Search

検索したいワードを入力してください

指示書の役割と書き方|指示書にイラストを入れる際のポイント

更新日:2020年10月02日

指示書って一体何のことでしょう?指示書とは、一般企業や医療現場など、様々な現場で使われている、指示・命令を伝える文書のことを言います。今回は、指示書の書き方、その目的、注意すべき点の紹介です。それでは、ページを開いて行くことにしましょう。

指示書の役割と書き方は

今回は、指示書の役割と書き方の紹介です。指示書とは一体何なのか?まずそこからスタートすることにします。そして、指示書の目的と役割、注意すべき点、書き方等について言及していくことにします。

指示書にも多くの種類と書式があります。自営業の方には耳慣れない言葉ですが、ビジネスマンとして将来多くの部下や部署を統括するようになった時は、知らないとまずい、重要な書類の名称です。それでは、指示書について出来るだけ分かり易く解説していくことにします。

そもそも指示書とは

そもそも指示書とは一体何でしょう?指示書とは、仕事の上での業務内容を相手に伝達し、どのように業務をこなせば良いかの方法を指示する文書を指します。命令である場合もあります。相手とは、社内向けの場合は自社の社員、取引先の場合は他社になります。そして、伝達先の相手のことを意識して具体的で簡潔な文章で記載しなければなりません。

指示書の書き方、一体どこを気をつければ良いのか?何を記せばよいのか?考察していくことにしましょう。

いの一番に指示書でやっていけないのは指示の漏れを防ぐことにあります。「聞いていませんでした。」では指示書の意味がありません。内容を伝達する前に問題があってはならないのです。指示内容を伝える相手を明確にしなければなりません。

様々な場面で必要になる指示書

指示書はひとつの会社の中での業務指示、命令、もしくは取引先との業務の指示内容を説明するものです。その中でも特に注意しなければならないのは、医療現場での指示書です。かつて○○病院である事故、事件が起きてしまいました。点滴一本が患者の命を奪ってしまったのです。

病院側の応対は大変です。病院の存続に関わる大問題になってしまいました。ある患者さんに対する点滴一本の指示書が命に関わることがあるのです。指示書において不注意や油断という言葉は禁物です。

指示書は責任という、とても重たい言葉を背負おうことになります。

これは大袈裟な表現ではなく、最近の病院ではバーコードを使用しての確認や「貴方のお名前を言ってください。」など、本人確認を何重にもします。命に係わることですから、医療現場での指示書は特に大きな意味を持ちます。

指示書の種類

一般的な会社で使用される指示書には、業務指示書、製造指示書、残業指示書などがあります。病院や医院での指示書は、訪問看護指示書、事前指示書、歯科技工指示書があります。どの場合も指示書=命令と解釈しなければなりません。社会における秩序を守るために必要不可欠なものなのです。

自社用、他社用その目的も内容も異なってきます。けれど、そこにはいくつかのルールがあります。それを順守しないと指示書の意味が全くなくなってしまうこともあります。それでは、指示書の実際を説明していくことにしましょう。

社内用の指示書の書き方

まず、社内向けの指示書の書き方から説明します。
社内向け、自社用の指示書の場合でも、注意すべきポイントがいくつかあります。重要なのは

① 全社・社員全てに向けたものなのか
② 特定の部署宛てのものなのか
③ 特定の人物・個人に宛てたものなのか

まず、この3つを明確にしなければなりません。誰に、どこの部署に宛てたものかという判断が出来なければ、その意味は無くなってしまいます。更に、受け手の置かれている立場や状況を十分考慮して送付することが大切です。

気をつけるべきポイント

自社向けの指示書の中での重要なポイントは、まず宛先を明確にする必要性があることはご理解いただけたことと思います。関係のない個人や部署にまで指示書が送付されると必要のない混乱を社内に引き起こすことに繋がってしまいます。

指示書はまず宛先を冷静に判断することから始めてください。全く無関係な人が業務を開始してしまったり、当事者が自分のことではない、と勝手に判断してしまうこともあります。記載の仕方に十分な注意を払わないと、それこそ本末転倒になってしまいます。

自社向けの指示書を出す前に、確認すべきこと

もう一度、自社向けの指示書に関して、おさらいします。

●宛先は明確ですか
●無関係な人が宛先に含まれていませんか
●指示書の指示内容が簡潔に記されていますか
●問い合わせがあった場合、連絡先(TEL等)が明記されていますか
●指示内容は曖昧な表現で綴られていませんか
●指示内容の期限はしっかり書かれていますか
●資料を添付する場合、分かり易く整理されていますか

しつこいようですが、指示書とはそれほど大切なものなのです。少しの油断が社運を左右し兼ねない重大な問題を招いてしまうこともあります。

箇条書きにする

一番やってはいけないのは、ダラダラと長文で書いてしまうことです。文章が長くなると主語と述語が分からなくなって、何を伝えたいのか全く理解できなくなってしまうこともあります。書いている本人でさえ分からなくなってしまうこともあります。指示書とはボリュームではありません。

明確に簡潔に記すことが重要です。日本語での仕事は英語ではworkやjobと綴られます。けれど、指示書で言う指示とはタスク(task)のことを言います。タスクとは作業、勤務のことです。単なる仕事ではなく「課せられた仕事」という意味を持ちます。

課せられた仕事を相手に伝えるためには、箇条書きにすることをお勧めします。そうすることで、伝えられた相手もタスクを整理しやすくなり、何をしなければいけないかが、一目瞭然、理解出来るのです。

伝言ゲーム

貴方は子どもの頃「伝言ゲーム」というのをやった経験はありますか?幼稚園や保育園では定番のゲームです。最近は、認知症防止のために老人ホームでも採り入れられているそうです。パーティーなどでやると、その場が盛り上がります。

ルールは簡単で、チームが一列に並び、スタートの人がお題の言葉を司会者から受け取り、隣の人へ小さな声で耳打ちして行きます。ヒソヒソ話の要領です。伝達する言葉は短い単語ですが、10人、15人と進んで行くと、全く違った言葉に変わってしまうのです。

その変化を驚き楽しむという単純なゲームですが、情報の伝達がいかに難しいかを学ぶゲームでもあります。リンゴが終いにはゴリラになってしまったり、というのが伝言ゲームの醍醐味です。

指示書にも同じことが言える

指示書は音ではなく文字で伝達するものですが、今まで述べてきたような理由から様々な誤解、曲解が生まれてしまいます。伝達されている相手が、自分なのか他人なのか指示書が送付された時から正確さを把握しないと、飛んでもないことになってしまいます。

指示書の内容は単なる仕事ではなく「課せられた仕事=タスク」ですから、一字一句間違えてはいけないのです。例えば、期日が一日ズレていただけでも業務に重大な支障を与えてしまいます。伝言ゲームに通じるところがありますね。

主観や思い込みも悪影響を及ぼします。伝えたいことを冷静に客観的に記載することに注意を払ってください。指示書は伝言ゲームではありませんから、より注意を払うことが大切です。

テンプレートと様式を説明します

重要なのはレイアウト

初回公開日:2017年10月13日

記載されている内容は2017年10月13日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

Latests