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職種別営業報告書の書き方と例文|同行報告書/訪問報告書/会議報告書

更新日:2020年10月02日

会社などでは、さまざまな場面で報告書の提出が求められることになりますが、所定の様式が確立されると報告書作成の負担や時間が軽減されます。報告書の書き方をマスターし、文例等のパターンを知ることで、すばやく、中身のある報告書を作成できるようになりましょう。

職種別営業報告書の書き方と例文

営業に携わる人は、自身の業務において、そのまとめとして営業報告書を作成する必要があります。その中には業務報告書、出張報告書、訪問報告書、同行報告書、会議報告書など様々な種類があります。

営業マン/ウーマンは営業先回りやそのための資料作り、時には接待と忙しいのに一々報告書を書くなんて、時間の無駄だ、なんて思っている人も多いのではないでしょうか?しかし、実際、営業報告書を作成する事によるメリットは大きいのです。まずは営業広告所の役割をしっかり理解したうえで、営業報告の書き方を紹介していきます。

営業報告書の役割

営業報告書は、仕事の過程、又は成果をその仕事の度に上司に提出するものなので、上司はあなたの行動を把握し、後にあなたの仕事の成果を評価する際の参考としても役に立ちます。

報告書を何度も書くうちに、いつの間にか手抜きの報告書になってしまったり、コピー・ペーストを繰り返し、意味の無い報告書を作成するようになってしまっていたら、襟を正す必要があります。あなたの評価に直結するからです。また、効率的で内容のある営業報告書の作成はあなたの営業成績の向上に繋がるものです。

営業報告書作成のポイント

業種別に様々な報告書がありますが、これらの報告書を作成する際には、共通するポイントがあります。

1.所定の様式で作成する
2.目的を明確にする
3.事実を体系的に構成する
4.簡潔で読みやすい文章にする

1. 所定の様式で作成する

報告書は、日付、標題、報告者名、本文、備考、別添などの欄から構成されており、会社所定の様式が定められている場合もあります。

仮に会社所定の様式が無い場合でも、営業目的に沿った様式を作成し、その様式に統一して作成しましょう。報告書を作成する効率もあがるうえに、上司にとっても読みやすい営業報告書になります。

また、初めて報告書を作成する場合は、まず先輩社員が書いたものを参考にすると多くのヒントを得ることが出来ます。

2. 目的を明確にする

どういった目的の業務で、それを達成するための営業活動であるという事を明確にさせる事が、まずは一番大切です。目的を明確にしたら、営業活動の効率が上がるし、長期営業活動を要する場合や、目的を達成することに困難が生じた場合に、客観的に自分を分析できる手段となります。

3. 事実を体系的に構成する

目標を明確にしたあとは、それに向けての活動を、体系的に構成した報告書の内容とすることを心がけましょう。正確なデータを記載したり、調査資料等を正確に記載することで今後の営業方針の決定にもつながります。体系的な報告書は営業活動を分析するためにも大きく役に立ちます。

4. 簡潔で読みやすい文章にする

報告書は、仕事を行う毎に上司に提出します。上司にすぐに内容を把握してもらえるように、簡潔かつ順序良く要点を得た報告書の記載に心がけます。また、自身の活動の反省や今後の方針を考えるうえでも、簡潔で読みやすい報告書の方が効率的で良い報告書であることは明らかです。

営業報告書の種類

営業報告書には様々な種類がある事は上述しましたが、ここで、いくつかの種類の営業報告書の書き方について種類別に簡潔にまとめてみました。

同行報告書

同行報告書とは、ある目的のための活動に対して同行し、その活動内容を報告するためのものです。

例えば会社役員の工場等の現場見学に同行する、或いは新人研修に同行するといったものです。具体的に、いつ(日時)、どこに(場所)、どんな目的で同行し、出席者、実施した内容等は必須項目です。時系列に活動内容を記載すると分かりやすい報告となります。課題や問題点を発見し、その対策等を盛り込むとより評価の高い報告書となります。

訪問報告書

訪問報告書は、営業として顧客先に訪問した際の詳細を報告するものです。具体的に、日時、訪問先、目的、取引先との打ち合わせやお客様のヒアリング内容などを詳細に書きます。 訪問先が複数ある場合は1件ずつ、状況を報告します。課題や今後の対策、取り組みなどについて書くことも大事です。再訪予定や次回の準備等、書くべき課題は多いです。

訪問報告書をしっかりと書くことは、営業の結果を大きく左右する事でしょう。良い訪問報告書を書くことで、訪問のリビューと対策を目標達成のために活かしましょう。

会議報告書

会議報告書とは、いわゆる議事録です。会議名、日時、場所、出席者、議事内容等を記載します。会議の経過と結果を簡潔に要点を外さずに書くように心がけます。箇条書きを使い、会議の要点が分かりやすいよう見出しをつけると効果的です。会議資料等、添付物があった方かより具体的な会議報告書ができます。

初回公開日:2017年08月04日

記載されている内容は2017年08月04日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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