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研修報告書の書き方・研修報告書のテンプレートと文例

更新日:2020年03月11日

社会人になれば、一度は経験するであろう研修報告書作成という試練。最初から完璧に書ける人はそう多くないと思います。難しくて憂鬱になりがちなビジネス文書ですが、書き方のポイントさえ押さえれば、誰の目にも留まる高評価の研修報告書が作れます。

社会人のスタートは研修から

入社式を終えると新入社員研修が始まります。そして各部署へ異動になり、その後も実務研修、スキルアップ研修、外部研修、管理者研修など待ち受ける研修は様々です。企業がこのような研修をするのには、知識・技術・利益・意欲の向上を目指すという意図があるため、結果が伴わなければなりません。研修は会社発展と社員のスキルアップに重要な要素と言えます。

今回は、社員研修にはつきものの研修報告書で高評価を得るための書き方をご紹介します。報告書の書き方次第で、社内での評価はグンと上がります。

研修報告書はなぜ必要なの?書くことの意味とは

研修を受けたら、内容を理解して実践し成果を上げることが必要です。そのため会社側は、それができるかどうか知る必要があります。新入社員の新人研修や入社2~4年頃に実施するスキルアップ研修などでは、提出された研修報告書の書き方によってその人を判断します。経費が発生する外部研修は、最終的に投じた経費より成果から生まれる利益が上回ることを目的とします。書くことで研修を振り返り自身のスキル向上にもつながります。

研修報告書とは、会社側には人の適性を知るひとつの材料となる重要なものです。正しい書き方で、伝わる報告書を作りましょう。

社内研修は評価に直結します

社内研修では、会社の理念に基づいて作られたプログラムが用意されています。ビジネスマナーの基本から直接的な業務に関わるもの、昇進のカリキュラムなどがあり、ほぼ強制参加になります。

社内研修の研修報告書の書き方のポイントは、いかに理解出来ているかにあります。研修中に講師が強調する箇所などはチェックしておきましょう。また、万一理解が難しかったり、わかりにくい研修と思ったら、書き方を駆使して『どこが』『なぜ』分かりにくかったのかを具体的に伝えることで研修そのものの見直しに役立ちます。

外部研修は事前の下調べがカギになる

社内研修の他に、外部委託研修という専門業者に依頼するケースが増えています。専門業者の研修では、自社で持ち合わせていないノウハウが学べたり、自社一色になりがちな体制よりも柔軟な育成ができるというメリットがあります。当然ながら、外部講師への報酬を支払いますから、会社側は経費が掛かる分それ以上の成果を期待します。

外部研修のときの研修報告書の書き方のポイントは、学んだ知識を成果に結びつけられる思考を記述できるかどうかというところです。そのために研修前に下調べをして、自分なりのテーマを持って臨むことが理想的です。

研修報告書の書き方次第で同期と差をつけられる

どのような書き方をすれば研修報告書を最後まで読んでもらい、他の人より一歩リードできるでしょうか。研修報告書を書く目的は『その人の適性を知る判断基準』『学んだことを成果に結びつける』ことです。そのためにどのような書き方をするのかを考えていきます。

報告書と聞くだけで苦手意識を抱える人は非常に多いのが現状です。しかし、ちょっとした書き方の工夫で、読みやすく中身の充実した仕上がりになります。書き方次第で「良いじゃないか」と高評価を得られるチャンスです。

読み手を想定して書き方を考える

研修報告書を読むのは、人事部担当者、人事部長、配属上長など間違いなく社内の人です。1枚の用紙に書かれた報告内容でその人を評価します。だからと言って、A4用紙びっしり文字を並べても、何枚もの書面を提出しても何も伝わらず、逆に評価を下げてしまいます。短い言葉で伝えたいことを理解してもらうことで、その研修報告書は高い評価を得られます。

そのような研修報告書を書くためには、読み手をしっかり想定して書き方の一つ一つを工夫して、オリジナルな内容のものにします。

ビジネス文書の基本は、起承転結と5W2Hです。研修報告書に当てはめると、

『起』結論
『承』結論の裏付けや結論までの経緯など
『転』問題提起や提案など
『結』今後の見解や対策など

となります。

5Wは、「いつ・誰が・どこで・何が・なぜ」
2Hは、「どのように・いくら」

となります。これらを踏まえて、読み易く伝わりやすい研修報告書を作ります。

書き方ポイントの第一段階は終了すぐのメモ!

研修報告書は、勢いで書いてもなかなか意図は伝わりません。書き方ポイント第一段階では、まず思いつくままに紙に書き出してみましょう。頭の中を整理整頓して箇条書きで、より多く書き出すことが大事です。研修で強調していたこと、繰り返していた言葉や強く表現した言葉はその研修のキーワードです。

また、自分の感じたことも書き出しましょう。学びがどのように活かせるか、新たな提案などもあると良いです。日時や場所、講師の名前など時間が経過するにつれて記憶は曖昧になりますから、終了したらすぐに手帳やスマートフォンに記録を残しておくことをお勧めします。

報告書を書くのは後日であっても、この箇条書きの書き出しは研修報告書を濃厚なものに仕上げる材料になります。記憶がはっきりしているうちにしっかり書き込んだメモは、必ず救世主になってくれます。

書き方ポイント第二段階では伝え方が試される

書き方ポイント第二段階は、たくさん並べた箇条書きを精査して、伝わりやすい言葉に置き換え、見方や考え方を文章化していく作業です。

社内研修の研修報告書の場合、記載する必須項目は上から順に『提出日時』『宛先』『所属部署、氏名、捺印』『タイトル』『日時』『講師氏名』『内容』『所感』となります。

外部委託研修の場合は、上から順に『提出日時』『宛先』『所属部署、氏名、捺印』『タイトル』『日時』『場所』『参加費※自費の場合のみ』『テーマ』『講師氏名』『内容』『所感』『添付資料』となります。

組み立てがイメージ出来たら、研修報告書を作成してみましょう。表現方法や言葉選びを工夫します。書き方に迷ったら、もう一度箇条書きをじっくり読み返すと研修直後のことが蘇ります。

最後まで読みたくなる研修告書、書き方のコツ

たくさんの社員から提出された研修報告書に目を通す際、手に取った時に見易いと感じるものと読み始めた時に読み易いと感じるものは、最後まで読んでもらえる上、印象にも残ります。そんな研修報告書を提出できれば、評価は格段に上がります。どうすれば見易くて読み易くなるのか、書き方のコツを覚えておきましょう。

・タイトルを研修名にすると一目瞭然
・一文を短くして主語と述語を近くに置くことで言いたいことが伝わりやすい
・声に出して読み、一定のリズムでまとまっていると読み手が読み易い

ついやってしまう間違いに注意!

研修報告書の書き方でやってしまう間違いがいくつかあります。一生懸命作った研修報告書でも、書き方を間違えればよくない印象が残ってしまいます。では、どのような間違いがあるのでしょうか。

・専門用語や難しい言葉ばかりを使う
・感想文のように思ったことだけを並べる
・ネット記事などのコピペ

研修報告書は、専門知識のある人だけが読むとは限らないため、誰が読んでもわかりやすく伝わることが重要です。感想を知りたいのではなく、研修で得たものを業務に活かしてほしいと考えていますから、何らかの提案が入っていると意欲的だと捉えてもらえます。ネット記事そのままの引用はすぐに見透かされます。

直属上司は最良のアドバイザー

初回公開日:2017年08月02日

記載されている内容は2017年08月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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