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2018年10月24日

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

内容証明郵便を知っていますか。郵便の内容証明とはどのようなもので、どうやって送るのでしょうか。ここでは、内容証明とはどういう場合に書くのか、また内容証明郵便の書き方や例文、内容証明を受け取った場合の返事の書き方などについてみていきます。

郵便での内容証明の書き方

内容証明とは何か知っていますか。内容証明とは、字の意味そのままですが「内容の証明」になります。それは、「誰が」「いつ」「どのような内容の」手紙を差し出したかを郵便局が証明するということです。

例えば、お金を貸した場合に後で借りた方が「借りていない」と言う場合、貸した方はお金を貸したという事実をなかなか証明できませんので証拠として借用書を作成します。しかし、郵便では証拠になる証書がありません。そこで、きちんと「○○という内容の書類を○○時に送った(届けた)」という証拠となるものが内容証明になります。

では郵便の内容証明の書き方を知っていますか。ここでは郵便の内容証明の書き方についてみていきます。

内容証明の書き方

内容証明とは何かについてご説明しましたが、内容証明は郵便局で申し込みできます。そして、内容証明する場合には対象の事柄についてその文書を書きます。例えば、債権回収についての内容証明の文書であれば、以下のような書き方で内容を書きます。

1.記載日(年月日)
2.相手先住所と相手先氏名
3.送り主住所と送り主氏名と印

4.内容
5.金額
6.遅延損害金

上記のような内容を紙に書いてその内容証明したい文書の原本とコピーを2部とります。そして、それを郵便局に持ち込み内容証明郵便として申し込みます。コピーは、一部を郵便局が保管し、もう一部を自分用の控えとなります。

内容証明は届けた証明

前述しましたように「内容証明」とは、「○○という書類を○○時に預かって届けた」ことの証明です。しかし、内容そのものを保証したり実行するものではなく、それを受け取ったかどうかは別です。もし、内容証明郵便を送ったけれど相手が受け取ったことを認めてくれない可能性があれば、「配達証明」をすれば良いでしょう。

「内容証明郵便」も「配達証明」も郵便局で申し込みができます。受け取ったことの証明と、届けたことの証明は別であるということを覚えておきましょう。そして、後にきちんと文書をやり取りしたという証明をしたい場合には、「内容証明郵便」と「配達証明」どちらも申し込みしましょう。

内容証明は相手にプレッシャーを与える

内容証明の役割として、その手紙を誰に、いつ、どういった内容で差し出したかを郵便局が証明するというものがあると紹介しました。

内容証明は書留で送られることから、中身を読む場合に重要な書類であるという印象を相手に与えることができます。また、内容証明の中身の文章では、その内容を守らなかった場合に法的措置をとるなど対応策についても書かれていることが一般的ですので、相手にプレッシャーを与えることができます。

特別プレッシャーを与えるべく、脅すような文章は書き方として良くありませんが、きちんとした言葉遣いの中にも守らなかった場合の対応策を記すようにしましょう。

シーン別内容証明の書き方

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

内容証明についてみてきましたが、前述の例でわかるように証明したい内容によって、内容証明郵便として送る記載内容は異なります。借金の支払い要求やクーリングオフ、給料未払いなど内容証明郵便として送る文書にはその内容の経緯や金額、理由などが記されており書き方もそれぞれ違ってきます。ここではシーン別の内容証明の書き方をご紹介します。

慰謝料

何かしらのトラブルや離婚などにより、相手に慰謝料請求する場合があります。そのような場合に、慰謝料請求の郵便を送りますが、もしかしたら相手が支払ってくれないなどのトラブルになる可能性も考えられます。そのため、その後裁判になることも考慮し、慰謝料請求は内容証明郵便によって郵送すると安心です。

慰謝料請求の場合の文書の書き方としては、どういった内容の慰謝料請求であるのかをきちんと明記して、文書を書いた日付、相手の住所と氏名、自分の住所と氏名と印鑑、慰謝料金額を記載しましょう。

慰謝料請求の内容証明例文

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

慰謝料請求の内容証明文書の書き方例が以下になります。

(例文)「平成○○年〇月〇日 東京都○○区○○-○○ ○○○○殿 東京都○○区○○-○○ ○○○○印 通知書 わたしは平成○○年〇月〇日に貴方と婚約しました。しかしながら、貴方は私以外の女性と交際し結婚していました。そのことにより、私の精神的苦痛に対し慰謝料として下記金額を請求します。 記 金○○〇万円」

