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内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年10月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

内容証明郵便を知っていますか。郵便の内容証明とはどのようなもので、どうやって送るのでしょうか。ここでは、内容証明とはどういう場合に書くのか、また内容証明郵便の書き方や例文、内容証明を受け取った場合の返事の書き方などについてみていきます。

郵便での内容証明の書き方

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒
※画像はイメージです

内容証明とは何か知っていますか。内容証明とは、字の意味そのままですが「内容の証明」になります。それは、「誰が」「いつ」「どのような内容の」手紙を差し出したかを郵便局が証明するということです。

例えば、お金を貸した場合に後で借りた方が「借りていない」と言う場合、貸した方はお金を貸したという事実をなかなか証明できませんので証拠として借用書を作成します。しかし、郵便では証拠になる証書がありません。そこで、きちんと「○○という内容の書類を○○時に送った(届けた)」という証拠となるものが内容証明になります。

では郵便の内容証明の書き方を知っていますか。ここでは郵便の内容証明の書き方についてみていきます。

内容証明の書き方

内容証明とは何かについてご説明しましたが、内容証明は郵便局で申し込みできます。そして、内容証明する場合には対象の事柄についてその文書を書きます。例えば、債権回収についての内容証明の文書であれば、以下のような書き方で内容を書きます。

1.記載日(年月日)
2.相手先住所と相手先氏名
3.送り主住所と送り主氏名と印

4.内容
5.金額
6.遅延損害金

上記のような内容を紙に書いてその内容証明したい文書の原本とコピーを2部とります。そして、それを郵便局に持ち込み内容証明郵便として申し込みます。コピーは、一部を郵便局が保管し、もう一部を自分用の控えとなります。

内容証明は届けた証明

前述しましたように「内容証明」とは、「○○という書類を○○時に預かって届けた」ことの証明です。しかし、内容そのものを保証したり実行するものではなく、それを受け取ったかどうかは別です。もし、内容証明郵便を送ったけれど相手が受け取ったことを認めてくれない可能性があれば、「配達証明」をすれば良いでしょう。

「内容証明郵便」も「配達証明」も郵便局で申し込みができます。受け取ったことの証明と、届けたことの証明は別であるということを覚えておきましょう。そして、後にきちんと文書をやり取りしたという証明をしたい場合には、「内容証明郵便」と「配達証明」どちらも申し込みしましょう。

内容証明は相手にプレッシャーを与える

内容証明の役割として、その手紙を誰に、いつ、どういった内容で差し出したかを郵便局が証明するというものがあると紹介しました。

内容証明は書留で送られることから、中身を読む場合に重要な書類であるという印象を相手に与えることができます。また、内容証明の中身の文章では、その内容を守らなかった場合に法的措置をとるなど対応策についても書かれていることが一般的ですので、相手にプレッシャーを与えることができます。

特別プレッシャーを与えるべく、脅すような文章は書き方として良くありませんが、きちんとした言葉遣いの中にも守らなかった場合の対応策を記すようにしましょう。

シーン別内容証明の書き方

内容証明についてみてきましたが、前述の例でわかるように証明したい内容によって、内容証明郵便として送る記載内容は異なります。借金の支払い要求やクーリングオフ、給料未払いなど内容証明郵便として送る文書にはその内容の経緯や金額、理由などが記されており書き方もそれぞれ違ってきます。ここではシーン別の内容証明の書き方をご紹介します。

慰謝料

何かしらのトラブルや離婚などにより、相手に慰謝料請求する場合があります。そのような場合に、慰謝料請求の郵便を送りますが、もしかしたら相手が支払ってくれないなどのトラブルになる可能性も考えられます。そのため、その後裁判になることも考慮し、慰謝料請求は内容証明郵便によって郵送すると安心です。

慰謝料請求の場合の文書の書き方としては、どういった内容の慰謝料請求であるのかをきちんと明記して、文書を書いた日付、相手の住所と氏名、自分の住所と氏名と印鑑、慰謝料金額を記載しましょう。

慰謝料請求の内容証明例文

内容証明の書き方・例文・ルール・返事|郵便/シーン別/封筒
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慰謝料請求の内容証明文書の書き方例が以下になります。

(例文)「平成○○年〇月〇日 東京都○○区○○-○○ ○○○○殿 東京都○○区○○-○○ ○○○○印 通知書 わたしは平成○○年〇月〇日に貴方と婚約しました。しかしながら、貴方は私以外の女性と交際し結婚していました。そのことにより、私の精神的苦痛に対し慰謝料として下記金額を請求します。 記 金○○〇万円」

返金

内容証明郵便は、損害を受けた場合などに返金が必要な場合にも使用されます。返金請求の場合の内容証明の文書の書き方では、なぜ返金が必要であるか、経過や理由をしっかりと明記しましょう。また、他の文書と同じく、被通知人と通知人(自分)の住所と名前、自分の名前の横に押印、返金してもらいたい金額、振込口座などをしっかりと明記します。

また、文書の書き方としては、返金してほしい旨の内容のほかに返金してもらえなかった場合のことを考慮して、刑事上や民事上の責任を追及するなどの警告の文言も記載しておきましょう。

給料未払い

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内容証明郵便は、給料などの未払請求でも使用します。給料未払請求の文書の書き方で、記載する内容は以下のようになります。

1.日付
2.被通知人(住所、氏名)
3.通知人(住所、氏名、印)

4.文章(未払い給料の請求について)
5.振込口座

給料未払い請求の場合の書き方としては、未払い給料がいつからいつまでの給料を指すのか、またその経過を記載します。さらに、未払い給料が支払われなかった場合の措置などについても明記しておくと良いでしょう。

クーリングオフ

クーリングオフとは、訪問販売やエステなどの契約を結んだ後で、一定期間内であれば無条件で契約解除できる制度です。クーリングオフできる取引は定められており、該当する場合には、内容証明郵便によって行うことが可能です。ただし、クーリングオフできるのは一部を除いて基本的には契約書や申込書の書類を受け取って8日以内になります。

クーリングオフする場合の書き方として、文書に書くべき内容は以下になります。

1.日付
2.被通知人(住所、氏名)
3.通知人(住所、氏名)

4.文章(契約解除する旨の内容と、返金依頼)
5.契約年月日と商品名、契約金額、販売会社、担当者名

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