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出金伝票の書き方・出金伝票が使える場面|交通費・接待交際費

更新日:2020年10月02日

会社で働きはじめると様々なシーンでお金の清算が必要になりますが、会社によっては予め現金が渡されている場合と建替えておいてあとで清算する場合がありますが、何にお金を使ったかを明らかにする必要があります。今回は清算に必要な出金伝票の意味と書き方をご紹介いたします。

出金伝票とは?

出金伝票の書き方そのものはさほど難しくありません。経験則によった機械的な書き方であればすぐにでも覚えることができます。

しかし、本当にそれだけでいいのでしょうか?

出金伝票の書き方を覚えるメリット

出金伝票は会社の経営上、重要な意味を持って作成されています。それらを理解して出金伝票を作成するのか否かで経理部門や上長の印象もだいぶ変わってきますし、経費に対して意識を持っていることもアピールできます。

そして何より、会社の日々の運営方法についての知識を得ることで、将来独立開業や副業などを始めるための自己啓発に繋げることもできます。

出金伝票は書き方一つで色々な気づきを私たちに与えてくれる面白い書類なのです。

出金伝票の書き方から学ぶ会社経営の世界

「独立するつもりも無いし、会計と言われても自分は経理部じゃないから、間違っていなければ書き方なんてどうでもいいよ・・・」と感じられた方もいるでしょう。

しかしグローバル化の現在、会社は厳しい価格競争の戦場で世界を相手に戦っており、現場レベルでもコスト意識を持つことを求められますし、管理職になれば財務諸表への知識・理解も必要ですが、いきなり財務諸表を理解しろと言われても予備知識のない状態ですぐに覚えることができるものではもありません。

そこでまず、出金伝票の書き方を通じ、質疑応答を繰り返しながら会社内部のお金の知識を広げていくことが大切です。

もしあなたが新たに管理職を選ぶときに、日ごろから出金伝票の書き方一つとっても会社の経理に積極的に参加し、コスト意識を持ち経理の知識を蓄えている人と「必要になってから覚えます。」という受け身な人のどちらを選ぶでしょうか?

提出した出金伝票はその後どうなる?

日々作成されている出金伝票は会社経営の上でどのような意味をもち、どのように処理されていくのか理解できているでしょうか?

事業部内での出金伝票の処理方法

会社に入り日々業務を行っていくと取引先への交通費や手土産代、書類作成のための文房具代など細々とした支払が生じます。この支払のために、いちいちお金を管理している経理部まで現金を貰いに行くのは非常に面倒ですし、なにより業務に支障が生じてしまいます。

そこで会社では、事業部ごとに会計係を決め、予め少額の現金を渡して管理させています。この小口現金管理を『定額資金前渡法(インプレスト・システム)』と言います。

会計係は提出された出金伝票の使用用途(科目)と金額に問題が無ければ預かっている小口現金で清算します。会計係はその現金の支払を記帳し、月末に経理部門に残額と取引内容を報告します。その後、経理部門から使用した分の金額が補充され事業部内での手続きは完了します。

出金伝票は会社の経営にも関わります

会社経営の見地から見ると、出金伝票は『管理会計』と呼ばれる経営に関する重要なデータを構成する要素になります。

経理部門は、各事業部から出金伝票などのデータを提供してもらい、売上・原材料費・販売費及び一般管理費などを把握して、当期の経営状況を表す『損益計算書』という財務諸表を作成します。経営者や取締役などは、こうしたデータを基に事業計画や目標を立案していきます。

この様に出金伝票は会社の経営や事業方針に関わる重要な書類です。漫然とした書き方を行っていい書類ではありませんし、経営者や取締役など経営に密接に関係している人たちが、雑な書き方をしている社員を信頼することは決してありません。

出金伝票の書き方とは

実際の出金伝票の書き方を見てみましょう。出金伝票はにシンプルな伝票なので、書き込む項目は多くありません。

出金伝票として成立させる書き方として、

(1)支払日
(2)支払をした相手
(3)支払った金額
(4)支払の目的や内容

の4つが明記されていることが必要とされています。

上記の4つに関してはさほど迷うこともなく記入できると思いますが、注意するところは以下の2つの書き方です。

・コード:支払先ごとに割り振られた番号で、あとで支払関係を整理しやすくするために付番されています。

・勘定科目:この支出がどういった用途で使用されたかを表すもので、移動のための電車賃であるならば旅費交通費、社用車のガソリン代なら燃料費、文房具などは消耗品費、客先への手土産は接待交際費など細かく規定されており、会社の規則によっても書き方が異なるデリケートな項目です。

