Search

検索したいワードを入力してください

ビジネスでの封筒の書き方とマナー|A4/宛名/横書き/手紙

更新日:2020年10月02日

あなたは間違った封筒の書き方をしていませんか?今回はビジネスにおける封筒の書き方のほか、縦書き、横書き、英語、お礼状などケース別の注意点をご紹介しています。ビジネスでもプライベートでも活躍する封筒の書き方をマスターして、ぜひマナーある大人を目指しましょう!

今回のテーマは「ビジネスでの封筒の書き方」

私たちは、あらゆる物事の細部にマナーを問います。忙しくてついつい怠ってしまうビジネスマナーですが、あなたの印象は表情や服装、態度や話し方、敬語などの言葉の使い方にとても表れます。今回は、あらゆるビジネスマナーの中から「封筒の書き方」に着目して、正しいマナーをご紹介します。

ビジネスにおいては重要な書類を送付する場面は多く、また私たちのビジネスにおいて毎日たくさんの量の封書が届きます。そこで、封筒の書き方のマナーを怠っていると、受取手にはあなたのビジネスマナーの欠如が伝わっています。

見られてます!あなたのビジネスマナー

重要なビジネスマナーの一つである「封筒の書き方」ですが、あなたは「とりあえず送ることができればいい」と思ったことはありませんか。それは、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などを通して、メッセージや連絡を送りあうことに慣れてしまっているからです。

たかが封筒の書き方と思えても、受け取った方はとても目についてしまいます。また、封筒に書かれた字の状態やマナーは、あなたを映す鏡でもあります。さらには、あなたの勤め先の印象にもなってしまいますので、ぜひ「封筒の書き方」を通してビジネスマナーを習得しましょう。

A4用紙を折らずに送る!定番サイズで知る封筒の書き方

これから、あなたのビジネスにおいて何度となく目にする封筒を使って、ビジネスマナーをご紹介します。

キングコーポレーション 封筒 クラフト 角形2号

あらゆる封筒の大きさの中で、定番の封筒が角2(かくに)33.2cm×24cmサイズです。一般的に業務で一番使われる用紙サイズがA4判(29.7cm×21cm)ですので、書類を折ることなく、封筒に入れることができます。

宛名を書く時の注意ポイント4点

まずは、封筒の表面と裏面の書き方です。あなたが実際に書いた封筒と見比べると分かりやすいでしょう。それぞれの注意点や重要なポイントをご紹介しますので、ぜひチェックしてください。また、封筒の宛名書きの具体的なイメージはリンク先をご覧ください。

表面と裏面の使い分け

封筒の表面の宛名の書き方ですが、一般的には縦書きが好ましいです。右上から左に書くようにして、送り先の住所と氏名を書きます。

また、送る書類によっては「親展」や「請求書在中」などを押印したり、明記することもあります。ちなみに「親展」とは、手紙や書類を受け取る人自身が開封するよう要求するために使います。

そして、封筒の裏面には送り主の住所や氏名を書きます。書く場所は、一般的には封筒の左下隅、先ほどの封筒の表面で書いた宛名より小さい字体で書きましょう。重要な書類を送る場合には、開封防止の印をつけることもあります。

1.(株)・(有)として略さない!

それでは、封筒の書き方におけるビジネスマナー4点です。1つ目の注意点ですが、送り先の住所を書く際に通常略すことがある「株式会社」・「有限会社」などを「(株)」・「(有)」とは書かないということです。きちんと○○株式会社と書きます。

また、相手の会社名や敬称を間違えないことは絶対条件です。そして、当たり前のことですが書き間違ってしまった封筒のまま送付するのはよくありません。新しい封筒に取り換えましょう。

2.「部」や「課」を必ず書くこと!

2つ目の重要なポイントは、相手先の住所を記入して受取人の氏名を書く際に「〇〇部○○課 ○○様」と書くことです。

ビジネスの上では、この書類がどこの誰に届いたものなのか、封筒の表面で判断できることが非常に重要です。なぜなら、社員数が多ければ多いほど手間取らせてしまうからです。

封筒の表面の書き方が不十分だと、書類が届いた時に中を開封しなければわかりません。相手に必要のない手間を取らせていることは、ビジネスマナーの欠如にあたります。

また、先ほどの「親展」のように、書類を受け取る人自身が開封する場合があります。あなたに送られた封書が、他人に開けられるとどうですか。受取人の部署名を明確にしておきましょう。

3.受取人に役職がついている時

3つ目の重要なポイントである、書類の受取人に役職がある場合の書き方です。時々不安になる方もいるのではないでしょうか。部長や課長などの役職を封筒に記入する時は、以下の書き方に注意してください。

普段の業務では「○○部長」などと発することがあっても、封筒に記入する場合は「○○株式会社○○部部長○○様」とするのが一般的な書き方です。「課」についても同様で「○○株式会社○○課課長○○様」と記入するのが正しいです。

4.差出人ははっきりと明記する

最後に、重要なポイントをお伝えします。今、差出人が分かりづらい封筒をあなたが受け取ったところを想像してください。住所や氏名が何て書いてあるのか分からない時、もしくは情報が書けている時、仕事に差し支えることはありませんか。

相手が受け取ることを想像して封筒に書くということは、ビジネスマナーとして身につけておきたいポイントです。冒頭でも触れましたが「書類は送って終わり」ではありません。受取人が返信に困らないよう、明確な字で漏れのないように送り主の住所と氏名を書いてください。

初回公開日:2017年10月23日

記載されている内容は2017年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

Latests