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人事考課の書き方と例文|目標/コメント/評価の書き方

初回公開日:2017年09月11日

更新日:2020年03月07日

記載されている内容は2017年09月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

人事考課の経験がない人や途中から自分のいる会社が人事考課を始めたという人は目標の立て方がわからない、何を書いたらよいかわからないなどという人が多いです。人事考課とは何か、その目的や目標の立て方などをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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人事考課・人事考課表とは?

人事考課とは、従業員の所属している貢献度や業務の遂行度を会社の決まりや方針に従って評価をすることまたはその制度のことをいいます。

人事考課表とは内容は各企業により項目は異なりますが、「期待成果」「期待行動」「知識・技術」「勤務態度」などの項目からなり、企業が従業員の所属している部署の仕事に対して、どんな目標を持ち、どんな成果をあげ、企業に対してどんな貢献をしたのかを自己評価と上司の評価を記載した表のことをさします。

人事考課の目的とは?

人事考課の目的は、給与や賞与の金額を決定する際の評価の指標となるものになるものですが、目的はそれだけではありません。従業員が仕事に対して、目的を持って業務を遂行することで本人のモチベーションを上げる効果や企業側が会社が目指す方向性やその社員に何を求めているのかを提示することもできるのです。

仕事は個人で行うものではなく、チームワークが必要になります。同じチームの一員として会社が目指す目的や方向に対して、自分はどんな知識や技能を身に付けなければならないのかを考え目標を立て、達成に向けた努力をすることで会社全体のレベルアップを図ることができるのです。

人事考課には、給与や賞与の評価の査定だけではなく、会社の目指す方向に準じた明確な目標を与え、それが達成されることで個々のモチベーションを上げることもでき、企業全体のスキルアップを図ることができるという目的もあるのです。

人事考課の書き方と例文

人事考課というと自分が会社から評価されるという意識が強くなり、なるべく高い評価を受けたいと考えるのは普通です。当然、給与や賞与の査定に大きな影響があるので、その考えは間違いではありません。しかし、逆の視点で考えてみると、自分が会社に対してこれだけの貢献をしているということを正確に伝えることができるツールであるとも言えるのです。

人事考課を書くときの大切なポイントは、謙遜をして自分を過小評価せずに目標に対して、どんなアプローチをしたのか、会社の中や部署の中で自分はどんな役割を果たしたのか、どんな結果を出したのかを具体的に書き、会社に対して自分の実績をしっかりプレゼンテーションすることが大切です。

目標

人事考課は、会社での仕事ぶりについて会社から評価されるツールです。それと同時に人事考課の目的は、会社の方針や目指す方向を提示し、その人にどんな仕事をして欲しいのかを可視化することで同じ方向を見て目標を達成していくためのものでもあります。

人事考課で最初に大切になるのは期初の目標設定です。人事考課というのは、目標に対し、どんなアプローチでどんな行動をし、それによってどんな結果になったのかということを評価をするものだからです。

そして、目標は自分だけのものではなく、会社側が従業員に対してどういうことが出来るようになってほしいという部分もあるものなので、自分だけではなく自分を管轄している上司と相談し決めていきます。

この目標については、職種により内容は異なりますが、具体的な目標を掲げることが大切です。具体的には以下のような目標を立てるようにしてみましょう。

営業職など数値が重視される職種の場合の目標

人事考課で目標を決めるときに大切なことは、営業職であれば、売上目標 ○○万円(本年度実績比 104%) 顧客獲得数 ○○名(本年度実績比 103%)など今期の目標に対して何%増でいくらの目標にするというような具体的な数値が目標になります。人事考課を行うことが2回目以降なのであれば、前回達成できなかったことを目標にするということもあるでしょう。

どちらにしても前回は○○が達成できなかったので、達成できるようにするのではなく、金額目標や顧客獲得数など具体的な数字を入れた目標を立てるようにしましょう。

数値目標がない職種の場合の目標

数値的な目標がない職種の場合でも、目標とする内容はより具体的な内容を書くことが大切です。事務職などで、残業時間を減らすということが目標であれば残業時間を○○%以下にするとか営業事務などであれば、テレアポ件数目標○○件など自分が行っている業務内容を数値化し目標を立てるようにしましょう。

