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作業日報の書き方とアプリ・ソフト・保存期間

更新日:2020年10月02日

作業日報の提出は、どんな業務に携わっていても求められます。その作業日報の書き方のポイントをご紹介します。また最近では作業日報を書くための、便利なアプリやソフトについても解説します。能率的に作業日報を書くヒントをご紹介しましょう。

作業日報の書き方には、形式がない?!

作業日報は、会社によっては毎日提出しなくてはならない大切な書類ですが、書き方の形式に決まりはありません。決まった形式を指定されていればそれに従わなくてはなりません。しかしそうでなければ、書き方に決まりはありません。

作業日報の書き方の要点は二つあります。「業務報告」と「所感」、この二点について、明確かつ簡潔に書かれている必要があります。

こう書いてしまうと簡単に聞こえますが、実際に書いてみると、なかなか書き進められないことも多いはずです。そこで、作業日報の書き方を説明いたします。それでも自分で最初から書くのは難しいという方に、作業日報を書くためのアプリやソフトなどもご紹介します。お仕事を効率よく進めるための参考にしてください。

作業日報の目的と必要性

作業日報に記さなくてはならないことは2つ、「業務報告」と「所感」です。なぜこの二点を作業日報に書かなくてはならないかというと、その日に行われた作業内容を情報化することで、どんな成果を上げたのかを把握し、また問題があれば、その改善の必要性を明確にすることができるからです。

このように、一日の出来事を明確に理解することで、次の作業への橋渡しになります。日々の作業の積み重ねが次の作業に繋がるので、その日の作業内容が明確にされなければ、なにを次にすべきなのかを具体的にすることができません。

また社内で情報を共有するという目的もあります。会社が各部署の仕事内容を把握するためにも必要ですし、またお互いに刺激しあい、競争心を上げるという点でも役立ちます。

作業日報の書き方

作業日報の書き方に決まった形式はありません。会社によっては、すでにテンプレートなどの形式が用意されていれば、それに従います。しかし、そうしたものが用意されていない場合は、一から書き上げなくてはなりません。

作業日報の書き方には、ポイントが2つあり、必ず「業務内容」と「所感」を書いてください。そして、誰でも読みやすく、簡潔に書かれていることが、よい作業日報になります。

作業日報を書く前の心構え

作業日報を書き始めるまえに、1つ呼吸を整えて、その日にした作業内容を振り返ってみてください。実際にした作業のこと、自分が従事しなかった出来事、または予期しなかったことなど、いくつか思いつくはずです。

それらを頭の中で整理します。整理しきれないようでしたら、メモ書きなどをして、チェックするのでもいいでしょう。

この一度整理するというステップを置くだけで、実際に作業日報を書き始めると、スムースに書き進められるということがよくあります。

これは、どんな書類を書く場合でも使えるコツであり、また簡潔にポイントを抑えた書類を作るときのテクニックです。まだ試したことがなければ、試されることをします。

業務日報の書くべきこと:1.業務内容

業務内容に書くべきことで、もっとも大切なことが、業務内容です。

書くためのポイントは、「何を」、「どれほどの時間がかかり」、「どれだけの行ったのか」という3点です。誰が読んでもわかるように、伝えるべき事柄を箇条書き中心に書き進めます。だらだらと説明をするよりは、焦点を絞った書き方が望ましいです。

また数字が固有名詞を入れて明確に、そして簡潔に書くように心がけましょう。

業務日報を書き慣れないうちは時系列で、書き慣れてきて、上司や先輩に何が重要かの確認が取れたのならば、重要項目を先に書くようにします。個人の勝手な判断で書く順番を変えてしまうのは、業務日報を読む上司には読みづらくなりますので、必ず、重要項目の確認は必要です。

業務日報の書くべきこと:2.所感

その日の作業を振り返ったときに、なにを考えたのか、思ったのか、個人的な考えや感想を書くのが、所感です。所感を書くのが苦手な方も多いようですが、あまりかしこまる必要はありません。

大切なのは、働き手の感想を上司が読み、納得して、または充実感をもって仕事に従事しているのかどうかが伝われることです。

もしも問題点に気付いたのであれば、その点を指摘して、自分なりの意見や考えを書くこともできます。仕事に対してアクティブな姿勢を見せることもできる所感ですので、大いにこの場を利用しましょう。

所感が書きにくかったら?

所感がなかなか書き進められない場合は、業務内容に戻るのではなくて、そのすべき業務の本来の目的を思い出してみてください。営業に関わる資料作りがその日の業務内容だったとしたら、作るべき資料が何かがわかっていたはずです。その目的を果たせたかどうかを考えてみましょう。

本来の業務の目的は何かをはっきりさせて、振り返ることで、何か思ったり感じられたりすることがあるはずです。それが所感に書くべきことです。所感に何を書くのかを迷ったら、その業務が携わっているプロジェクトの目的に戻ってみることをします。

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初回公開日:2018年04月18日

記載されている内容は2018年04月18日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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