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就活の書類郵送の添え状の書き方・例文|手書き/紙の選び方

更新日:2020年08月20日

就活で使用する添え状とはどんなものかご存じでしょうか?就活では企業に書類などを郵送する際に、添え状と呼ばれる書類を同封して送る必要があります。添え状を同封して提出することは、就活の基本マナーですので、しっかりと覚えておきましょう。

就活の書類郵送の添え状の書き方は?

就活ではさまざまなマナーがあり、マナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまい、評価も下げられてしまいます。就活では面接などの対策に力をいれがちですが、注意すべきはそれだけではなりません。

面接以外のマナーも評価の対象となっており、企業に履歴書などを郵送する段階からマナーはチェックされています。就活の最初の関門となるのは書類選考であり、企業に履歴書を郵送で提出します。それ以外にも企業に対して書類を郵送する機会は多く、このときに必要になるのが添え状です。

添え状は企業に対して書類を郵送する際には絶対に必要なものですし、提出する書類と一緒に添え状を同封して企業に郵送するのは基本的なマナーでもあります。添え状の書き方は提出する書類によって異なっています。それぞれの書類別での添え状の書き方を正しく理解しておきましょう。

履歴書

履歴書を企業に対して提出する際には、基本的には添え状には履歴書1部と記入しておけば問題ありません。履歴書は正式名称ですし、通称ではありませんので添え状での表記を変える必要はありません。

また就活で使用する履歴書は、基本的にはどんな形式のものでも問題ありませんので、特別に何かを記入しておかなくても大丈夫です。就活で使用する履歴書としては、市販の履歴書が一般的ではありますが、市販されているものでもさまざまな種類がありますし、販売元などによって項目などの詳細は違っています。

また市販のもの以外には、新卒の大学生であれば大学指定の履歴書を使用することもできますし、パソコンなどで自作した履歴書を用いても構いません。添え状に必要な情報は書類の種類と枚数だけですので、履歴書の場合は形式問わず履歴書と記し、提出する部数を記しておきましょう。

成績証明書

就活では履歴書だけではなく、企業から成績証明書の提出を求められる場合もあります。新卒の就活の場合は学校を卒業することを条件に内定契約を結びますし、卒業することができなければ企業に就職することはできません。

学校の卒業が就活における前提条件ですので、成績証明書の提出を求める企業は多いです。成績証明書もそのままの名前で正式名称ですので、添え状に記す言葉も成績証明書で問題ありません。企業によっては成績証明書を複数枚求める場合もありますし、原本ではなくコピーでも可としている場合もあります。

複数枚の場合はその部数を添え状に書きますし、コピーでも可の場合は、コピーの場合に限って(コピー)と記入します。コピーであるにも関わらず、(コピー)と記されていないと、マイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので注意しましょう。

誓約書

就活では企業から誓約書が送られてきて、それにサインをして返送する場合があります。もともとは企業から送られてきた書類に対して返送する場合でも添え状は必須ですので、忘れずに同封するようにしましょう。

就活では自身から送る、企業から起きられてきたものを返送するなど、場合に関係なく企業に対して書類を送る場合には添え状が必要になります。誓約書を添え状に書く場合は、何の誓約書であるかを明記しておく必要があります。

就活で企業が提出を求める誓約書としては、入社誓約書などが多いですが、企業によっては別の誓約書の提出を求める場合もあります。添え状では何の書類を同封しているかを正確に記入する必要がありますので、誓約書についても正式名称で記すようにしましょう。

応募書類

就活で企業に対して郵送する書類は履歴書をはじめとしてさまざまなものがあります。応募書類は履歴書を含めたさまざまな書類の総称ですので、添え状に応募書類とだけ記入して企業に提出するのはNGです。

応募書類は大まかな括りであって、詳細な内容を示すものではありません。応募書類と呼ぶ場合でも履歴書の場合もあれば、エントリーシートの場合もありますし、成績証明書などを応募書類と呼ぶ場合もあります。

また就活では企業に送る書類は必ずしも一回で一種類というわけではなく、一回の郵送で複数枚の書類を提出する場合もあります。応募書類と漠然と絞ってしまうと、本当に必要なものがあるかどうかわからなくなってしまいます。添え状には応募書類と書かず、それぞれの正しい名称を記入していきましょう。

入社承諾書

就活中に企業に送る書類としては入社承諾書が挙げられ、これを送る場合も添え状が必要になります。入社承諾書は正式名称ですので、基本的にはそのまま記入して問題はありません。稀に企業によって名称が異なる場合もありますので、その場合は企業の書類の表記に合わせて添え状に記入する内容も変えていきましょう。

入社承諾書は名前が変わったとしても効果は同じですし、よく考えてから提出する必要があります。また入社承諾書と内定承諾書は同じ意味であることが多いですが、入社誓約書については別物として考えましょう。前者二つは内定を確定させるものですが、後者については何の効力もない場合が多いので、間違えないように注意が必要です。

就活推薦状

就活では自身でエントリーする企業を選び、選考を進めていく方法もあれば、教授など誰かの推薦によって選考を進めていく場合もあります。推薦で選考を受ける場合には、推薦状が必要になりますので、企業に求められた場合はそれも提出しなければなりません。

添え状に推薦状を記入する場合は、基本的には単に推薦状と記して問題はありません。推薦状は就活以外にも進学などの際にも使用されるものですので、それらと使い分けるために便宜上就活推薦書と呼んでいる場合が多いです。

就活推薦書は正式な名称ではなく、あくまで使い分けるための名称でしかありませんので、添え状に記入してしまうと間違いになってしまう可能性があります。マイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので、充分に注意しましょう。

就活で使う添え状は手書きすべきか?

就活では添え状の作成が必要になりますが、これをパソコンで作成すべきか手書きで作成すべきか悩んでしまう人は多いです。結論から言えば、添え状は手書きでもパソコン作成でも問題はありません。

企業への挨拶文と封筒に同封している内容物さえ書かれていれば、形式についてはそれほど問題にならない場合が多いです。ただ手書きにしてしまうと、字の上手い下手によって印象が変わってしまいますし、文字が読み取れないなど不具合が起こってしまう可能性もあります。

添え状は正しく内容が読み取れることが大切ですので、パソコンで作成する方が無難です。手書きで作成しても問題はありませんが、効率化を図るためにもパソコンで作成するのがです。

就活時に使う添え状の例文は?

就活で使用する添え状の例文としては以下のようになります。

「時下貴社ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。早速ではございますが、以下応募書類について同封しておりますので、ご査収、ご確認のほどよろしくお願いいたします。記 履歴書 1部 以上」

添え状ではまずは時候の挨拶から入る必要があります。いきなり本題を切り出すのは失礼ですし、添え状の目的としては企業への挨拶も兼ねています。挨拶が終わり、本題に移れば封筒に同封している書類について記入していきます。何の書類が入っているかを記す際には、必ず「記」と真ん中に付け、そこから同封している書類について記入していきます。何が何部入っているかを記せば、最後には必ず以上をつけて締めるようにしましょう。

就活で使う添え状が必要なケースといらないケースは?

初回公開日:2018年01月29日

記載されている内容は2018年01月29日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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