事務職以外の職業についても数値化ができるものであれば数字を入れた目標を立てることが望ましいでしょう。

接客業や介護職など数値化が難しい職種の場合は、自分には足りないと思うスキルや克服したい業務内容を具体的に書くようにしましょう。人事考課で自分をきちんと評価してもらうためにも目的意識を持って仕事に打ち込んでいることを示す必要があります。そのためにも具体的な目標が必要です。

「お客様に喜んでもらえるような仕事をする」ではなく「お客様に喜んでいただけるように何を改善するのか、何をするのか誰が見ても行動がわかる内容を書くことが大切です。

達成できたときのコメントについて

人事考課は、まず期初に達成したい目標を設定します。評価期間が終了すると、人事考課の用紙が本人に戻されるので、目標に対してどうであったのかコメント欄に自己評価をしていきます。コメント欄は目標が達成することができた、できなかったということだけではなく、どんなアプローチをした結果、どうなったという内容を具体的に書くようにしましょう。

例えば、顧客数獲得の目標を達成するために、前年度顧客が獲得できたエリアについて反応がよかったエリアと悪かったエリアを事前にリサーチを行った。

その結果、○○地区の反応がよかったため集中的にアプローチしたところ○○名の目標に対して○○人の顧客を獲得することができた。というように顧客を獲得するため(目標を達成するため)に何を行い、結果どうなったかということを詳細に、かつ簡潔に書くようにしましょう。

達成できなかったときのコメントについて

人事考課は、給与や賞与などの査定に影響するものです。目標が達成できなかった場合もただ達成できませんでしたというのではなく、うまくいかなかった原因を記載し、その内容を踏まえて次はどのような行動をしていきたいという内容を書くようにします。

例えば、新規顧客を獲得するために○○を準備して営業を行ったが、準備に時間がかかってしまったため訪問数を増やすことができなかった。その結果、○○件足りず目標を達成することができなかった。

来年度はその反省を踏まえ早めに準備をし、○○件以上の訪問を実行し○○人の目標を達成したい。というように失敗した原因はどんなことで、次回はどのような対策を取り、目標達成のためにどんな行動をとるかを書くようにしましょう。

失敗やうまくいかないことは必ずあります。ですが、失敗することで何がいけなかったのか、何が足りなかったのかを自分で把握することができます。その結果、今後の対策を練ることもできるのです。失敗したことでわかったこと、それについての今後の対策を書くことで、達成ができなくても意欲のあるプラスのコメントに変えることが大切です。

評価について

人事考課の評価には、自己評価と上司の評価があります。自己評価は文字通り期初に掲げた目標に対しての自分自身の評価です。自分が自分に対して行う評価なので遠慮せずに評価することが大切です。人事考課は、給与や賞与の査定に大きな影響を及ぼすものなので過小評価は禁物です。自分の仕事に対しては自信を持って評価するようにしましょう。

それに対して、自分の目標や自己評価に対して、上司のコメントや評価も記載されます。上司からの評価は自己評価とは異なることもあります。

しかし、上司のコメントや評価は客観的に見た会社での自分への評価です。自分ではよく出来た、努力したつもりであっても上司にはそう評価されない場合もあります。通常、人事考課は半年ごとに評価されるものなので、上司のコメントや評価を踏まえ、足りなかった部分や改善点を把握し次回の目標に役立て改善していくことが必要です。

人事考課と人事評価の違いとは?

「人事考課」と「人事評価」の違いは何なのでしょうか。現在では、「人事考課」も「人事評価」も給与や賞与などの査定をする際の指標に使うものとして同じような意味で使われていることが多いです。

しかし、「人事考課」は、賃金や賞与、人事処遇を目的として能力などの査定をする際に使用するもので「人事評価」は、賃金や賞与など人事処遇を目的としてではなく、遂行された業務や績などについて判断することというように意味を分けている場合もあります。

但し、厳密に「人事考課」と「人事評価」の意味の違いを把握し、使い分けることはあまり重要視されてはいません。意味の違いよりも「人事考課」の評価の対象になる項目をどう設定するかが重要なのです。

