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小口現金出納帳の書き方・現金出納との違い・仕訳方法|ノート

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年10月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

「小口現金出納帳」は小口の現金の出し入れを記入し、しっかりと管理するための帳簿です。小さな会社でも絶対に書かなければならないものですので、経理だけでなく一般の会社員でも「小口現金出納帳」の知識は持つべきです。ここではそんな「小口現金出納帳」について解説します。

「小口現金出納帳」の記入では、仕訳、つまり支払った現金の使用目的を明確にしなければなりません。しかし、これはほとんどのケースで仕訳の項目(勘定項目、あるいは勘定科目といいます)は決まっています。

ここではそんな「小口現金出納帳」の勘定項目を紹介します。

勘定項目はどうするか

「小口現金出納帳」で使用される勘定項目は多くのケースで決まっていて、主に5種類しかないと考えてかまいません。確かに、科目が多すぎると管理が大変です。できるだけ種類をまとめてしまうことで、帳簿もすっきりして見やすくなります。

そんな「小口現金出納帳」の勘定項目は主に下記のように仕訳してください。

勘定項目内容
交通費電車やバスの運賃、タクシー乗車料、ガソリンなど
通信費電話料金、インターネット料金、切手やハガキの購入など
光熱費電気料金、水道料金、ガス料金など
消耗品費備品、文房具、コピー用紙、事務用品、封筒など
雑費上記以外にかかった費用など

小口現金出納帳のノートへの書き方

「小口現金出納帳」への書き方は、まず先の紹介している記入するべき項目をできる限る埋めることと、前項のように勘定項目を利用してできるだけシンプルに書くことを心がけましょう。大切なのは、実際の残高と記帳されたとおりの残高が一致していることです。

帳簿ですので、あとで確認したときに、誰でもすぐにわかるような状態が「小口現金出納帳」の書き方としてはベストです。可能であれば「小口現金出納帳」のパソコンソフトやノートを購入して記入しましょう。

小口現金出納帳の仮払金の書き方

実際に会社運営をしていれば、ときに「仮払金」が発生することもあります。その場合、「小口現金出納帳」にはどのように記載をするのか疑問に考えることもあるでしょう。ここではそんな仮払金の「小口現金出納帳」への書き方を見ていきます。

仮払金とは

仮払金とは文字どおり、仮に支払った経費です。

例えば、従業員の出張などでまだどれくらい使うか、またなにに使うかが確定していないとき、経費を事前に渡し、後日に精算することがあります。こんな仕訳や金額が確定していないうちに支払った小口現金を仮払金と呼びます。

小口現金出納帳に仮払金をどう記載する?

難しく考えると混乱してしまうので、「小口現金出納帳」の仮払金の書き方はシンプルに考えます。大事なことは、残高と帳簿内容が合っていることです。

後日精算の仮払金を「小口現金出納帳」に記載するには、仮払金の金額を基準とします。もし精算のときに小口現金が戻ってきた場合は「借方小口現金(借りた側の小口現金)」に記載しましょう。

逆に、仮払金が不足していて、精算時にさらに支払ったケースであれば、「貸方小口現金(貸した側の小口現金)」に記載すれば問題ありません。

小口現金出納帳の締め方

「小口現金出納帳」の締め方ですが、特に形式はありません。先で解説した項目をしっかり埋めておくことで、「小口現金出納帳」の書き方は完了しています。不備さえなければ問題ありません。

もしそれでも締め方が気になるという場合は、締めごとに小口現金の責任者、あるいは担当上司に報告するということが、正しい「小口現金出納帳」の締め方といえるでしょう。

小口現金出納帳は手書きでもいいのか

「小口現金出納帳」は手書きでもまったく問題ありません。かつてはパソコンで記入することはなかったので、昔ながらではありますが、手書きでもなんら問題はないといえます。

ただ、当然ながら、文字は読みやすくきれいに書くことは重要です。「小口現金出納帳」はあとで読み返すこともありますから、誰がいつなにのためにいくらを支払ったのかが明確にわかるようにしておきましょう。

小口現金出納帳を書き間違った場合

小口現金出納帳の書き方・現金出納との違い・仕訳方法|ノート
※画像はイメージです

「小口現金出納帳」を手書きで記入する場合、一般的にはボールペンなどを使います。改ざんを疑われないようにするためでもあります。そのため、場合によっては書き間違いもあります。気をつけたいのは書き間違ってもページを破いたりの破棄はしないようにすることです。

「小口現金出納帳」は帳簿のひとつです。これを破くと改ざんしたと思われますので、もし間違いがあった場合は、ページに斜線をつけて書き直す、あるいは破棄や無効を意味するスタンプを押す、もしくは上司などに報告し、破棄を認める印を押してもらいましょう。

小口現金出納帳

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