出勤簿の書き方・保存期間・おすすめアプリ・必要事項｜手書き
出勤簿の手書きでの書き方
出勤簿を作成することは法律で決まっています。新しく出勤簿を用意するとき、書くべき内容や方法に迷うこともあるでしょう。そこで、出勤簿の書き方や書式はどんなものがあるのかをご紹介します。
手書きで書く場合やアプリを使う場合などたくさんのやり方がある出勤簿の書式と共に、出勤簿を用意するときに知っておくべきことも合わせてお伝えします。
出勤簿とはそもそも何？
出勤簿とは、社員が出勤した日や働いた時間を記録する帳簿を指します。労働基準法では、会社は社員の労働時間をしっかりと把握しなければならないと定めています。
社員の労働時間を正確に把握することで、給料を支払うこともできますし、過労を防ぐ役割を担っているのが、出勤簿です。
出勤簿と似ているものとして挙げられるのが、タイムカードです。しかし、厳密にいうとタイムカードと出勤簿は違うものと認識しましょう。
タイムカードって何？
会社に勤める労働者の労働時間を把握するのに、一般的に広く使われているのはタイムカードではないでしょうか。
タイムカードの時間が労働時間と全く同じであれば、出勤簿の代用として使用することができますが、タイムカードと勤務時間が全く異なるのに記録せずに放置している場合などは出勤簿の代用とはなりません。
タイムカードを打刻して労働を続けるサービス残業などは、法律違反となり会社が罰せられる対象となります。
手書きで書く出勤簿の書き方
出勤簿を手書きで書く場合の書式はエクセルなどで作る場合と変わりません。
一番上に名前と何年何月の記録なのかを記載します。次に日付・始業時間・終業時間・勤務時間・時間外労働時間・備考欄の行を用意します。この備考欄は有給や遅早退を記入するための物です。
手書きで出勤簿をつける場合の注意点は記入するときに、鉛筆ではなくボールペンにて記載をし、間違いがあった場合修正液などで消すのではなく、訂正印用いましょう。
ブラウザで管理する書き方
インターネットを通して出勤簿を管理する場合、基本的にはソフトを使うことが多いでしょう。専用のソフトを使うならば会社は特に記載事項を気にする必要はありません。
社員の勤怠管理専用ソフトですから、会社がすることは自社の社員のコードナンバーや氏名などをソフトに記録させるだけとなります。
後は専用ソフトが勝手に管理してくれますので、大変便利な出勤簿と言えます。しかし、ハッカーや情報漏洩には充分注意が必要です。
出勤簿の保存期間の目安は？
出勤簿は法律によりつけることが義務付けられています。不正労働や、過労などを防ぐために重要な役割を果たすための物です。
法律で決められているということは、ただつけるだけではなく保存期間も定められています。有事の際や労働基準局が提出を求めたときに、迅速に対応できるようにしましょう。
では出勤簿の保存期間についてご紹介します。
出勤簿の保存期間
労働基準法には「賃金その他労働関係に関する重要な書類」は3年保存しなけれがならないと定められています。
出勤簿は労働基準法の中では「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に当たる事から、出勤簿の保存期間も3年であると言えます。
3年間は仮に退職した者がいたとしても退職者の分も全て保存しておく義務が会社にあります。ただし、退職金の時効問題もありますので、退職者の出勤簿は5年保存が好ましいです。
出勤簿のおすすめアプリ
出勤簿は手書きでもエクセルでも正確な記録ができればいいのですが、1か月分を記載する表を作るのはやはり手間だと感じる方も多いのではないでしょうか。
少しでも手間を省いて、仕事の効率を上げたいです。そんなときにぴったりな出勤簿を管理できるアプリをご紹介します。
クラウド勤怠管理システム シュキーン
スマホやパソコンのブラウザ上から出社や退社の記録をすることができるお手軽便利アプリが、クラウド勤怠管理システムのシュキーンです。
シュキーンの特徴はブラウザ上から勤怠の記録ができる事のほかに、タイムカードやICカードをかざす方法で勤怠を管理できたり、とおり過ぎるだけで勤怠記録ができる点です。
