が付いていることで企業で保管する際に邪魔になってしまう可能性もありますので、できる限り大きいサイズの封筒を使用するようにしましょう。

入社承諾書を書いた後の辞退の方法は?

入社承諾書を書いて企業に送り、企業がそれに承諾すれば晴れて就職が決まりますが、入社承諾書を出した後に思い直してやはり別の企業に就職したいと考える人も多いです。入社承諾書を出す際には、企業によっては入社誓約書などを提出する場合もあり、提出後の辞退は認められないなど書面に記載されている場合もあります。

またそれらの記載がない場合でも入社承諾書を提出したことで辞退はしづらくなりますし、辞退をすることはできないのではないかと考える人も多いです。入社承諾書は就職を強制するものではありませんので、提出後であっても辞退することは可能です。辞退する場合はその方法が重要になりますので、企業に失礼にならないように上手に辞退の旨を伝えていきましょう。

電話で連絡

入社承諾書を提出した後に辞退を申し出る場合は、必ず電話で連絡するようにしましょう。メールでも辞退の旨を伝えることはできますが、失礼ですし、企業としても納得がいかずに電話などがかかってくる場合も多いです。内定を辞退する場合は企業に誠意を見せることが大切ですし、入社承諾書を提出した後であれば特に丁寧な対応を心がけなければなりません。

直接電話をするのは勇気が必要ですが、必ず電話で伝えるようにして辞退の理由などもきちんと話すようにしましょう。また場合によっては企業から呼び出されることもありますので、その際は応じなければなりません。企業から呼び出された場合は素直に応じ、何度も丁寧に謝罪して辞退することを許してもらうようにしましょう。

入社承諾書の書き方は?

企業から入社承諾書が送られてくれば、それに記入して企業に提出しなければなりません。入社承諾書が送られてきた段階では就職の資格を手に入れた状態であって、就職が決まっているわけではありません。入社承諾書を提出して初めて就職が決定しますので、必ず記入して返送する必要があります。

入社承諾書はもらえば記入して提出することが大切ですが、ただ提出すればいいというわけではありません。入社承諾書には書き方のポイントがありますし、それらをきちんと守って記載していかなければなりません。場合によっては記入ミスで入社の意志が正しく伝わらない場合もありますし、間違いなく記入するためにも入社承諾書の正しい書き方を知っておきましょう。

テンプレート

入社承諾書は企業によって形式が異なりますので固定されたテンプレートというものはありません。基本的には読み進めながら必要事項に記入していけばいいので、それほど難しく考える必要はないでしょう。入社承諾書に必要な事項としては連絡先や生年月日、住所などが挙げられ、これらはどの企業のテンプレートでも共通していることが多いです。

また最後には自署での署名が必要であり、サインをすることで入社承諾書は効力を発揮します。これらはすべて自署で書かなければなりませんので、必ず自分で書き上げるようにしましょう。他人に書いてもらうと入社承諾書が無効になってしまう可能性もあり、最悪の場合は入社できないこともありますので注意が必要です。

入社承諾書の日付は?

入社承諾書には日付の記載も必要であり、日付が書かれていないと無効になってしまう可能性もありますので注意しましょう。入社承諾書は非常に重要な書類ですので、たとえ日付であっても空欄のまま提出することは許されません。空欄で提出してしまうと企業に対して失礼になってしまいますし、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いので注意しましょう。

また入社承諾書はすべて自署で書くことが大切ですし、いつ入社に承諾したのかという事実も重要です。日付を改ざんされてしまうと入社承諾書の信憑性もなくなってしまいますし、最悪の場合は無効になってしまいます。入社承諾書は細部までこだわって記入することが大切ですので、日付についても正しい書き方を知っておきましょう。

提出する日付

入社承諾書に記載する日付は記入した日付ではなく、企業に提出する日付を記入しますので注意しましょう。記入した日付を記してしまう人が多いですが、これは間違いですので注意が必要です。正しくは企業に提出する日付であり、郵送の場合はポストに投函する日付を記入するのが正解です。

郵送の際には受付印などでいつ出したかがわかりますし、受付印と入社承諾書の日付が合っていないとマナー違反としてマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。また入社承諾書を郵送する際には添え状が必要になりますが、添え状についても日付の記載が必要です。添え状に記載する日付も作成した日ではなく、提出する日になりますので、入社承諾書と日付を合わせるようにしましょう。

初回公開日:2018年02月23日

記載されている内容は2018年02月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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