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2018年10月24日

棚卸表の書き方・作り方・おすすめアプリ・保存期間|手書き

会社だけではなく個人事業などで重要になってくる棚卸表ですが、年末になると必ず提出を求められます。なのでいつ自分が棚卸表を書く事になるか予測はできません。なので今回は棚卸表の作り方や各業種によっての書き方についてなどをまとめて紹介します。

棚卸表を書くのに迷った時にはどうすればいいのか

棚卸表の書き方・作り方・おすすめアプリ・保存期間|手書き

やはり社会人として働いていると、敬語などのビジネススキルも必要ですが、棚卸表のような表作成もまた必要なスキルになってきています。

実際お店を閉めた後や棚変えなどした時に棚卸表の記入は欠かせません。ですが、やはりそのややこしさに悩んだ人は多いのではないでしょうか。

なので今回は棚卸表の基本的な書き方や作り方、棚卸表を作る上でおすすめなアプリなども紹介していきます。

棚卸表の手書きでの書き方

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今ではエクセルやソフトで棚卸表は作成できますが、個人で店を出していたり、急に不都合が生じた時は手書きで書かなければなりません。

ではエクセルなどを使わずに、棚卸表をどう書けばいいのか、その書き方を紹介します。

仕入れたものと残高を書いておけばOK!

棚卸表を手書きで書くには、大体の人がネットなどからテンプレートを印刷して使っています。

ですが棚卸表を手書きで書く時に大事なのは、仕入れた物の名前と金額、そして在庫の確認をした後に残った在庫の金額を計算して記入するだけです。

一見難しいように見えますが、商品名と数量、数量でかかった金額をまず書きましょう。その後に在庫金額、期末棚卸残高、売り上げの原価を足せば、それで棚卸表は完成です。

やはり会社が知りたいのは商品の名前、在庫金額、期末棚卸残高です。そこから売り上げの原価を記入すれば、大体いくらの出費と在庫があるか確認できるので、手書きの場合はこれで構いません。

棚卸表を作る時に便利なおすすめアプリ

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棚卸表を作る時はエクセルを使う人が多いです。しかしエクセルを使うよりも「これを使った方が明らかに効率がいいよ」と評判のアプリもあります。

一般企業などで使うアプリから、個人経営の人におすすめのアプリと分けて紹介しますので、参考にしてみましょう。

棚卸表の面倒な集計全てはこれ1つで解決!

棚卸表を作成する上で、商品の単価入力は欠かせません。他にも全ての合計金額を出した後に帳簿と照らし合わせる事も時には必要です。

そんな時に便利なアプリ・ソフトは「棚卸管理システム」と言うソフトです。

このソフトは品名を入力し、品名コードだけで棚卸入力が行えます。それだけでなく、消費税の計算もできるため、税込単価の計算もできる優れ物です。

何より棚卸表ができあがった後に、帳簿との照らし合わせが簡単にできるので、面倒な手間がかかりません。

棚卸表をすぐに作れる!優れものソフト

エクセルで棚卸表を作成するとなると、セルだけではなく関数の使い方も必要になってきます。中にはその関数の使い方が分からずに、苦労する人も少なくはありません。

そんな人におすすめしたいのは、「らくらく棚卸」と言うソフトです。

商品の単価入力を簡単かつ一気に行えて、エクセルのようにややこしい操作など一切不要です。なので商品情報さえ分かっていれば、簡単に帳簿と照らし合わせる事もできます。

何よりエクセルからインポートする事もできるので、これ1つあれば棚卸表の面倒な作業は大分省けます。

棚卸表の保存期間の目安とは?

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では、棚卸表とは一体いつまで保存しておけばいいのかと言うと、保存期間は基本7年とされています。

これは国税庁で定められている規則であって、棚卸表などの帳簿書類は、その事業年度の電子記録をその事業年度の確定申告書を提出した翌日から7年間の保存が定められています。

また例外として平成30年4月1日以後に開始する欠損金が生じる場合は、帳簿書類の保存期間が10年に伸びる時もあるので、これも併せて覚えておきましょう。

棚卸表を作る上でもっとも効率の良い方法とは?

