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辞任届の役割と辞任届の書き方|役員/取締役/代表取締役が書く際の注意点

更新日:2020年10月02日

代表取締役や執行役員の立場で辞任を考えると辞任届を書かなくてはなりません。一般的な社員と違い、多くの責任がある立場です。どのような書き方で、辞任届を書くと良いのでしょうか。辞任届の書き方を役職によって詳しくご紹介します。

代表取締役・執行役員の辞任届

代表取締役や執行役員になり、辞任する時は、責任の度合いが違います。やはり、責任を取る立場にありますから、簡単には書けません。十分に考慮し、そのうえで辞任を決意した時、どのような書き方で辞任届を記載するのがベストなのかをご紹介します。

辞任届の役割とは

取締役や監査役の役員は辞任届の書き方が違います。執行役員以下ですと、一身上の都合などで辞めたいタイミングで申し出る事ができます。しかし、取締役や監査役は株主総会で株主から任命されら立場です。定款で特別な取り決めが無い限り、取締役の任期は二年間で監査役は四年間とされています。

取締役と監査役は登記事項なので、任期途中で辞任する場合登記事項の変更が必要になります。変更手順は、所轄の法務局において会社の登記事項変更の手続きをする時、取締役や監査役の辞任届を添付する事が義務付けられています。そのため、取締役や監査役が任期途中で辞任する場合は辞任届が必要になります。

一般的な従業員の場合は、株主から任命されていませんから辞任届は退職届でも代替えができます。大きなトラブルを起こした時は、辞任届の代わりに社長に対して進退伺いを提出しても問題ありません。

代表取締役の辞任届の書き方と注意点

代表取締役は会社法において会社を代表する権限を保有すると定められています。裁判の判例によっては、取締役会議決事項で代表取締役が、独断で実行した場合も訴訟で追認されることもあるでしょう。代表取締役は強い権限があることがわかります。辞任届の書き方は、辞任の理由を「一身上の都合より」で明記してかまいません。

辞任の詳細を書く必要はなく、無難な書き方で問題ありません。大切なのは、代表取締役だけを辞任するのか、代表取締役と取締役をを辞任するのかを明記する必要があります。

辞任を明確にする

なぜ、役職を詳しく書く必要があるのでしょうか。代表取締役を辞任すると代表権を返上することになります。よって、社長から会長に昇格するケースも考えられますし、社長から取締役に降格する場合もあります。きちんと記載をしないと明確にならないので、記載が求められています。辞任届の書き方は、自分の住所氏名を記載し、氏名の隣に自分の実印か会社の実印を押します。

ここで、自分の実印を使う場合は登記変更手続きに印鑑登録証明書を添付しましょう。提出先は会社宛となり、辞任届を書いた日付が取締役や監査役を辞任した日になります。

辞任届を書く際の注意点

辞任届を書き方は、辞任理由を書きます。辞任理由は「一身上の都合により」で問題ないとお話ししました。代表取締役なのに、一般的な書き方でいいのか疑問を感じますが、これは代表取締役に対しては、会社を経営するにあたり善管注意義務が課せられています。代表取締役を辞任した後に何らかの理由で株主総会が開かれたとします。

その時、代表取締役としての責任が問われます。また、証拠書類として代表取締役の辞任届が法廷へ参考書類として提出されます。一身上の都合と記載されていれば後日問題が発生することはありません。正しい記載をしなければと、辞任理由を事細かに書いてしまうと代表取締役としての責任を取ることになり、会社に対して損害賠償金を支払うことも考えられます。

そして、代表権だけを返上するのか、同時に取締役も辞任するのかも明確にしておきましょう。事業の失敗で責任を問われ、取締役に降格するケースもあるので注意が必要です。

監査役や取締役の辞任届の書き方と注意点

代表取締役の辞任の書き方はわかりました。取締役や監査役が任期途中で辞任する時はどのような書き方にするのでしょうか。書き方は、代表取締役の時と同じく「一身上の都合」でかまいません。例えば、病気になり仕事を続けるのが困難な場合も具体的な書き方はせず、一身上の都合で問題ありません。辞任届に記載した日付が正式に取締役と監査役の辞任する日付となります。

