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週報の書き方と例文・職業別の例|システムエンジニア/事務/コールセンター

更新日:2020年10月02日

組織で仕事をしていくうえでさけては通れない「週報の書き方」についての記事です。週報と一口に言ってもシステムエンジニアならどう書くのか、営業なら、アパレルなら、と職種により書き方は少しずつ異なります。それぞれの職種においての書き方をご紹介しています。

週報とは

組織で仕事をしていくうえで大切な「週報」ですが、みなさんはどのように取り組まれていますか?ただ提出するように言われているから書いてるのでは、もったいないことをしていると言えます。週報はみなさんの仕事の味方であるとも言えるからです。

週報の書き方

週報の役割は所属組織全体で仕事の進捗状況を共有することです。上手く組織で共有するためには書き方のポイントがあります。

書き方のポイントの1つ目は、仕事の進み具合、遅れ具合、トラブル、トラブルへの対応、結果、今後の提案の計7点を書くことです。上司が見たときに何をしていたのか、何が起こったのか、との結果どうなったのか、ということが一目で分かるようにするためです。

書き方の2つめのポイントは、当然ですが、日付をきちんと記入すること、正しい文章で記入すること、事実をきちんと記すこと、計3点について気を付けることです。週報は時として、しかるべき資料として提出しなければならないときがあります。そんなときに、日付が間違っていたり、日本語が曖昧であれば、信憑性がなくなってしまいます。

そのため、週報を書くときは上記の7点と正しい日付と日本語で書くことが重要です。

例文

では具体的な書き方を書いていきます。まずは一般的な書き方として書いてみます。以下は例文です。

週間報告書
報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

表記について以下の通り報告致します。

○月○日(月)
朝会議にて先週の業務報告
グループミーティングにてイベント進捗状況確認

○月○日(火)
企画部へサンプル200個納品

○月○日(水)
オリジナル商品開発会議

○月○日(木)
イベント企画書提出

○月○日(金)
サンプル予算書提出

報告事項

発注しておりましたサンプル商品に問題点が見つかりました。商品にロゴを入れるスペースがないということがサンプルを見てわかりました。デザインの変更が必要になったため、予算を改めて組直し経理部へ再提出致しました。

以上が書き方です。

職業別の週報の書き方例文

週報の書き方についてまず一般的なものを書きましたが、週報の書き方は職業によって様々なポイントがあります。以下では、システムエンジニア、事務、コールセンター、アパレル、営業という5つの職業についての週報の書き方のポイントについて書いていきます。

システムエンジニア

まずはシステムエンジニア向けの週報の書き方です。ポイントは何を取り扱っているのか、何が起こったのか、その結果どうなったのか明確に書いていくこと、それに加え、専門用語を使いすぎないことです。以下は、例文です。

週間報告書

報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

○月○日(月)
△△社アプリの開発ミーティングにてユーザ認証部分の再確認
    
○月○日(火)
新人プログラミング研修の社内研修講師として登壇
確認テストの結果全員合格
△△社アプリのユーザー認証部分の開発
    
○月○日(水)
×社ゲームサイトの不具合対応
クレームにはならず
            
○月○日(木)
△△社アプリ開発チーム社内会議にて認証部分の開発進捗状況報告
  
○月○日(金)
×社ゲームサイト担当チームにて不具合報告にて情報共有

報告事項
△△社アプリのユーザー認証部分の開発は現在70%完了しました。
×社ゲームサイトにて不具合が一週間で10件報告されました。
対応後、不具合の問い合わせはございません。
尚、この件についてのクレームは報告されていませんでした。

以上がシステムエンジニア向けの週報の書き方です。

事務

次に事務職の週報の書き方についてですが、書き方のポイントはルーティーンの仕事もきちんと書くことです。「こんなことまで。」と感じるかもしれませんが、自分がしていない仕事についてはわからないことが多いものです。
以下例文です。

