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2017年09月11日

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

封筒の宛名を書く際には、自社の印象を大きく左右する重要なポイントがあります。相手先の封筒名は勿論ですが、裏面にも心配りが必要です。裏面には自社のプライドが込められているからです。今回は封筒の表書きと、裏面の書き方をご説明します。

ビジネス書簡とは

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

プライベートと違い、企業には約束事が沢山あります。ビジネス書簡(てがみ)もそのひとつです。

そもそもビジネス書簡とは、会社業務における重要な「通信連絡」のため、また確認のために作成される文書です。いわば会社の体制そのものが垣間見えるといっても過言ではありません。

特に封筒の宛名と裏面は、最初に目にする箇所で印象的な場面です。

新社会人の戸惑い!

新社会人にとっては、学生時代との違いに随分戸惑いを覚えます。ビジネスマナーは、そんな社会人1年生にとっては難解です。

全ては「常識」さえあればということが前提ですが、行動も発言も今までと違い敬語会話は先輩たちから「非常識」のレッテルを張られかねません。

勿論ですが「手紙」も、同様です。今までの友達に書くものとは違い、宛名の書き方相手への敬称など、もし誤ってしまうとあなたが非常識だと思われるだけでなく、会社にとっても「NG」のレッテルを張られる可能性も生じてしまいます。

最初に目にするのは・・・

封筒の表面の宛名です。できる限り丁寧な字で書くことと、配分バランスを良く書く必要があります。封筒の表書きには・郵便番号・住所・企業やの名称・部署や担当、そして受取人の相手の氏名となります。

では、そんなビジネスにおける封筒の書き方について、しっかりと覚えてください。

封筒の宛名の書き方

封筒の上下左右とも、「約1cm程度の余白」があるように書き、文字の大きさや配置バランスを考えます。約文字は「楷書」で、丁寧に書くことが重要です。

達筆でも誰にも読めないより、正確に読みやすい文字が印象がいいものです。

住所の書き方

【住所→会社名→所属部署→名前】の順番で書きます。

①住所の長さは場所により長短があります。長さは封筒の1/3程度に収めます。

・縦書き:封筒の右側1/3 
・横書き:封筒の上側1/3

②宛名より住所は小さい文字で書きます。また、番地は省略ではなく正確に封筒に記載します。

③番地の先について建物名が必要な場合は、段落を変えます。

※住所が1行に収める必要はありません。改行することで、封筒全体のバランスの良い配置でおさめます。

相手先の名称について

会社名や部署名を略すことは相手にたいしてとても失礼になります。また、相手の方に「肩書」がある場合は、名前の前に書いてください。

例1:営業部課長〇〇様
例2:営業部〇〇課長様

この2例は一方が正解です。どちらかお分かりですか?

正解は例1です。「肩書は名前の前に」ということです。

もし、役職も名前も分からない、そんな場合には「〇〇株式会社営業部ご担当者様」、又は役職が分かれば、営業部課長とします。

当然ですが、(株)というような略称ではなく「株式会社」としてください。

時折見かけますが「経理課御中 ○○様」はどうでしょうか?これは敬称の重複で間違いです。この場合は「御中は無し」が正解です。

役職名が5文字以上の場合は、上に書ききれませんので、名前の右側に名前より小さく書きます。

横書きの場合、縦書きの場合

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

本来は、目上の方への封筒の表書きや裏面についてなど、改まった内容の場合は、縦書きが最適です。

縦書きの場合

ビジネスでの封筒に関しては、特に日本語の文字を綺麗に美しく見せてくれるのは縦書きで、礼儀正しいという印象を持っていただけるので縦書きが、好ましいです。

封筒に書く際の注意点として、住所などの数字(番地など)には漢数字を使用します。住所の配置については、郵便番号の一番右に揃え一文字分余白にすると、ちょうど良いバランスになります。会社のビルの名称は必ず記載しますが、忘れがちなのがビルの階数です。を必ず記載してください。

