Search

検索したいワードを入力してください

稟議書の書き方と必要項目・フォーマット/テンプレート例

初回公開日:2017年08月17日

更新日:2020年05月30日

記載されている内容は2017年08月17日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

物品の購入から接待、出張など。社内で承認や許可を得る様々なシーンで出てくるのが稟議書です。慣れないうちは書き方も難しく、作成に時間をとられて苦手意識を感じる方も多いのではないでしょうか。そうした方へ向けて稟議書の書き方や応用的な活用方法等をまとめてみました。

稟議書の書き方のポイント

稟議書の書き方のポイントは他部署の方の視点を意識することです。直属の上司だけでなく関連部署の責任者にも承認を得る必要があります。また、実際の手配や処理を別の担当者が代行する場合、彼らにも提案の必要性をわかってもらう書き方にすることも大切です。

稟議書の書き方と受け取る側の視点

稟議書を承認するのは裁量をもった責任者です。そうした人たちは専門外・他部署の仕事についても社内の全体像を把握しておく必要があります。

というのも責任者になると、企画の立ち上げから仕事に含まれるようになるためです。ときにはクライアントに会社の状況を説明し、参加してもらうよう説得することが必要になります。そうしたときに稟議書で把握しておいた情報が役立ちます。たとえば新しい機器類や設備などを導入した場合、企画の目玉になることもあるかもしれません。

とはいえ他部署の仕事や状況を一から学ぶのは時間がかかります。稟議書はそうした手間を省き、社内の情報を共有できるツールの役割もかねています。そうした観点から簡潔でポイントを押さえた書き方を心がける必要があります。

稟議書に必要な項目

稟議書の書き方を考える上で大切なのは、承認や判断に必要な項目をおさえているかです。それらの中には用途を問わず共通する項目と内容に応じて変化する項目とがあります。

共通する項目

・件名
端的な書き方がよいでしょう。

・詳細 
承認する人が一読して分かるように用途、背景などを簡潔に書きましょう。

・金額

・資料情報
可能であれば印刷して添付しましょう。複数ある場合はホームページのリンクを載せるなどの方法も良いでしょう。
 
・時期
例えば特定の時期に向けて新製品をPRしたい場合などは、タイミングがとても大切です。購入を自分の部署でできない場合などはそうした意図も分かるような書き方が必要です。

・備考/補足
提案内容の効果やメリット、注意すべきことなどを記載する必要があります。書き方の指定がない分、説得力を持たせるためにもっとも力を入れたい場所です。

・承認のサイン欄
直属の上司や関連部署の責任者など承認・決済をする担当者用です。

内容に応じて変化する項目

・機器類のスペック
おもに物品購入や設備の導入などの場合。同じものを購入するにしても部署や担当者ごとに大切にするポイントが違います。こちらのねらいや意図を提示することでイメージのすり合わせを行いたいところです。稟議書には情報共有の目的もあるため、そうした書き方を意識してみましょう。

・相手先の情報など
接待などの場合は相手先の情報も必要です。どのようなつながりの方で何を話し合うのかなど簡潔に記載しておきましょう。

稟議書のフォーマットやテンプレート例

基本的に稟議書は社内文書です。そのため行政・社保・税務関係の書類のように外部から既定されたフォーマットは存在しません。それぞれの会社の書き方のルールにしたがって記入しましょう。

社内で指定のフォーマットがない場合でもインターネットを検索すれば様々なテンプレートが見つかります。管理部門の方であれば自社のスタイルに合わせてカスタマイズしても構いません。これから作る場合は、書き方のマニュアルやテンプレートを作ってあげると親切かもしれません。

稟議書の文例集

以下、接待に関する稟議書の書き方の例です。

件名:□□社の〇〇さんの接待について

詳細: 
お疲れ様です。☓☓です。
今週△△日にいらっしゃる□□社の〇〇さんの接待を以下、行いたいと思います。

〇〇様は☓☓年に企画している□□の件でお世話になっており、打ち合わせをかねての
ものとなっております。

つきましては決済をよろしくお願いします。
 


接待先
□□社 ☆☆部〇〇様
 
日程 □□月△△日 

場所 〇〇屋
予算 〇〇円 

企画についての資料を添付できればベターですが部外秘の情報などもあるかと思います。また資料が長すぎて手間をとらせるのも良くありません。たとえばイベント企画などの打ち合わせの場合はA4用紙1枚のフライヤーなど、プレスリリースで出しても良い範囲でおさめると良いでしょう。

用途別の稟議書の書き方

物品購入

件名:□□の購入について

詳細:
お疲れ様です。☓☓です。

□□の購入を以下、検討しています。

□□は月末に企画しているイベントの際、△△の周辺機器として必要になります。

つきましては決済をよろしくお願いします。



使用予定日: □□月△△日 

業者と予算: 
 ☆☆屋 〇〇円 
https://・・・

備考:
付属で充電器や接続用ケーブルが必要。会場を考慮してケーブルは◯メートル以上。

備考の書き方は様々です。上の例の様に付属品の追加注文でも、購入した機器類の他の部署での活用方法でも大丈夫です。また、商品の候補が複数あって絞りきれない場合などもうかがいをたてることができます。金額の欄には予算を記入し、備考に候補にしているリンクを乗せます。その上でコメントやアドバイスをあおぐ書き方にしましょう。

