Search

検索したいワードを入力してください

2017年09月11日

朱書きの書き方・訂正方法|ボールペン書く方法/封筒に書く場合

ビジネスシーンだけでなく、出番の多い「朱書き」ですが、正しい書き方やルール、朱書きの持っている意味などをご存知ですか?ただの訂正やお知らせではない、受け取り側との大切なコミュニケーションとなる朱書きについてお話しいたします。

朱書きとは

朱書きの書き方・訂正方法|ボールペン書く方法/封筒に書く場合

重要なことを記載するときや、修正点を見落とさないようにするために「赤色」で文字を書くことを「朱書き」と呼びます。「朱」とは現在でいうところの「赤」をさしています。その昔、「楊弓(ようきゅう)」と呼ばれる楊 (やなぎ) でできた小弓で的を射る遊びがあり、その「楊弓」で、2002矢のうち50矢以上、100矢までを的に命中することを「朱書(しゅしょ)」または「朱書き」と呼んでいました。

その射手についても同様に「朱書」と呼んでいたようです。命中させることのできた射手の名前を朱色で書いたことから「朱書き」という言葉ができあがりました。

赤色で書くことを「朱書き」と呼ぶ

古来の日本では赤ペンのようなものは存在せず、筆記用具といえば墨をすってできた「墨汁」か「朱液」が一般的でした。つまり赤色という言葉やそのもの自体が存在しなかったため、当時は「朱書き」と呼んでいたものが、現在でもその名残を残しているのです。

昔は朱液でしたが、現在の「朱書き」といえば、赤ペンや赤ボールペン、赤鉛筆など多岐にわたります。どれを使っても「朱書き」には変わりはありません。しかし、やはりビジネスのシーンで使うとなると、ある程度のルールやマナーはでてきますので、この辺りをきちんと押さえておく必要があるでしょう。

なぜ朱書きをするのか

赤い文字で書くことを「朱書き」と呼びますが、使い方は多岐にわたります。訂正であったり、封書の表書きで内容物について記入する場合もあります。何を指すかで書き方などは変わりますが、朱書きの目的は、書き込んだものが分かりやすく目立つようにするためです。

例えば、速達を出すときに封筒の一番上に「速達」と朱書きで書かれている場合と、黒のインクで書かれている場合を想像してみてください。どちらがより「速達」であることを簡単に把握できるかは、容易に想像がつきます。速達かそうでないかで、その郵便物の取り扱いや、送料などすべて変わってきます。それだけ大事なことを見逃さないためにも「朱書き」をおこなうのです。

また訂正などの場合で朱書きを用いる場合は、誤っている部分を並行する2本の赤線を上から書くことで、取消の意味をもたせます。これも朱書きのひとつです。沢山ある文章や言葉の中から、どこを訂正すればいいのか、訂正した個所がどこなのか、朱書きで取り消し線が書いてあれば、一目瞭然となり、間違いや見落としが格段になくなります。作業効率をアップするためにも、朱書きは貢献してくれるのです。

朱書きをしてはいけないもの

いくら文字を目立たせたいからといって、朱書きをしてはいけないものがあります。それは「名前」です。なぜ名前を朱書きしてはいけないかには諸説ありますが、縁起が悪いというのが一番ポピュラーな理由ではないでしょうか?

ではなぜ、縁起が悪いかをご存知ですか?
これはただ単純に朱書きの赤色が血の色を連想するというところから始まり、戦時中の赤紙を連想させたり、死刑執行に記入されるサインを赤の鉛筆で書くからなど、とにかく「死」を連想するものが多いからです。

「死」を連想させる以外にも、武士が果たし状を書くときに相手の名前を赤で書いていたことから、「あなたのことが嫌い」という意味にも取られる場合があります。また一部の地域では罪人や囚人の名前を赤で書くという風習があったなども理由にあります。墓石に名前を彫るときも存命の方の名前は「朱入れ」として赤で表示されます。

これは死を連想させるというよりは、「墓」を想像させるのでマイナスイメージになり兼ねないという理由から来ているようです。金運が下がるや、長生きできないなど迷信的なものもありますが、やはり縁起の悪さは根付いていますので、名前を赤色で書くのだけは避けるようにしましょう。

朱書きの書き方

朱書きの書き方・訂正方法|ボールペン書く方法/封筒に書く場合

訂正を行う際の朱書き

先ほどの項目でお話しした通り、朱書きで訂正を行う場合は、謝った場所に朱書きで2本の平行線を引きます。これが取消の意味を持っています。この2本線の事を「見せ消し」と呼びます。重要な書類になると、その見せ消し線の上に印鑑を押すこともあります。

その場合はきちんと印鑑を押す旨の説明がありますので、指示に従って印鑑を見せ消し線にまたがるように押印しましょう。印鑑についての記載がない場合は無理に押印する必要はありません。

朱書きで訂正を行う場合、二重線を引くのが一般的ですが、会社などによっては、1本線を推奨している場合もあります。ですので、念のために「二重線で訂正すればいいですか?」程度に最初に確認しておくぐらいはしておきましょう。

訂正のための見せ消し線を引くときは、よほどのことが無い限り、定規を使用してきちんとしたまっすぐな線を引くように心がけましょう。必ず定規を使うというルールはありませんが、ビジネスの場では、折り目正しく行うことは暗黙の了解となっていることを覚えておきましょう。

朱書きではなく、黒インクでの二重線の取り扱い

朱書きで二重線を引くと「訂正」や「取消」の意味を持ちますが、黒のインクで書かれた二重線は「削除」の意味を持ちます。インクの色で意味が大きく異なりますので、間違えないように注意しましょう。