返金

内容証明郵便は、損害を受けた場合などに返金が必要な場合にも使用されます。返金請求の場合の内容証明の文書の書き方では、なぜ返金が必要であるか、経過や理由をしっかりと明記しましょう。また、他の文書と同じく、被通知人と通知人(自分)の住所と名前、自分の名前の横に押印、返金してもらいたい金額、振込口座などをしっかりと明記します。

また、文書の書き方としては、返金してほしい旨の内容のほかに返金してもらえなかった場合のことを考慮して、刑事上や民事上の責任を追及するなどの警告の文言も記載しておきましょう。

給料未払い

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

内容証明郵便は、給料などの未払請求でも使用します。給料未払請求の文書の書き方で、記載する内容は以下のようになります。

1.日付
2.被通知人(住所、氏名)
3.通知人(住所、氏名、印)

4.文章(未払い給料の請求について)
5.振込口座

給料未払い請求の場合の書き方としては、未払い給料がいつからいつまでの給料を指すのか、またその経過を記載します。さらに、未払い給料が支払われなかった場合の措置などについても明記しておくと良いでしょう。

クーリングオフ

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

クーリングオフとは、訪問販売やエステなどの契約を結んだ後で、一定期間内であれば無条件で契約解除できる制度です。クーリングオフできる取引は定められており、該当する場合には、内容証明郵便によって行うことが可能です。ただし、クーリングオフできるのは一部を除いて基本的には契約書や申込書の書類を受け取って8日以内になります。

クーリングオフする場合の書き方として、文書に書くべき内容は以下になります。

1.日付
2.被通知人(住所、氏名)
3.通知人(住所、氏名)

4.文章(契約解除する旨の内容と、返金依頼)
5.契約年月日と商品名、契約金額、販売会社、担当者名

借金

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

お金を貸し借りした場合の文書についても、内容証明郵便で送ることがあります。借金する場合にというよりは、請求の場合に使用することが多く、貸した側が借金の返還請求などで使用することがあります。貸金返還請求の場合の書き方として、以下に書くべき内容をご紹介します。

1.日付
2.被通知人(住所、氏名)
3.通知人(住所、氏名)

4.文章(いつ、いくら貸したお金を、どういった経緯で返してもらってないか、またどのように返して欲しいかについて記載)
5.振込口座

借金されてお金を返して欲しいという場合の貸金返還請求の書き方としては、お金をいつ貸したか、いくら貸したか、またどういった経緯になっているか、お金を返してもらえない場合の遅延損害金についてなどを記載します。

内容証明の封筒の書き方

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

内容証明郵便を送る場合には、基本的に最低でも2通必要です。できれば、3通用意して1通が原本(相手に送付される分)、1通は郵便局に保管される分、1通は自分の控えとしましょう。

内容証明を入れる封筒ですが、封筒はどのような封筒でも大丈夫です。封筒の書き方としては、内容証明の文書に書いたものと同じ被通知人の住所と氏名を書きます。

また、このときに封筒の封をしないで郵便局に持っていくように気を付けましょう。また、必ず印鑑を持参します。内容証明郵便を申し込む場合には必ず押印が必要ですし、訂正がある場合にも使用します。

内容証明の書き方ルール

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

内容証明を書く場合の書き方には注意する点がいくつかあります。ここでは、内容証明の書き方ルールについてご説明します。

1.筆記用具

内容証明の書き方ですが、書く紙についてはどのような用紙に書いても良いです。普通の便箋でも白い紙でもよく、また筆記用具も万年筆でもボールペンでもPCでプリントされたものでも大丈夫です。ただし、鉛筆などすぐに消える可能性のあるものは避けましょう。

2.3通作る

前述にもありますように、内容証明は普通の手紙と違っています。相手に送る原本と、郵便局保管用、自分の控えと3通用にしましょう。

3.書式

内容証明の書き方として、書式は縦書きでも横書きでもかまいません。ただし、字数には制限がありますので気を付けましょう。一般的には一行に20文字以内、1枚に26行以内ですが横書きの場合は13字×40行でも良いです。また、句読点やかっこも1文字に数えます。

