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議事録の取り方・タイピングのコツ|シーン別/道具別/手書き

初回公開日:2018年10月23日

更新日:2020年10月02日

記載されている内容は2018年10月23日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

社会人になると、会議や講演会の際に議事録をとる機会が多くあります。録音が可能な場合は比較的に容易に議事録をとれますが、録音不可な場面ではコツが必要になります。どのようにすれば上手に議事録をとることができるのか、実際に議事録を取るつもりで確認してみましょう。

シーン別議事録の取り方のコツ

議事録の取り方・タイピングのコツ|シーン別/道具別/手書き
※画像はイメージです

一言で「議事録」といっても、シーンによって議事録の特性が変わってきます。どのような場面でどのような議事録が好まれるのか、特徴をコツを合わせて確認していきましょう。

打ち合わせ

打ち合わせの議事録は、数ある議事録の中でも一番難易度の低い議事録です。学生時代に議事録を作成した経験がない人は、コツを掴むためにも打ち合わせの議事録から挑戦してみると良いでしょう。

打ち合わせの議事録を作成するコツは、打ち合わせの結果をしっかりと記録することです。打ち合わせの後の行動で担当者や責任者が決まった場合は、その件に関しても必ず確認しましょう。もしコツが上手くつかめずに議事録が作成できなかった場合は、必ず打ち合わせが終わった直後に参加者に内容を確認するようにしましょう。

会議

議事録の取り方・タイピングのコツ|シーン別/道具別/手書き
※画像はイメージです

会議の議事録は、打ち合わせよりもコツが必要な難易度の高い議事録です。打ち合わせの議事録でコツを掴んでから挑戦するようにしましょう。

会議の議事録を作成するコツは、会議の結果だけではなく案を出した人物を明記することです。議事録に登場する人物が誰かわかりやすいように、議事録の冒頭に会議の参加者を列挙するのもコツの一つです。結果に関しては打ち合わせと同じように担当者や責任者、行動の期日を明記するようにしましょう。

講演会

講演会の議事録は、3つの中で最も難易度が高い議事録作成です。議事録作成のコツをしっかり把握していないと失敗してしますので、作成の場数を踏んでコツを掴むようにしましょう。

講演会の議事録を作成する際には、講演会のテーマや講演の話題の転換状況などもしっかり明記するのがわかりやすい議事録にするコツです。議事録には聴講者の大よその人数なども記し、講演会に出席していない人にも講演会の臨場感が伝わるような議事録を作成しましょう。

道具別議事録の取り方のコツ

議事録の取り方・タイピングのコツ|シーン別/道具別/手書き
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議事録をとる際は、使う道具によってもコツが異なります。道具に合わせた議事録作成のコツを3つ紹介していきますので、議事録作成の場や自分の得意分野に合わせて適した道具を選択するようにしましょう。

パソコン

議事録を作成する際、最も多く使われる道具がパソコンです。ほとんどの人は手書きよりも短時間で多くの文字を入力することができますので、リアルタイムに作成しなければならない議事録に適しています。

パソコンで議事録を作成する際には、コピー機能を駆使するのがコツです。打ち合わせや会議で頻出する単語だけではなく、自分が打ちにくい文字列をコピーしておくことで簡単にペースト機能を使って議事録を作成することができます。

このコツは一つの単語にしか使えませんので、打ち合わせの流れに応じて臨機応変にコピーしておく単語を変更することでスムーズに議事録を作成できるでしょう。

手書きのメモ

パソコンの持ち込みが禁止されている場や、突発的に議事録を作成する必要が生じた際には手書きのメモで議事録を作成しなければなりません。手書きの場合はパソコンほど多くの内容を記せませんので、要点のみに絞って議事録を作成しましょう。

手書きで議事録を作成する際のコツは、自分が後から判別できる程度に文字を省略していくことです。たとえば「プレイステーション4」に関する議事録を作成する場合は、毎回「プレイステーション4」と書かずに「PS4」などの略語を使いましょう。

また、一般的ではない略語を使う際には後から自分でわからなくならないように、欄外に略語が何を意味しているのか明記しておくようにしましょう。

ICレコーダー

ICレコーダーの使用が許可されている場合には、議事録作成のコツがわからない人でも比較的簡単に議事録を作成することができるようになります。

ICレコーダーを使った議事録を作成する場合には、雑音や入らないようにICレコーダーの位置を工夫するのがコツです。可能であれば打ち合わせの前に机のどの部分に置けば自分の作業の邪魔にならないかなど、ICレコーダーを置く位置を確認しておくようにしましょう。

打ち合わせの途中でICレコーダーを移動させると少しずつ雑音が入ってしまいますので、打ち合わせが終わるまでICレコーダーの位置を固定させておくのが雑音を入れないコツです。

テープ起こしでの議事録の取り方のコツ

テープ起こしで議事録を取る際には、不慣れな人でも時間をかけることで議事録を作成することができます。発言者が誰かわかりやすいように発言の前に名前を書くなど、時間をかけられる議事録ならではのわかりやすい議事録にしましょう。

議事録は単なる文字起こしとは違うので「あー」や「えー」などの言葉は省いても構いません。要点のみを記録し、簡潔な議事録になるような工夫が必要です。

議事録でのタイピングのコツ

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