人事考課制度とは

人事考課制度とは業務を遂行するにあたり、目標を設定し、その目標に対して結果がどうであったのかを評価や査定をして、給与や賞与などに反映させる制度です。通常は、期初に本人と上司で面談をして目標を設定します。そのあと査定期間終了後に自己評価と上司による評価が行われ、それを元に給与や賞与などの査定が行われます。

しかし、従業員の仕事に対する意欲が低かった場合に、目標が低く設定されてしまう、目標が数値化できるものではなく具体的ではない場合、正しい評価がされないなど弊害が生じてしまう場合があります。そのため現在では人事考課制度が多様化してきています。では、実際に人事考課制度にはどのような種類があるのでしょうか。

目標管理(MBO)評価

目標管理(Management By Objective)制度とは、期初に従業員本人と上司で相談し、目標を設定します。その後、評価機関終了後に達成度を評価するという方式のものです。評価者が判断しやすくするため通常は具体的な数値による目標を設定します。

目標管理は、最初に従業員と上司で面談をして意見を出し合い、目標を設定してその内容についてお互いに合意します。従業員は、評価期間内に目標を達成できるよう行動し、業務を行います。評価機関が終了したら、そのプロセスと結果に対し評価を行います。

従業員の仕事に対する意欲が低い場合、目標を低く設定する、目標に関する業務以外のことは行わない従業員が出てしまうといったケースもあるため、業務に対する行動を観察し、必要であれば途中で目標の見直しの必要もあるとされています。

コンピテシー評価(制度)

コンピテシーとは、業務を遂行する能力が高い人の共通する行動特性のことをいいます。つまりコンピテシー評価とは理想とされる状態をコンピテシーモデルとします。その理想の状態の業務を行うために必要な内容、行動などを評価の基準や項目として人事考課の内容に組み込み評価する制度です。

コンピテシー評価のモデルとして設定されるのは思考特性ではなくあくまでも行動特性です。そして、その内容はあくまでも業績や成果に直接つながるものであることが必要です。具体的な行動について「行った」「行っていなかった」というはっきりした形で判断ができるので、評価者が異なっていても平等な評価が行えることができるというメリットがあります。

多面評価(360°周囲評価)

多面評価(360°周囲評価)とは、評価者が上司だけではなく部下や同僚、他部署の人間など複数の人を取り入れて評価する方法です。従業員本人と上司だけでは偏った評価になってしまう可能性もあるため、複数の客観的な意見も取り入れて評価したい場合に使われています。

この方法は人事考課のときだけではなく、業務態度などを評価を行う場合、評価される従業員も1人の上司だけの意見ではなく、複数の人の意見を聞く事ができるため、改善点についても受け入れやすいというメリットもあります。

複数の制度で評価する

上記で説明した通り、人事考課制度にはいくつかの種類の制度があります。会社や仕事の内容により特定の人事考課制度を利用して評価をしたほうがいい場合や、別の種類の評価制度を組み合わせることで、より公平な評価や仕事の制度や業績アップが期待できることがあります。実際に目標管理制度と多面評価を組み合わせて評価を行っている会社もあります。

上記の制度の内容を理解しておくと、自分が所属している会社がどの制度を採用しているかは人事考課表を見ればわかります。どのような目的でその制度が作られたのかということまで理解しておくと人事考課の際の役に立てることができるのではないでしょうか。

人事考課制度をスキルアップにつなげよう

人事考課というと自分の会社での評価や査定に使われているため、悪い査定にされてしまったらどうしようという不安を持つ人や、目標の設定の仕方や具体的にどういう目標にしたらわからず悩んでしまう人が多いです。

通常、査定のための目標設定は上司と行います。上司と意見交換をすることで、会社(職場)がどんなことができるようになって欲しいと思っているのかを知ることができます。会社が期待している内容がわかれば自分が向かう方向も見えてきます。同じベクトルで仕事をすることで自分の評価をあげるのと同時によりスキルアップにつなげることもできるのです。

人事考課は上手に利用しましょう

人事考課は査定に響くものなので給与や賞与の金額に直接影響を与えることがあります。しかし、仕事をしていく上で自分に必要なスキルや方向を確認することもできるのです。自己評価は過小評価せず、客観的評価は素直に認めることで自分にとっても会社にとってもよい結果につなげられるツールになるのではないでしょうか。

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