誤記の訂正を行う、脱字の加入を行う場合

訂正個所に正しい記載を行う場合は、見せ消し線の隣に、正しい文章や言葉を記入します。このとき、文章が横書きの場合は見せ消し線の上側に、縦書きの文章の場合は見せ消し線の右側に記入するのがルールとなっています。

誤字ではなく、脱字があった場合は、くくり符号を用いて、文字が抜け落ちてしまっている部分に、目立つように訂正印を押し、横書きの場合は脱字をしている上側に、縦書き文章の場合は右側に抜け落ちている文字を書き足します。くくり符号とはカッコやカギカッコ、クォーテーションマークなどを指します。

誤字などの訂正を行う場合、基本的には誤っている部分のみを朱書きで二重線を引いて訂正するのですが、金額を訂正する際は、訂正する部分以外にも見せ消し線を引くのがルールです。記入された金額をひとつの集まりとして考えることから、このようなルールが存在します。例えば「2,700」と記入するところを「2,7000」と記入してしまった場合は、最後の「0」だけに朱書きで線を引くのではなく、「2,7000」の数字全てにまたがるように朱書きで線を引いて訂正をおこなうのです。

ボールペンで朱書きする方法

朱書きの書き方・訂正方法|ボールペン書く方法/封筒に書く場合

本来は朱墨で書くのが朱書きですが、ビジネスの場ではそうはいきません。大抵はボールペンかマジックなどを用いて朱書きを行うのが一般的です。ではボールペンで朱書きを行う場合、どのようなことに注意すべきかについてお話ししてみましょう。

目立つように書くことを意識する

朱書きの意味は、書いたものを目立たせることです。目立たせることで相手にいち早く理解してもらうことを目的としています。なので、目立つように書くのであれば、ボールペンでもインクペンでも、どちらでも問題はありません。ビジネスの場では赤のボールペンを使うことが一般的で、訂正の文字を書き入れるにも、インクペンよりもボールペンのほうが書きやしいので便利です。しかし、描きやすさを重視してしまい、極細などのボールペンを使ってしまい、目立たなくなってしまっては朱書きの意味がありません。朱書き下部分が目立つように意識して書くことをおすすめします。

滲み、裏移りに注意する

封書に書く場合もそうですが、水にぬれてしまった場合滲む可能性のあるボールペンはできれば避けるようにしましょう。かといって、滲まないように目立つようにとボールペンではなくインクペンにしてしまうと、裏移りしてしまう可能性も出てきます。大事な書類にインクが滲んでしまっては大変です。インクペンの場合は、さらに細かな文字を書くときに滲んで文字がつぶれてしまう可能性もあります。この辺りを鑑みて、基本的には油性の赤色ボールペンを使用するのがベストでしょう。最近では「SARASAdry」などの水濡れに強く、速乾性の高いボールペンも登場していますので、機能性に優れたボールペンを用意しておくのがよいでしょう。

封筒に朱書きする方法

封筒に朱書きを行う目的は、受け取った側が、封を開けなくても何が入っているかを一目瞭然にすることです。ちなみに、封筒に朱書きを行う場合は、郵送のみならず持参する際にも必要になることがあります。封筒に朱書きを行うということは、大事な書類が中に入っています、取り扱いにご注意くださいという訴えかけにもなるのです。郵便が多く届く企業や、時期などには、封筒に中身を記載しておくことで、見落としを防ぐ役割も果たすのです。

封筒での朱書きのルール

基本的な封筒への朱書きの書き方ですが、市販の履歴書を購入したことがある方は同封されていた封筒を思い出してください。物によっては封筒が無いものもありますが、大半の市販の履歴書には封筒が一緒に入っています。無地の真っ白なものもありますが、「履歴書在住」と朱書きされた封筒が入っていたのを覚えいていませんか?あれが基本的な封筒の表書きのルールです。

封筒の左下に枠に書く

封筒に朱書きをする時は、表面の左下あたりに縦書きで記入をしましょう。「履歴書在中」や「応募書類一式在中」と、中に入っている書類が明確に分かるように記入すれば問題ありません。封筒のサイズはいろいろありますが、原則、朱書きをする位置は同じです。もし横書きで宛名を書く場合があれば、そのときは朱書きもそれに合わせて横書きにするのが理想的です。

■朱書きする言葉の例
・履歴書を送る場合「履歴書在中」
・エントリーシートを送る場合「エントリーシート在中」
・宛先の人以外開封してはいけない場合「親展」

文字を枠で囲む

先ほど登場した市販の履歴書の封筒がそうであるように、封筒の表書きに朱書きする際は、書いた文字を同じく赤色で四角く囲みます。その際、フリーハンドではなく、きちんと定規を使うようにしてください。封筒の表面に書かれているものは、いわばあなたの顔です。そこで手を抜いて雑な線を引いてしまっては、あらぬ誤解を受けてしまいかねません。面倒でもきちんと定規を使って、まっすぐな枠で囲むようにしましょう。

朱書きの意味と心得を知り、正しく活用しよう

朱書きの書き方・訂正方法|ボールペン書く方法/封筒に書く場合

これまで「朱書き」についてご紹介してきました。意味とルールを知れば、それほど難しいものではありません。ルールにのっとって、正しく活用しましょう。

←前の記事へ

簡易書留とは|出し方/書き方3ステップ・料金|受け取り方

見積もり後の断り方と理由の伝え方|メールの書き方と例文

Latests