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よく棚卸表を作る時は、商品名や在庫などを確認するために帳簿は必ず必要となってきます。ですがその帳簿と照らし合わせて、棚卸表を作るのはあまり効率が良いとは言えません。

ではどうすればもっと効率に質の良い棚卸表が作れるのか、そのコツは複数で作る事です。

棚卸表を作る上でもっとも困る問題が、在庫数の間違いをそれに気付かない事と棚卸表を作った人にしか内容が分からないと言う問題です。

なので一人がエクセルなどで商品名やコードや在庫数を入力し、もう一人が実際に現場で確認したりする事でいくらか改善はされます。

他にも棚卸表を作る経過で帳簿と計算が合っているか確認する事を受け持つ人もいれば、さらに内容はよくなるでしょう。

一挙公開!業種別棚卸表の作り方

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一口に棚卸表を作ると言っても、棚卸表とは業種別によって作り方が違います。しかし一体どう違うのかについては、実際に作成してみなければ分かりません。

なので今回は業種別に棚卸表とはどう作るのか業種別に紹介します。

飲食店は原価の細かい記入がコツ

飲食店で棚卸表を作るとなると、使う食材の数を数えるだけで相当の数になります。そこで一番気をつけたいのは原価の記入です。ここでミスをすると一気に計算は狂ってしまいます。

他にも飲食店の棚卸表を作る上で重要になるのは、食材の仕込みが終わった後の食材の評価です。

飲食店の場合の棚卸表で知っておきたいのは売上総額と原価率ですから、普通の棚卸表と違って原価率の計算もしなければなりません。

この原価率が違ってくると店の利益にも関わってきますので、以下の計算方法で原価率をしっかりと覚えておきましょう。

原価率の割り出し方
(期首棚卸高 + 当月仕入高 − 期末棚卸高)÷ 当月売上高 × 100

クリニックの場合は消耗品も対象になりえるので注意

クリニックで棚卸表を作る場合は、主に薬品などを仕入れた分だけでなく、不用品として返品した物に関しても数えて記入しなければなりません。

医薬品などの在庫把握はもちろんですが、個人経営のクリニックでは、診察券やビニール袋などの消耗品も記入対象になる場合があります。

歯科の場合はそれだけではなく、さらに技工所に預けた金属とまだ未使用の金属類も記入が必須です。

飲食店のように原価率を細かく記す必要はありませんが、記入する物が多いため気をつけましょう。

特徴別棚卸表の作成方法について

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業種別に棚卸表の作成方法が分かった所で、次に知りたいのは特徴別にどう棚卸表を作るかどうかです。

なので今回は特徴別でも棚卸表の作成するために効率の良い方法も紹介します。

無料で使える便利なテンプレート

特徴別の棚卸表を作る上で紹介しておきたい無料で使えるテンプレートが、「文書テンプレート」です。

これはエクセルで作られた棚卸表ですが、商品マスタにコードと商品名を記入しておけば簡単にデータを呼び出す事ができます。

金額や合計金額も数量を記入する事で、自動計算されるので、どの職業においても幅広く使えるでしょう。

ただ項目が少し少ないので、飲食店での棚卸表を作りたい時には少し項目を追加する必要があるでしょう。

種類別に紹介!棚卸表の作り方

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個人経営の飲食店、クリニックの他にも会社での棚卸表の書き方は違ってきますが、全てが違ってくる訳ではありません。

細かい所を注意すれば大体はできあがりますが、中には切手などのような特殊な物についての棚卸表を書く場合もあります。

なので、今回は切手についての棚卸表の書き方を例に紹介していきます。

切手は疑似現金なので入力には要注意!

切手はその都度ではなく、一度に大量の切手を購入するのが普通です。ですから記入はしっかりとチェックすれば問題はないでしょう。

しかし切手の場合は、金券ショップなどで換金できる事から、疑似現金として扱われる場合もあります。

なので収入印紙、切手の種類、切手の受け入れはもちろん、払出だけでなく残高もしっかりと記入しておきましょう。

これら全てを管理簿に記入して数カ月おきに管理簿に書かれた内容と、現在残高を照合するのがコツです。

棚卸表の作り方を覚えてさらなるステップアップへ

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会社や個人経営の事業でも、国税庁から帳簿としての提出が必要と決められています。そのため必ずと言ってもいい程に棚卸表を作る能力は必要です。

「たかが棚卸表で」と思うでしょうが、いつ自分が記入をしなければならない状況になるかは予測できません。

特に個人経営の事業は個人でやらなければならないため、余計にそれだけの能力が求められます。

棚卸表の書き方や作り方をきちんと覚えて、スキルアップを目指しましょう。

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