勤務時間の統計機能が充実していて、残業の多い社員を見つけたり、データをダウンロードして印刷することもできます。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードの最大の特徴は、不正防止機能でしょう。スマレジ・タイムカードは写真を撮影することで、出勤や退勤の記録をすることができます。
写真で顔認証をしたり、GPS機能で写真撮影した場所を特定することで、不正な勤怠を防止することができます。
もちろん、勤怠の記録はダウンロードすることができますので、紙の出勤簿として印刷し保存することができる点も人気となっています。
出勤簿への印鑑は必要なのか
出勤簿が法律で定められた正式な書類という事は、気になるのは押印がいるのかどうかではないでしょうか。
役所の書類や正式な書類となると実印を押印するのは、社会人ならば常識です。
しかし、こと出勤簿になると少し異なった見解が存在することをご存知でしょか。どんな見解になるのかご紹介します。
出勤簿に押印は必要なのか
出勤簿は労働基準法に定められた正式な書類であり、会社は必ず保存の義務を負う書類です。会社によっては、出勤簿に本人と上司の押印を義務付けているところも存在します。
出勤簿に記載されている勤務時間に間違いがないという確認を意味した押印となります。しかし、法律を見てみると必ずしも押印の必要は認められません。
つまり、出勤簿が義務付けられている労働基準法では出勤簿に押印を義務付けてはいないのが現実です。
シャチハタでも印鑑はいいのだろうか
法律関係の書類に印鑑を押すときは、シャチハタでは認められないことが多々あります。むしろ、正式な書類でシャチハタを認めている物はないでしょう。
しかし、出勤簿は法律で定められた正式書類ではありますが、法律で押印を義務付けていないため、シャチハタであっても認められます。
出勤簿への押印はあくまでも会社のルールですから、会社がシャチハタを認めていればシャチハタでも大丈夫という事です。
押印は会社規定に従う
法律的には押印の義務は認められません。しかし、会社の規定で押印の義務を課している企業も数多く存在することは事実です。
多くの場合はシャチハタを認めていますが、自分の入社した会社の規定がどうなっているかは、事前に確認するほうが良いと言えます。
実印を求めている会社もある事も事実です。どんな会社でも経理事務や一般事務の方に尋ねれば、押印の有無やシャチハタが可能かどうかを教えてくれますので確認してください。
労働基準法の出勤簿の書き方
会社が人を雇う場合に必ずついて回る法律が、労働基準法です。労働基準法は労働者の権利を守るための法律です。
労働基準法は、賃金・就業時間・休息その他の労働条件に関する基準を法律で定めたものとなり、労働者が安心して働けるための法律です。
では、労働基準法には出勤簿の書き方を定めたものがあるのでしょうか。
労働基準法による出勤簿の書き方
出勤簿は確かに労働基準法により、記録と保存が義務付けられている正式書類ですが、法律では書式の様式の定めはありません。
労働時間数さえ正確に記録でき手入ればいいので、始業時刻と終業時刻の2項目さえ正確に記載されていればいいという事になります。
また、遅早記録や、早出・残業記録、休暇の種別、直行直帰などの記録はあくまでも、給料計算の時に便利であるから記録するという考え方になります。
さまざまな書式スタイルがある出勤簿
出勤簿は、法律上は何らきまった書式が存在しません。そのため、各会社が使いやすい書式スタイルで、出勤簿を保存していたとしても、法律違反にはなりません。
代表的なものは、紙ベースの出勤簿・データベースの出勤簿・ブラウザベースの出勤簿です。それぞれに利点と課題がありますが、どの方法であっても、法律に定められた必要記述さえ記入されていれば問題ないという事になります。
紙ベースの出勤簿
従業員数の少ない会社などは、データベースの出勤簿を使うよりも、効率よく出勤簿をつけることができるのが紙ベースの出勤簿です。
コストを考えても紙ベールですと低予算で出勤簿の作成が可能ですし、把握しなけれけない従業員数が少ない場合1枚で把握する事ができるため、紙がかさばる心配もありません。
紙ベースの場合出勤時間や退勤時間をボールペンで記入しなければいけない点や、ごまかす事が可能な事が欠点となります。
タイムカードを使った出勤簿
従業員がカードタイプの社員証を所持し、出勤時や退勤時にカードをスキャンして時間を把握するタイムカードは主流の出勤簿と言っても過言ではありません。
