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ビジネス文書の書き方とコツ|報告書・挨拶例文・注意点

更新日:2020年10月02日

仕事をする上で文章はなくてはならいものです。仕事の流れをスムーズにするためには、ビジネス文書の作成方法を知ることが必須になります。しかし、難しく考える必要はなくビジネス文書の定型形式さえ覚えてしまえば、簡単に書くことが出来ます。

ビジネス文書の書き方とコツ

報告書の書き方

ビジネス文書の報告書の書き方の基本は、①報告する事柄を詳細にすること②その事柄で得た結果を明確にすることです。①②の重要度が高い方をより詳細にする書き方をします。報告書を誰に見せるかによっても変わりますが、報告書の中で何を報告するかの目的を明白にしておくことがもっとも重要です。

報告書を誰に見せるかによっても変わりますが、報告書の中で何を報告するかの目的を明白にしておくことがもっとも重要です。報告書を誰に見せるかによっても変わりますが、報告書の中で何を報告するかの目的を明白にしておくことがもっとも重要です。

報告書の書き方のポイント

例えばマネージャーの研修の報告書を出さなければいけない場合、午前9時からスタートして10時にはマネージャーの意見交換、11時には発表12時に昼休憩など分刻みのスケジュールを書くことがビジネス文書での報告書の書き方にはなりません。ビジネス文書の報告書の書き方の良い例は、まずタイトルをしっかり表記し、日時、場所、内容、見解などわかりやすくすることです。ビジネス文書の報告書の書き方の良い例は、まずタイトルをしっかり表記し、日時、場所、内容、見解などわかりやすくすることです。

報告書例

マネージャー研修報告書」
【日時】11月10日(金)9時~6時
【場所】商工会議所【参加者】各部エリアマネージャー
【内容】①マネージャーとしての基本理念
②マネジメントの具体的な手法について
【研修の感想】講習を通じて現状を見直すきっかけになった。顧客のニーズを把握するための参考になった。今後は、チームミーティングで手法やモチベーションの上げ方などを活用していきたい。
何を得ることができたかを明白にしたビジネス文書の書き方が見る人に好印象を与えることになります。

メールの書き方

メールは、紙に書かずにすぐに送信でき、硬い形式を用いたビジネス文書の書き方にしなくても良いというメリットがあります。しかし、一日に多くのメールを見なければいけない人にとって、パッと見て何を伝えたいメールなのかがわからなかったり長々した文章だったりすると「後まわしでいいか」という判断をしてしまいます。そこで、好印象を持たれ、すぐに読んでもらえるビジネス文書のメールの書き方をご紹介します。

メールの書き方で必要なこと

件名をつける

ひと目見てよくわからないメールは後回しにされてしまいます。必ず件名を入れ、瞬時に内容を理解してもらえることが必要です。例えば○月◯日◯時の行う会議の内容を知らせたい場合の件名は「会議の件」とだけ表記し、わかりやすくしておきます。

目的を明確にする

長々した文章になってしまう場合の多くは、書き手が頭のなかで整理ができていないことが原因と考えられます。ビジネス文書のメールの書き方が楽に進む方法は、全体の流れをどこへもっていきたいかを先に図にしておくことです。

目的を明確にした流れ

例として、冒頭に件名「打ち合わせの件」→挨拶、お礼分「お世話になっております。先日はお時間をいただき誠にありがとうございました」→次回の依頼「さて、早速ではございますが、◯◯の件について具体的な計画を立てて参りますので、◯◯様のご意見を伺いたいと存じます」→詳細「日程、実施場所の案内」→スケジュール調整「つきましては、◯◯様のご都合をお聞かせ願えますでしょうか」という風に時系列で簡潔にしていくと受け取る側は読みやすくなります。

挨拶を添える

挨拶といってもビジネス文書のメール書き方の場合、時候の挨拶などは必要ありません。しかし、いきなり用件に入るのはマナー違反です。ビジネス文書として社外の人であれば「お世話になっております」社内の人であれば「お疲れ様です」といった挨拶は必ず入れるようにしましょう。

宛名を必ず入れる

ビジネス文書の書き方の基本は、宛名です。社外の人の場合であれば、名刺のとおりの書き方で社名、部課名、名前を書くようにします。メールを受け取る側が突然のメールに不安感をもってしまうことがないように、自分は何者であるのかを簡潔にわかるようにし、冒頭に「突然のメールで失礼いたします」といった配慮のある書き方をすると好印象を持たれます。

「です・ます調」にする

「です・ます調」の書き方にすることで威圧感を与えず柔らかい印象を与えることができます。そうかといって依頼に関する内容のメールを「です・ます調」だからと一方的に送ってしまうのは失礼になります。ビジネス文書の書き方として必要なことは「お手数ですが」「恐縮ですが」の言葉を添えるなど相手に対する配慮を持つことです。

送付状の書き方

ビジネス文書の送付状の書き方で大事なことは、素っ気ない文章にしないように感謝の気持ちを添え、また、会いたいと感じさせることです。

例えば冒頭分では「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立ていただき厚く御礼申し上げます」という書き方をします。次に「下記のとおり書類を送付させていただきますので、よろしくお願い申し上げます」と書くようにし、「記」の下に送付する書類の種類の詳細を書きます。

初回公開日:2017年11月11日

記載されている内容は2017年11月11日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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