出勤簿の書き方・保存期間・アプリ・必要事項｜手書き
初回公開日：2018年10月23日
更新日：2020年10月02日
記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
出勤簿の手書きでの書き方
出勤簿を作成することは法律で決まっています。新しく出勤簿を用意するとき、書くべき内容や方法に迷うこともあるでしょう。そこで、出勤簿の書き方や書式はどんなものがあるのかをご紹介します。
手書きで書く場合やアプリを使う場合などたくさんのやり方がある出勤簿の書式と共に、出勤簿を用意するときに知っておくべきことも合わせてお伝えします。
出勤簿とはそもそも何？
出勤簿とは、社員が出勤した日や働いた時間を記録する帳簿を指します。労働基準法では、会社は社員の労働時間をしっかりと把握しなければならないと定めています。
社員の労働時間を正確に把握することで、給料を支払うこともできますし、過労を防ぐ役割を担っているのが、出勤簿です。
出勤簿と似ているものとして挙げられるのが、タイムカードです。しかし、厳密にいうとタイムカードと出勤簿は違うものと認識しましょう。
タイムカードって何？
会社に勤める労働者の労働時間を把握するのに、一般的に広く使われているのはタイムカードではないでしょうか。
タイムカードの時間が労働時間と全く同じであれば、出勤簿の代用として使用することができますが、タイムカードと勤務時間が全く異なるのに記録せずに放置している場合などは出勤簿の代用とはなりません。
タイムカードを打刻して労働を続けるサービス残業などは、法律違反となり会社が罰せられる対象となります。
手書きで書く出勤簿の書き方
出勤簿を手書きで書く場合の書式はエクセルなどで作る場合と変わりません。
一番上に名前と何年何月の記録なのかを記載します。次に日付・始業時間・終業時間・勤務時間・時間外労働時間・備考欄の行を用意します。この備考欄は有給や遅早退を記入するための物です。
手書きで出勤簿をつける場合の注意点は記入するときに、鉛筆ではなくボールペンにて記載をし、間違いがあった場合修正液などで消すのではなく、訂正印用いましょう。
ブラウザで管理する書き方
インターネットを通して出勤簿を管理する場合、基本的にはソフトを使うことが多いでしょう。専用のソフトを使うならば会社は特に記載事項を気にする必要はありません。
社員の勤怠管理専用ソフトですから、会社がすることは自社の社員のコードナンバーや氏名などをソフトに記録させるだけとなります。
後は専用ソフトが勝手に管理してくれますので、大変便利な出勤簿と言えます。しかし、ハッカーや情報漏洩には充分注意が必要です。
出勤簿の保存期間の目安は？
出勤簿は法律によりつけることが義務付けられています。不正労働や、過労などを防ぐために重要な役割を果たすための物です。
法律で決められているということは、ただつけるだけではなく保存期間も定められています。有事の際や労働基準局が提出を求めたときに、迅速に対応できるようにしましょう。
では出勤簿の保存期間についてご紹介します。
出勤簿の保存期間
労働基準法には「賃金その他労働関係に関する重要な書類」は3年保存しなけれがならないと定められています。
出勤簿は労働基準法の中では「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たる事から、出勤簿の保存期間も3年であると言えます。
3年間は仮に退職した者がいたとしても退職者の分も全て保存しておく義務が会社にあります。ただし、退職金の時効問題もありますので、退職者の出勤簿は5年保存が好ましいです。
出勤簿のアプリ
出勤簿は手書きでもエクセルでも正確な記録ができればいいのですが、1か月分を記載する表を作るのはやはり手間だと感じる方も多いのではないでしょうか。
少しでも手間を省いて、仕事の効率を上げたいです。そんなときにぴったりな出勤簿を管理できるアプリをご紹介します。
クラウド勤怠管理システム シュキーン
スマホやパソコンのブラウザ上から出社や退社の記録をすることができるお手軽便利アプリが、クラウド勤怠管理システムのシュキーンです。
シュキーンの特徴はブラウザ上から勤怠の記録ができる事のほかに、タイムカードやICカードをかざす方法で勤怠を管理できたり、とおり過ぎるだけで勤怠記録ができる点です。
勤務時間の統計機能が充実していて、残業の多い社員を見つけたり、データをダウンロードして印刷することもできます。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードの最大の特徴は、不正防止機能でしょう。スマレジ・タイムカードは写真を撮影することで、出勤や退勤の記録をすることができます。
写真で顔認証をしたり、GPS機能で写真撮影した場所を特定することで、不正な勤怠を防止することができます。
もちろん、勤怠の記録はダウンロードすることができますので、紙の出勤簿として印刷し保存することができる点もとなっています。