週間報告書

報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

○月○日(月)
○商事の伝票処理
施設担当者会議にて会議室修繕予算話し合い

○月○日(火)
会社ロゴ打ち合わせ

○月○日(水)
新卒採用打ち合わせ

○月○日(木)
創立100周年パーティーチームミーティング

○月○日(金)
施設担当者会議にて会議室修繕予算決定

報告事項
会社ロゴについては社内でデザインを募集することになりました。
締め切りは3週間です。
プロのデザイナーに依頼するより、より当社オリジナルという意識を共有することが目的です。
会議室修繕予算が決定しました。
創立100周年パーティーで各ホテルに見積もりを依頼しています。

以上が事務職の週報の書き方です。

コールセンター

次にコールセンター向けの週報の書き方です。この職種の特徴はクレームを扱うことが特に多いことです。いつ、何が起こったのか、原因は何なのか、どう伝えたのか、その結果どうなったのか明確に書いていくことです。以下例文です。

週間報告書

報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

○月○日(月)
以前放送された通販番組で購入した掃除機が使えなくなったとクレームがありました。
いつごろ放送されたものか伺ったところ5年前に放送されており、同時期に購入されていたとのことなので、返金はできない旨をお伝えしました。
    
○月○日(火)
アナウンサーのファンだから会いたい、どうすればいいのかと入電があったので、お取次ぎはできないと伝えました。
    
○月○日(水)
秋のラジオイベントについてお問合せがありました。
詳細がまだ決まっていない旨を伝え、随時ホームページが更新されることを伝えました。            
○月○日(木)
火曜日に連絡してこられたアナウンサーのファンを名乗る方から再度入電がありました。
再度お取次ぎできない旨伝えました。
この件受付にも申し送りました。
  
○月○日(金)
秋のラジオイベントについて別のお客様から再度お問合せがありました。
まだ詳細が決まっていない旨お伝えしていますが、お問合せが多いため、ラジオ部にこの件伝えました。

報告事項
アナウンサーのファンは日報でも提出しました通り、高橋と名乗る女性です。
受付、警備にも申し送りました。
ラジオ部にも問い合わせが多いため、今後何かお伝えできる情報がないか確認しております。

以上が例文です。他の職種と異なるのは、文章で時系列に書いているところです。クレームが多いため、きちんと共有できる資料として書くことが重要だからです。

アパレル

次にアパレル向けの週報の書き方について書きます。アパレルの週報の書き方のポイントは店舗の売れ行きと仕入れと出勤スタッフ数を書くことです。以下書き方の例文です。

週間報告書

報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

○月○日(月)
スタッフ4名出勤
売上○円
    
○月○日(火)
スタッフ3名出勤
売上○円
    
○月○日(水)
スタッフ5名出勤
売上○円
            
○月○日(木)
スタッフ4名出勤
商品掲載誌入荷
売上○円
  
○月○日(金)
スタッフ5名出勤
来シーズンのスが入荷
売上○円

報告事項
水曜日には近くに映画館がオープンしたことから、来客の増加を予想しスタッフを増員したところ、やはり来客が増加し売上が上がりました。
新規顧客が増える見込みです。

以上がアパレルの週報の書き方の例文です。

営業

最後に営業向けの週報の書き方です。

書き方のポイントはどんな企業とやり取りしているのか、なんのプロジェクトを担当しているのか第三者から見て明確な書き方をすることです。以下は、営業向けの書き方の例文です。

まずはシステムエンジニア向けの週報の書き方です。ポイントは何を取り扱っているのか、何が起こったのか、その結果どうなったのか明確に書いていくこと、それに加え、専門用語を使いすぎないことです。以下は、例文です。

週間報告書

報告期間:○年○月○日(月)~○年○月○日(金)

○月○日(月)
営業チームミーティング
△社プレゼン資料
    
○月○日(火)
△社訪問
    
○月○日(水)
営業連絡会議
            
○月○日(木)
新製品CM撮影サンプル納品
  
○月○日(金)
新製品広告会議

報告事項
新製品についてはCMと広告を検討中です。

以上が営業向けの週報の書き方です。

上手に週報を書こう!

初回公開日:2017年07月24日

記載されている内容は2017年07月24日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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