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出張報告書の役割・書き方と例文・良い例と悪い例

更新日:2020年10月02日

出張すると書くことになる出張報告書。会社でフォーマットが用意されていれば問題ありませんが、一から書くとなると戸惑います。ここでは、出張報告書の書き方を例文、ポイントを詳しくご紹介しています。読み手にわかりやすい出張報告書の書き方を知りたい方は要チェックです。

出張報告書の書き方や例文がわかる!

出張をすると書く出張報告書。出張をされたことのある方はご存知だと思います。しかし、また一度も出張に行ったことが無く、出張報告書を作成したことが無い方は書き方がわからない事があります。

会社によっては決まったフォーマットが用意されており、初めて書く人にもわかりやすくなっているケースもあります。しかし、フォーマットも無く、一から考えて書くとなるとかなりお悩みになることでしょう。出張報告書は出張する度に書くことになるので、以下でご紹介致します要点をしっかりと押さえてスムーズに書けるようになりましょう。

出張報告書とは何?

社会人になると、仕事の都合で出張に行くことがあります。そんな時、書くことになるのが「出張報告書」です。出張慣れしている人なら簡単に書けますが、初めての人は戸惑います。そもそも出張報告書とは何か、上手な書き方はあるのか例文を参考にしながらご紹介します。

出張報告書の役割とは

そもそも出張は会社からの指示で、行き先や内容はある程度わかっているはずです。なぜ、出張報告書を書かなければいけないのでしょうか?

出張報告書の役割は、大きく分けて2つあります。出張での業務内容や成果を知らせる為です。そして、もう1つは出張に同行していない上司やメンバーなどが状況を把握するためです。出張報告書を見て、今度何が必要かを考え仕事を進めていく役割もあります。

出張報告書の上手な書き方

わかりやすい出張報告書を書くためには、構成と具体的に記述する項目が必要です。全体のイメージは「誰が、いつ、どこで、何を」がポイントになります。この4点を記述することで、報告書を読んだ人が内容を整理しやすくなります。初めて書く人は、このポイントをベースに考えて報告書の書き方を学びましょう。

次に、具体的に記述する項目があります。
1.「出張者名」実際に出張に行った人の名前、同行者もあわせて全員の名前。
2.「日程」出張に行っていた期間。
3.「出張先」出張で行った場所。
4.「目的」何のための出張か、顧客訪問や顧客商談など。
5.「内容」出張で何をしてきたのか。
6.「所見」必ずではありませんが、自分の意見を記載します。

まとめ方

出張報告書は、5W1Hを意識して書くとわかりやすくまとめられます。5W1Hとは、「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」の意味です。報告書を見た人が出張先のバックグラウンドをイメージしやすいような書き方が大切です。長々とした文章で書くのではなく、ポイントを絞って事実を簡潔にまとめるながら書きます。そのために、帰ってから思いだせるように出張時の出来事をメモしておくと便利です。

また、出張の目的を意識した内容で書くことが大切です。例えば、出張先で予期せぬ事態や予想を超えた良い結果を出せる事があります。この時、報告書には予想を超えた成果ばかりを書きたくなりますが、出張の目的を達成できたのか、問題や課題は無かったのかを振り返り書くといいでしょう。本来の目的を意識して報告書を作成するのがベストな書き方です。

出張報告書の注意点

文章を書く時にもいくつかの注意点があります。「ですます調」と「である調」を混同しないことです。集中して一気に書き上げた後は見直しをし、混同した書き方になっていないかチェックします。

そして、助詞の重複も避けます。同じ助詞が3回以上続くと、文章が読みにくくなるので、文章を分割したり構成を見直します。文章には句読点が大切で、「。」や「、」は必ず入れましょう。目安としては、15文字程度で句読点を入れると読みやすくなります。うっかりして、句読点を入れずにいると誤って違った意味に誤読される場合もあります。

このような点に気を付けて文章表現すれば、出張報告書がより読みやすく伝わりやすいものになります。

できる文章表現の書き方

出張報告書は出張で得られた成果や課題を会社に提出する書類です。出張から戻ったら早く作成して提出しなくてはいけません。会社や上司が何を知りたいかに絞ることが出張報告書の書き方のコツです。出張から戻って時間が経過すると、記憶もあいまいになりがちです。また、提出される側も早く報告を聞きたいと思っているので、すみやかに提出しましょう。

そして、出張先でおこった失敗やミスも必ず記載します。この部分は隠したくなりますが、正直に書くことで、今度の対策を取りやすくなります。あくまでも報告書なので、失敗やミスも隠さず記載することが出張報告書の本来の目的です。

出張報告書が完成したら、必ず読み返しましょう。完璧に書けたと思っても誤字・脱字があるかもしれませんので、何度か読み返してチェックしましょう。書き方に自信が無い場合は、誰かに見直してもらいアドバイスを受けましょう。

出張報告書に経費は記載する?

会社で出張報告書のフォーマットが用意されている場合はその指示通り記入しますが、一から出張報告書を書く場合は出張報告書に経費の項目を入れる必要があります。経費の項目は出張報告書の一番下に書くのがスマートな書き方で、報告する優先度はあまり高くないので最終項目で書きます。経費の項目を一番最後に記入することで、読み手にとって読みやすくわかりやすい出張報告書になります。

参考になる書き方の例文

1.出張報告書
2.〇〇○○様
3.報告日:平成〇年〇月〇日
4.報告者:○○課 ○○○○
5.出張期間 自 平成〇年〇月〇日 至 平成〇年〇月〇日
6.出張目的 関西地区得意先回り
7.同行者  ○○課長(役職順に)
8.資料の有無  有
9.出張を終えましたので、下記の通り報告いたします。
10.〇月〇日 移動 ○○駅■■ホテル宿泊、〇月〇日 ○○会社訪問、〇月〇日 ○○会社訪問、〇月〇日 ○○会社訪問、〇月〇日 ○○移動
11.報告事項:日頃お世話になっている関西地区の会社を廻り、下記の業務を行った。(・〇〇〇・〇〇〇・〇〇〇など内容を箇条書きで記載。)
12.成果:
13.所感:(必ず必要ではありません。伝えたいことがあれば1文程度にまとめて書く)
14.<必要な経費項目>・移動した日・○○駅~○○駅・移動した手段・宿泊費○○円・交通費○○円
※添付資料がある場合は、最後に日付・タイトル・ページ数を書く。資料にはわかりやすいように、ページ数を明記して番号を表記します。

要旨の書き方

初回公開日:2017年07月28日

記載されている内容は2017年07月28日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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