4.使用可能文字

内容証明の書き方として、使用できる文字は「漢字」「かな」「カタカナ」「数字」で、英字については固有名詞の場合のみ可能です。「かっこ」や「句読点」「一般的な記号」も使用できます。

5.タイトルや時候のあいさつ

内容証明の書き方として、内容証明郵便で送る文書は手紙の一種ですが特にタイトルをつけなければならないというルールはありません。タイトルをつけたければつけても良いですし、本文としてタイトルをつけることも多いです。時候の挨拶については、内容証明についてはあまり使用しないことが多いでしょうが入れたければいれても問題ありません。

6.訂正する方法

内容証明の書き方として、書いている内容を書き間違った場合には書き直しせずとも書き間違ったところを二重線で消してそこに正しい文字を書くことができます。訂正した場合には、欄外や文末に「○○行目、〇字削除、〇字加入」と書きます。そして、その横に差出人が押印をします。

7.2枚以上

内容証明の書き方として、もし内容証明する文書が2枚以上となった場合には「ホッチキス」か「のり」でつづりましょう。そして、1枚ずつめくりつなぎ目に契印を押します。その場合のはんこは訂正したときや押印で使ったはんこと同じものを使います。

8.資料は同封できない

内容証明の書き方として注意が必要なのが添付したい資料がある場合です。内容証明郵便では資料を同封することはできません。もし、何か資料を送りたい場合には本文中にその資料について書いておき、内容証明郵便とは別に郵送します。

内容証明の返事の書き方

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

もし内容証明を受け取った場合には、直ちに謝罪や賠償を行うべきですが、いきなりでは動転してしまって不用意な対応をしてしまう恐れがあります。内容証明を受け取った場合には、まずはその返事を書きましょう。その際の返事の書き方としては、事案によって即時回答が難しい場合には一定期間の猶予を求める内容を返答します。

内容証明の返事例文

以下に、内容証明への返事の書き方例文をご紹介します。

(例文)「回答書 平成○○年〇月〇日 被通知人(住所、氏名) 通知人(住所、氏名) 早速ですが、以下のように回答させていただきます。貴殿より通知いただきました内容証明郵便による慰謝料請求、正に受領しました。

なお、大変恐縮ですが、本件の回答につきましては、これ以上の誤解やトラブルが発生しないよう弁護士に助言や指示を仰いだ上で適切な回答をさせていただきたいと考えています。そのため、まことに勝手ではございますが、文書に関する相談を行うために〇月〇日まで回答の猶予をいただきたく、よろしくお願い申し上げます。」

内容証明の書き方の例文

内容証明を書く場合の書き方や、注意点についてご説明しましたが、ここでは実際の内容証明例文をご紹介します。内容証明を書く場合には、書くべき内容を漏れることなく書くこと、また要求内容を簡潔に書くこと、要求する根拠を記載することが大切です。

内容証明例文

以下に資金回収についての内容証明の書き方例文をご紹介します。

(例文)「平成○○年〇月〇日 被通知人(住所、氏名) 通知人(住所、氏名、印)

貸金請求書 わたしは貴殿に、平成○○年〇月〇日、金200万円を利息年12%、弁済期平成○○年〇月〇日として貸しました。しかし、弁済期が過ぎても返済いただいておりません。つきましては、本書到着後10日以内に金200万円と、その利息分をお支払いいただきますよう請求いたします。

上記期間内にお支払いなき場合は、法的手段をとらせていただきますことを申し添えます。」

内相証明郵便の意味と書き方を覚えましょう

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

いかがでしたか。内容証明郵便とは、金銭要求やクーリングオフなど、後に裁判に発展する可能性のある文書について郵便局に証明してもらって送付する文書であるということがわかりました。普通の手紙と違って、通常は3通準備しなければならず、また書き方の注意点もいくつかあることがわかりました。

また、必ず書かなければならない項目もあるため、内容証明を送る場合には書き漏れがないように注意が必要です。もし、自分が内容証明郵便を受け取った場合には、速やかに返事を書くことが必要です。内容証明郵便の意味や効力、書き方、注意点などをきちんと覚えましょう。

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