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職歴証明書とは?|作成依頼方法・書き方・依頼文書の作り方

初回公開日:2017年07月25日

更新日:2020年03月09日

記載されている内容は2017年07月25日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

職歴証明書は会社に勤めていた事を証明する書類で、作成を在籍していた会社の総務部に申請をして発行してもらいます。作成をする時には必ず記入する事と、必要があれば記入する事と記入する必要がない項目があります。依頼文書では自分をアピールして、会社に熱意を伝えます。

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職歴証明書とは

職歴証明書は国家試験の受験時や転職時に必要になる書類で、該当の会社に勤めていた事を証明する書類です。職務経歴証明書と呼ばれる事もあり、就職をする時に一緒に書く職務経歴書と名前は似ているが全く異なっています。職歴証明書は会社に在籍をしていた事を、証明するものです。

同じような証明をするものとして、在籍証明書があります。証明する内容が職歴証明書とはほとんど変わらず。フォーマットが同じになっている事があります。在籍証明書は1つの会社に1枚発行するが、職歴証明書は複数の会社での職歴を証明する場合に職歴証明書と言います。

職歴証明書は難しくない

依頼文を書く時のポイント

職歴証明書と聞くと難しいイメージをする人がいるが、基本的に証明書であるので求められた事実を記載するだけです。

ただし事実である事が最も重要であるので、正確な在籍期間が分からない場合は必ず在籍していた会社に問い合わせをして確認をします。証明書の内容が完璧になるようにして、作成を行っていきます。

依頼文書も基本的な作り方があるので、参考にしていけば難しく考えなくても作成が出来るようになっています。新しい職場が決まるように、自分のアピールを積極的に行っていきます。

依頼文書を書く時の注意点

企業にもよるが採用担当者は1日数十通から百通も超える履歴書や職歴証明書を見ているので、数が沢山ある中からこの人に会いたいと思ってもらえるようにしないとなりません。そのためには、応募者との違いをアピールをしていく事が大切です。

添え状は自己アピールするにはうってつけのツールであるので、マニュアル通りの内容にならないようにする事と主観的で自分勝手な内容にならないようにする事が重要です。自分自身の長所やキャリア等を振り返ってみて、書き終わったら誰かに読んでもらって感想を聞くようにすると良いです。担当者に自分の熱意が伝わる書き方をした書類を、作成していきます。

依頼文書の書き方

履歴書が必要になる場合は、添え状に自己PRや志望動機を記入する場合があります。証明の用途の場合は、添え状はシンプルにして挨拶と提出書類だけの内容を記載します。

挨拶文は簡単にまとめて、拝啓または謹啓で書き始めて時候の挨拶で書き始めていきます。要件を書いたら、敬具または敬白で締めます。用紙の最後には、以上と書く事を忘れないように注意が必要です。

テンプレートがネット上に多く公開されているので、活用すると便利です。
一般的には、手書きよりもパソコンで作成をする事が多いです。

英語で職歴証明書を作る

提出先が海外の企業である場合は、英語では職歴証明書を発行しないといけないです。英語の場合は、在籍をしていた会社がフォーマットを用意していない事が多いです。英語での証明書は日本語と同様に様式が定まっていない事が多く、必要事項を必ず記入してあれば証明書として認められます。

おおむねのレイアウトとしては用紙の上部にヘッダーとして証明をしたい人の名前と住所と発行日等を記入してその下にタイトルがきます。会社のレターヘッドがある場合は使用をして、海外での証明はレターヘッドを使用しないと公式の文書としてみなされない事が多くなっているようです。

このレターヘッドとは、企業や公的機関等の組織専用の書簡用紙の上部にある組織のシンボルマークやロゴタイプや連絡先等が印刷されている部分の事になります。タイトルの下に本文として証明内容を記述するが、内容は証明したい人の氏名で会社名で入社年月日で退社年月日で役職の順番に記述をしていきます。用紙の下部には会社の情報を記載するが、社印ではなくて必ず代表者のサインを記入してもらうのが一般的です。