不正もある程度防ぐことができますし、スキャンしたデータは一括して管理可能なため、集計も時間を取らず、給料の計算も簡単に行えることは利点と言えます。
スキャン時間の不正も可能な事が欠点とも言えます。スキャンを忘れてしまうと誤魔化す事が可能な所が改善点です。
ブラウザを使った出勤簿
社員証の中にICカードなどを入れておくことで、社員の位置をGPSを使って把握することができます。不正を防ぐという意味ではかなり有効な出勤簿と言えるでしょう。
また、データは一括して管理可能ですので、残業過多な従業員はいち早く発見できる点も利点と言えます。また、常にGPSなどで位置把握できるということは、サービス残業の撲滅につながり、労働者保護の観点からも有効な方法です。
出勤簿の必要事項
昔ながらの紙ベースの出勤簿から、ハイテクな出勤簿までさまざまな出勤簿がある昨今、各出勤簿で共通している点はどんな部分でしょうか。
法律決められている書式は存在しませんが、出勤簿として法的に認めてもらうためには、必要な項目がある事をご存知ですか。
いくらハイテクな出勤簿で管理していれも、必要項目が記載されていなければ出勤簿を管理できていないことになり、法律違反で処罰される可能性もあるため、しっかりと確認しておきましょう。
これだけは絶対必要！出勤簿の項目
出勤簿の管理や書式は法定な定めはありませんが、記載されなければいけない項目はあります。
出勤簿に必ず入れないといけない項目としては、①氏名②出勤日と労働日数③出社・退社時刻④日別の労働時間数、休憩時間⑤時間外労働日時・時間数⑥休日労働を行った日と時刻・時間数⑦深夜労働時間数と日付の7点です。
この7点を記載していれば書式や保存方法などは、なんでもいいという事になります。
出勤簿は個人情報に当たるのか
個人情報の保護が義務付けられるようになりずいぶん経ちました。個人情報を記入しなければいけない場合は、記入した個人情報を何に使い、使用目的以外には使用しないことを明記しなければいけません。
また勝手に個人情報を用途目的以外で使用した場合、法的に罰せられる仕組みとなっています。
では出勤簿氏名を書く書類ですが、個人情報となり得るのか気になりませんか。法律の上では出勤簿がどのような位置にあるのか調べてみました。
個人情報保護法
2003年（平成15年）5月23日に成立し、一般企業に直接関わり罰則がある法律です。
インターネットの普及に伴い、さまざまな形で個人情報の漏洩が起こり得る現代において、プライバシーを守る事の難しさが懸念され成立されました。
個人情報を得た企業は、個人情報の使用目的を明確にし、その目的以外には使用してはいけない事や、企業は個人情報の取り扱いに注意し漏洩などが発生しないよう努める必要があります。
出勤簿は個人情報？！
個人情報のガイドラインを確認すると、個人情報に該当する事例として、本人の氏名・生年月日・連絡先・会社における職位または所属に関する情報について、本人の氏名を組み合わせた情報とあります。
このガイドラインを見る限りは、出勤簿は個人情報と言えるでしょう。万が一、企業が出勤簿の管理をずさんにした結果、紛失や漏洩などが発生すれば、罰則を受けるとともに指導も入ることになります。
個人情報保護法の罰則
社員を雇う企業には個人情報保護が義務づけられています。万が一、個人情報保護を怠り情報の漏洩などが発生した場合、個人情報保護委員会から指導が入ります。
個人情報保護員会の改善命令にも違反した場合は「6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金」の刑事罰が課せられます。
罰則だけでなく、企業の個人情報管理のずさんさが浮き彫りになれば、事件・事故の公表によって企業イメージは大きく損なわれることになるでしょう。
出勤簿はさまざまだが書くことは共通
記録する方法がたくさんの種類がある現代、出勤簿の形もさまざまなものがあります。ハイテクな記録媒体を使えばいいだけでなく、会社の従業員数などに応じた出勤簿の形に合わせることが大切です。
無駄な費用を抑え、より効率よく出勤簿を管理することが何より大切であることを覚えておきましょう。
出勤簿の管理も紙ベースだけでなく、データでも残しておくとより不測の事態に対応できることでしょう。