修理

件名:□□の修理について

詳細: 
お疲れ様です。☓☓です。

現在、☓☓部で使っている□□が△▲という状態のため、修理を検討しています。

つきましては決済をよろしくお願いします。



業者と予算 
☆☆(電気屋やメーカー名など) https://・・・

見積もり額
約〇〇円 

期間
1週間ほど

備考(経緯)
◯日にフリーズを起こして以降、画面が表示されない。再起動をしても同様。
販売元のメーカー☆☆によれば、△△が原因と思われるとのこと。

接待の稟議書に比べると少し書き方に注意が必要です。まず、修理してくれる業者さんに見積額と期間を確認しておく必要があります。たとえばプリンターなど共用で使う備品の場合、他の人の仕事にも影響が出ることが考えられるからです。また、可能な限りで故障の経緯と状況、見立てなどを記入しておく必要もあります。

稟議書の効率化

紙ベースでの場合

稟議書の目的は「社内での情報の共有と管理」にもあります。その観点を外れることがなければ書き方やフォーマットなどはある程度は自由です。

現に会社さんによっては稟議書を作らず、別なシステムで代用しているところも多いはずです。たとえば社員の立場が対等で、社長一人だけが上司兼管理部門という関係の場合。物品を購入する際は注文書という書き方で社長に承認をもらいます。

紙ベース以外の場合

社内連絡にチャットツールを用いるような会社さんであれば、紙ベースの稟議書は必ずしも必要ではありません。代わりにメッセージの投稿で済ませることもできます。書き方としては基本的な項目をおさえつつ短めにしましょう。読むほうがストレスならない文書の量を心がけましょう。

チャットツールは会話形式で過去の会話が流れてしまいますが、有料プランにしたり外部サービスと連携することで重要なメッセージを保存できます。そうした場合、起案となる投稿は簡潔にし詳細は別な文書に残すという書き方も考えられます。

物品を購入する場合は通信販売サービスを利用される会社さんも多いはずです。稟議書を「注文した物の記録を残す」という管理の観点で考えた場合は、注文用の会社のアカウントを作り履歴をたどることのほうが遥かに効率的になります。

稟議書のありかたとは

稟議書や社内文書の形式は、書籍やニュースを何で見るかという媒体の問題と通ずるところがあります。紙ベースの場合、資料作成や決済に時間がかかり保管にも場所をとるのがデメリットです。その一方で、一覧性があり外部からデータが削除される心配がないというメリットがあります。

稟議書をwebサービスやチャットツールで代行する場合、印刷や資料作成の手間を省き、検討の時間も短くなります。決済までスピーディーになることが大きなメリットです。その一方でデータの保管はサービスの運営元に頼ることになります。一定の量や期間を基準に、古いデータは削除されてしまう可能性は否定できません。また、数年前のデータをサルベージする作業は予想外に手間と時間がかかります。印刷機の有無や通信環境にも利便性を左右されるでしょう。

どちらにもメリットとデメリットがあり、それらを踏まえた上で自社のスタイルに合った形式を取り入れることをおすすめします。

稟議書の保管 管理部門の方へ

可能であれば決済された稟議書は、請求書や領収書などの控えと一緒に保管しておくと良いでしょう。問題が合った場合、当時の意思決定のプロセスや責任なども振り返って明確にできます。

さらに踏み込んだ使い方もあります。稟議書は言い換えればデータのストックです。それらを分析すれば、どのような事業に力を入れているのかという自社の方向性や大切にしている価値観など様々なことが見えてきます。そうしたデータを単に資料室の奥に眠らせているだけではもったいがありません。ぜひ今後の会社活動に役立ててください。

稟議書をうまく活用しよう

稟議書のスタイルから関わる人の立場など様々な観点から考えてみました。原則的には社内のローカル・ルールの文書である稟議書ですが、書き方や発想次第で一つの用途や形式に縛られず様々な使い方を応用できます。ぜひお試しください。

今の仕事を続けていいのか不安に感じる

「仕事は楽だし、楽しいけれど、本当にスキルがついているか不安…」と思われる方も多いのではないでしょうか?

じつは、転職の理由として「将来への不安」をあげる人は多く、転職理由としてもポピュラーなものなんです。

「転職すれば解決するのか分からない」「自分に原因があるかも…」

そう考えてしまうあなたには、マイナビエージェントに相談することをおすすめします。

マイナビエージェントなら、あなたの将来のキャリアプランや、習得すべきスキルまで相談にのってくれます。また、あなたのキャリアプランにあった職場の情報やスキルも教えてくれるでしょう。

もちろん、利用や登録は無料なので、悩みを相談するだけでも大丈夫!

まずは無料会員登録してみましょう!

Latests