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挨拶状の印刷方法・書き方・封筒・句読点|ビジネス

更新日:2020年10月02日

皆さまは、挨拶状の正しい書き方をご存知ですか?今回は、挨拶状の詳しい書き方について紹介いたします。パソコンや携帯電話のメールなどの普及で、文章を認める機会が少ない昨今ですが、是非この記事を機に、素敵な文章を綴った挨拶状を書いてみませんか?

挨拶状とは?

皆さまも人生の中で一度は、挨拶状を書いたりもらったりした経験があるのではないでしょうか。挨拶状とは、普段の生活やビジネスにおける自分自身の報告を周りの方に、お知らせする書面の事です。

普段の生活における挨拶状と言えば、結婚や出産、転居など自分のプライベートで起こったイベントについてお知らせする内容になります。また、ビジネス上の挨拶状と言えば、転勤や異動、退職などを報告する内容になります。

そして、ただ文面で知らせるのではなく、挨拶状の書き方のルールに則った丁寧な文章で書き綴る事が大切です。大抵の場合は、多くの方に一度のお知らせするために挨拶状を利用する場合がほとんどですので、早めに準備する必要があると言えます。

今回は、普段の生活やビジネス上における挨拶状の書き方や封筒、印刷方法についても詳しく紹介いたします。

挨拶状の書き方について

挨拶状と一言で言っても、それぞれの状況や場面に応じてその内容は異なると言えます。しかし、挨拶状も手紙ですので、書く構成や順番のルールがあります。

まずは、頭語から始まり、時候の挨拶をした後、相手に対して配慮をした文章で書き出します。その後内容に移り、締めの挨拶で終わりましょう。最後に結語で閉じて完成です。挨拶状も、この手紙の基本的な構成に基づいて書くと良いでしょう。

また、次にそれぞれの状況に応じた挨拶状の書き方について紹介いたします。

結婚の挨拶状

結婚の挨拶状は、結婚する事を報告する挨拶状になります。また、結婚に伴う転居や結婚式の招待状と兼ねる場合もあるでしょう。

まず「謹啓」など改まった場合の頭語から始めると良いでしょう。次に時候の挨拶と相手を配慮する文章で書き出し、結婚の報告へ移ります。そして、締めくくり文章と「敬白」などの改まった場合の結語で終わりましょう。

締めくくりの文章についてですが、転居の通知も兼ねる場合は、「お近くにお越しの際はお立ち寄りください」などの文章、結婚式の招待状を兼ねる場合は、「ご出席いただきたくご案内申し上げます」などの文章で終わると良いでしょう。

49日の挨拶状

49日とは、故人の忌明けを指します。また、その際の挨拶状とは、忌明けのお知らせと法要の案内という内容になるでしょう。

まず「拝啓」などの一般的な頭語から始まり、その時期の時候の挨拶と相手を配慮する文章で書き出します。次に、亡くなった故人の49日である事をお知らせし、法要について述べます。最後は、案内についての誘いの文章で締め、「敬具」などの結語で終わりましょう。

49日の場合は、挨拶状と共に、案内状の役割も果たす場合がありますので、前半が挨拶、後半がお知らせと案内という構成で書くと良いでしょう。

季節の挨拶状

挨拶状には、自分自身についての報告をする内容以外にも、季節の節目を祝う旨やお見舞いなどの内容もあります。例えば、年賀状や残暑見舞いなどが挙げられます。

年賀状などの場合は、「謹んで新春のお慶びを申し上げます」や「謹賀新年」などの賀詞で始まり、昨年の感謝と今年もよろしくお願いしたい旨などを添えて、相手を配慮する文面で締めましょう。

また、寒中見舞いや残暑見舞いなどの季節のお見舞いの場合は、「○○お見舞い申し上げます」などの文章から始めます。そして、過ごし辛い気候による体調への心配や相手への配慮の文章と自分自身の近況などを添えて綴りましょう。

ビジネスにおける挨拶状

ビジネスにおける挨拶状にも、転勤や異動、退職など色々なシーンがあります。しかし、どういった場面の挨拶状においても、ビジネスである以上、最大限丁寧な文章と書き方に注意しましょう。

まずは、「拝啓」などの一般的な頭語、時候の挨拶、相手への配慮の文章は、上記と同様で、内容に移ります。最後の締めの文章は、本来ならば挨拶は直接口頭で行うべきという感覚を重んじて、書面での挨拶になった事への了承を願う旨やお詫びにすると丁寧でしょう。

挨拶状の例文

上記で、それぞれの場面での挨拶状について紹介しました。状況によって内容は異なりますが、挨拶状としての書く順番や構成は同じです。ここでは、転居の挨拶状の例文を紹介いたします。

拝啓、若葉の頃、皆さまにおかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。さて、この度、転居いたしましたのでご報告申し上げます。お近くにお越しの際はぜひお立ち寄りください。

ご面倒をおかけしますが、お手元の住所録をご変更いただきますようよろしくお願い申し上げます。末筆ながら、ご家族の皆様のご健康を心からお祈りしています。

挨拶状での句読点について

色々な挨拶状をもらう中で、句読点がついていない文章をご覧になった経験がある方も多いでしょう。挨拶状に句読点をつけない理由は3つあるとされています。

一つ目は、句読点は、近年の文化だからという理由です。昔は全て筆で文章を書いていましたし、句読点をつけるという習慣がありませんでした。つまり、本来挨拶状には句読点をつけておらず、その習慣がそのまま残ったとされた理由です。

二つ目は、法事やおめでたい事などの際は、滞りなくスムーズに進むように、または、縁起物に区切りをつけないようになど、縁起を担ぐという理由です。挨拶状でも、句読点で文章の流れを止めたり、句切りをつけないという事です。

三つ目は、句読点をつけて読み易くする事が失礼だからという理由です。もともと句読点は、文章を読み易くするために打たれる物です。つまり、句読点がなくても文章がスムーズに読めるという相手を立てた意味合いの理由です。

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初回公開日:2018年04月27日

記載されている内容は2018年04月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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