辞任届の提出先は、会社名もしくは会社名と代表取締役宛としましょう。辞任届には住所氏名を記載し、印鑑を押します。取締役と監査役については実印の義務付けはされていませんが、後々トラブルになる場合を想定して、実印を押すのが一般的になっています。

辞任届を書く際の注意点(取締役)

取締役が辞任届を書く時は「一身上の都合により」と記載します。会社法では取締役に対しては、善管注意義務が課せられています。代表取締役の時と同じように、後日会社が大きな金額の特別損失を計上した時など、株主から株主代表訴訟を提起されることがあります。このような時に、詳しい内容を記載した辞任届が見つかると、会社に損害を与えたと思われたり、強引に事業を進めていたなどと勘違いされ、裁判で判断されることになりかねません。

こうした責任追及から回避するためにも、無難な一身上の都合によりが最適と言えるでしょう。なお、取締役は任期満了で退任する場合は、辞任届は必要ありません。

辞任届を書く際の注意点(役付け取締役)

取締役副社長や専務取締役が、副社長や専務から辞任をしたい場合があります。その時は登記変更の手続きはありませんから、社長宛に辞任届を提出するだけで終わります。副社長や専務を辞任したい日付を明確に記載して、取締役会議事録に解任日付を記載した書き方で問題はありません。

辞任届を書く際の注意点(監査役)

監査役の任期は法律で4年間と決められています。それだけ監査役の存在は重要視されているとわかります。一般的に、株式上場企業の監査役が任期途中で辞任する場合、その会社は営業不振や何らかの問題があると考えられます。そのような事態であっても、辞任の理由は「一身上の都合により」で記載するのが無難な書き方です。

監査役は取締役会における議決権はありませんが、法令で監査役は取締役の業務執行を監査する責任を負っています。もし、株主代表訴訟が提起された場合、監査役が取締役の業務を監査していないと追及されるでしょう。そのような時に、一身上の都合にしておけば責任追及される理由となりません。後々の事まで考えると、一身上の都合と明記して辞任届を提出しましょう。また、監査役も任期満了で退任する場合は辞任届は必要ありません。

社外の役員の場合は?

会社によっては社外取締役や社外監査役のケースがあります。非常勤で雇われている場合も、責任は取締役や監査役と変わりません。この場合の書き方も辞任の理由は「一身上の都合により」と無難に記載しましょう。

執行役員の場合は?

従業員の立場で働く執行役員は、辞任届の差出先は上司や取締役、代表取締役社長となります。書き方は同じく「一身上の都合により」で記載するケースがほとんどです。実行役員の辞任届をもって会社の退職届にする場合は、明確な日付を記載しましょう。執行役員の場合は法務局への届け出は必要ありません。

ですから、実印や認印を押す必要もありません。また、印鑑登録証明書を用意する必要もありません。執行役員は取締役ほどの責任を法律上はありません。しかし、裁判によっては執行役員も会社の代表と判断されるケースもあります。このような事態を考えると、一身上の都合によりと記載した書き方をすると訴訟リスクが減ります。

辞任届の書き方がわかった

代表取締役と監査役の辞任届の書き方はわかりました。どのような立場の方でも「一身上の都合により」と記載することが無難だとわかりました。やはり、立場が上になるほど責任も多く追及されます。後々の事まで考えると、とても便利な言葉です。辞任届は詳しく書かないことがポイントだとわかりました。さまざまな理由で辞表を書く決意を決めた時、次へのステップがスムーズになるように、正しい書き方を覚えて下さい。

初回公開日:2017年08月16日

記載されている内容は2017年08月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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