英語の証明書は日本のように表形式の証明書は使われる事は少なく、日本用のテンプレートを英語にそのまま置き換えたものは使用が出来ないので注意が必要です。

休職期間は記入する必要があるのか

会社に在籍をしている時に、怪我や病気等で長期間働けなくない状態になり長期間休職をした場合は職歴証明書に記入する必要があるか疑問に思う人もいます。

指定されているフォーマットがあり、そこに休職期間を記入する項目があれば必ず記入をします。記入をする項目がない場合は、備考欄に休職期間を記入します。会社に作成の依頼をした場合は、記入をしてもらったものを発行します。

この時に発行された職歴証明書をみて、記入漏れがないか確認をします。もしも抜けている場合は、会社に問い合わせを行います。休職の理由は特に記入する必要はないが、提出先から聞かれる場合もあります。万が一聞かれる時のために、直ぐにこたえられるようにしておきます。

この時には、休職はしていたが現在は問題がないのでしっかりと働ける事をアピール出来るトークを準備すると休職していても採用されやすくなります。

職歴証明書で基本的には記入不要になる項目

職歴証明書が特に定められていない場合は、記入をする事が不要な項目があります。それは給与や年収等の収入関連と退職理由とアルバイトの職歴等で、聞かれた場合には答えられるようにします。このため、直ぐに答えられるようには準備をしておくと良いです。

職歴証明書をフォーマットで必要であれば記入する項目

職歴証明書鵜をフォーマットで記入する時に必ず必要な項目には、証明される人の住所を記入する事があります。証明される人の生年月日と在籍していた会社で所属していた部署名や職種についてや、在籍をしていた会社で行っていた職務の業務内容や正社員と派遣とパート等の雇用形態や休職期間等のその他は記載する必要のある時に記入をします。これらの事は必要のある時だけ記入をするので、必ずではないです。

職歴証明書の必ず記入する項目

職歴証明書を記入する時に必ず記入をする項目は、証明される人の氏名と発行した年月日とその会社に入社した日から退社した日でつまりその会社に在籍していた期間です。他には在籍していた会社名を記入をして、在籍していた総務部に提出していて会社の社印を押してもらいます。社印が押してないと証明にならないので、必ず在籍をしていた会社の総務に提出をする必要があります。

公務員の職歴証明書の様式

職歴証明書を公務員に就職をする場合には、自治体ごとにフォーマットが指定されている事が多いです。記入の内容によっても細則が定められている事が多いので、複数の提出先に同じ内容の職歴証明書を提出しないように気を付ける必要があります。フォーマットが指定されている場合は、必要事項を自分で記入をしたら会社の総務部に持っていき社印を押してもらいます。社印が押してあることが、証明になります。特に指定されていない場合は、パソコンと手書きのどちらで行っても問題ないです。

職歴証明書の様式

職歴証明書には特に決まった書き方はないが、通常は会社で決められているフォーマットが発行されます。提出先によっては指定されたフォーマットの提出をしないといけない所もあるので、必ず確認が必要です。

職歴証明書の作成依頼はこうする

職歴証明書を発行してもらうには、在籍をしていた会社の総務部や人事部に申請をして発行をしてもらいます。退職をする時に雇用保険被保険者証や健康保険資格喪失証明書等の関連書類の一式を受け取るので、この時に職歴証明書も一緒に発行をしてもらえるように依頼をしておくと手間が省けます。

職歴証明書の書き方

企業には指定の履歴書や職歴証明書に合わせる場合は、サイズをそれらに合わせる必要があります。手紙の体裁であるので、ですます調で書くのが基本です。

勤務先や退社した会社の悪口は書かないようにする事で、苦労話を書く場合にはそれを通じて何を得たのかを結論に書くようにします。だらだらと長い文章を書くのではなく、文章は短くして社内用語は避けて簡潔に書きます。

職務経歴書をうまくまとめる

職務経歴書の意味と、書き方などについて説明してきましたが、これらをうまくまとめることによって再就職の際もスムーズに進めることができるでしょう。

職務経歴書は自分が今までしてきた仕事を相手に詳しく伝えることができる唯一のツールですので、見やすくわかりやすい文章で仕上げていくと、相手にも良い印象を与えることができるでしょう。

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