この2つの書き方は会社ごとにルール化されていることが多いため、会計係や経理担当者に確認すると良いでしょう。正確な経費計上のためにはルールに則った出金伝票の書き方が不可欠ですので、わからない時は無理に記入せずに会計係または経理部門の人に書き方を問い合わせたほうが無難です。

出金伝票の書き方ひとつで大違い!その支出は会議費か?接待交際費か?

出金伝票の勘定科目は極めて重要な項目になっており、経理部はこの経費がどの勘定科目に該当するのか日々頭を悩ませています。

特に判断に悩むのが『会議費』と『接待交際費』の出金伝票の書き方です。

取引先と食事をしながら会議を行った場合などは、どちらにも当てはまりそうに思えます。この場合は出金伝票の金額で書き方が分かれます。

会議であまりに高額な食事は不自然と考えられ、一人の飲食代が5000円以上であれば接待交際費になり、5000円未満であれば会議費に該当すると規定されているからです。

でも、科目は違っても結局は経費なんじゃないの?

結局は同じ経費なのにこんなに明確に分ける必要があるのかと思いませんか?

実は接待交際費を計上できる金額は、会社の形態・資本金の額によって制限があります。

個人事業主の場合は全額を経費とできますが、資本金5億円以上の親会社がいない資本金が1億円以下の中小企業の場合は、交際費の上限は800万円までとなっており、800万円を超えた接待交際費は1円も経費にすることができません。資本金1億円以上の会社はさらに厳しく、接待交際費の内の飲食費に限り半額までしか経費とすることができません。

法人の場合は、会議費か接待交際費か微妙なものはできるだけ会議費に該当するようにしたほうが有利になります。これを知らずに、一人あたりの飲食代が5000円以上の出金伝票を提出してしまった場合は、どんなに丁寧な書き方をしてあっても、どんな理由があってのこの金額の出金伝票を起票したのかと質問されることでしょう。

出金伝票はこんなときに使える!

出金伝票は書き方一つで多くのシチュエーションに対応できる汎用性の高い書類です。主に以下のようなシチュエーションで使用することが多くなっています。

交通費について

取引先やセミナーなどの参加にかかる交通費です。移動方法に関しては主に就業規則に定められており、無制限で使用できる訳ではありません。規則外の移動にかかった費用などは清算してもらえないことが多いです。

近年は電子マネーの普及により領収証の貰えない取引が増えており、出金伝票の使用が高まっています。交通費に関してはその筆頭になります。あまり多様してはいけませんが、出張時で領収証をなくしてしまったときなどの代替手段としても使えますので、会社員でも個人事業主でも書き方を覚えておいて損はありません。

各種経費の支払にも使えます

出金伝票は、商品仕入や各種経費の支払から給与や保険料の支払まで、会社の経理上の取引で対応できないことがありません。

会社の経理上の取引は主に以下の様なものがあります。
・販売手数料:商品などを販売してもらう仲介者への手数料
・広告宣伝費:商品などを売り込むための広告・宣伝にかかる費用
・接待交際費:営業上の接待等に使った金額
・旅費交通費:業務や出張に必要な交通費・宿泊費
・通信費:郵便や携帯・固定電話の使用料
・水道光熱費:業務上使用した水道・ガス・電気代
・賃借料:建物・土地・機械などの賃借料
・保険料:火災保険・損害保険などの財産を守るための保険の保険料
・荷造費:ダンボールに緩衝材など出荷の際の梱包作業にかかる費用
・運搬費:商品などを販売する際の発送費用
・見本費:商品などの見本の提供にかかる費用
・保管費:商品などの保管にかかる費用
・消耗品費:少額(主に10万円未満)の事務用品などの購入代金
・修繕費:機械・建物などの有形固定資産の維持費・管理費・修理代金など

経費として認められない範囲に注意

初回公開日:2017年07月26日

記載されている内容は2017年07月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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