所属部署名は、会社名の下の部分に一文字分下げるか、長くなる場合は改行してを書きます。役職名は、4文字までは名前の上に書きます。それ以上のば場合は改行します。

横書きの場合

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

縦書きが好ましいとは言いましたが、相手先との関係性がフレンドリーな場合や、連絡事項など改まる必要がない場合は、横書きでも良い場合があります。

横書きの封筒を用いる場合の注意点として、縦書きと違うのは数字は「算用数字(1.・2・3など)」を使います。

最初に封筒に住所を書き始める時、端に書き過ぎるとその後のバランスも悪くなります。封筒の左端から2文字程度のスペースをとって書き始めるとバランスがとりやすくなります。所属部署名などについては、縦書きの場合と同じく、会社名を書いた後、一文字分のスペースをとり書くか、改行します。

郵便番号について

封筒の表には、郵便番号の枠が設けられている場合が多くあります。もともと封筒に印刷される郵便番号枠は、郵便をスピーディーに区分けするため設けられました。この枠内に郵便番号を記入することで、郵便物の配達が間違いなく、早く届くシステムなのです。

そのためにも封筒の表には、相手の郵便番号は正しく記載してください。また、機械が読み取りますので、郵便番号は封筒の枠内に、読みやすく書いた方がベストです。

郵便番号を書く際の数字については「横書き・縦書き、どちらも算用数字で記入」します。
封筒が縦書きの場合は、住所には漢数字を使用しますが、郵便番号は算用数字です。

裏面の郵便番号に関しても同様です。特に裏面には枠の無い場合もあります、そのため書き忘れることが多いので、気を付けて下さい。

切手の張る場所は?

封筒で悩むのが、切手の貼る位置です。もちろん貼り忘れは論外です。

切手を貼る場所には、投函後の郵便物に消印が押される場面を考慮して、貼る必要性があります。消印などで、封筒に記載の宛先住所などが被ってしまうことがない場所へ記載することも重要です。

・縦書きの場合:切手は左上に貼ります。
・横書きの場合:切手は右上に貼ります。(間違える方が多いので気をつけましょう)

どこに切手を貼っても確かに郵便物としては届きはします。しかし、見栄えが悪い、相手住所や名前を汚さないという配慮があれば完璧です。

封筒の裏面の書き方

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

裏面住所のポイント

この封筒の裏面への記載は、差出人の企業情報を記載します。この裏面の書き方にもマナーがあるのです。

一番大切な裏面の記載マナーは「表書きより小さな文字で書く」ことです。封筒の表の住所や名称などより裏面を小さく書くということは、相手先への敬意をも表します。もし裏面の自社の方が大きく書かれた場合には、先様に不快な思いを与える場合も考えられますので注意してください。

そして、差出人の名前の文字は、住所よりも少し大きな文字で書きます。

裏面「縦書きの場合」

封筒の裏面には継ぎ目があります。この継ぎ目を中心に裏面には差出人の情報を記載します。

・裏面継ぎ目の右側:住所を書きます。
・裏面継ぎ目の左側:氏名を書きます。

これが正式な裏面の書き方です。しかし、最近の封筒には、左側に郵便番号枠が印刷されている封筒が多く存在しています。そのため封筒の裏面記載は左側に、差出人の住所や会社名・部署名・名前を書く場合が多くなっています。これも間違いではありません。

裏面「横書きの場合」

差出人の住所や氏名を封筒の下中央に、全体の1/3におさまるように書きます。左揃えでレイアウトするとバランスがいいです。こちらも右寄りに書く場合もあります。そして縦書きと同様に住所の下には会社名・部署名・名前を書きます。

裏面記載の社名の重要性!

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

自社の存在をアピールする役目も担う「裏面」の記載事項は、自社の顔ともいうべき箇所です。略すことなく丁寧に書く必要があります。また、社名や住所が印刷されている場合には、担当者の部署名と氏名を書くようにします。

封筒における「ビジネスマナー」とは?

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

封をするとき、封筒の裏面の封をする箇所に両面テープなどが付いていない場合、セロハンテープを使用したり、ホッチキスでとめたりはしません。必ず糊付けします。

敬称について

一般的な場合は世帯主の名前、配偶者、子供と続けます。

しかしビジネスシーンでは、苗字が同じ場合でも連名記入はマナー違反です。くれぐれも注意が必要で、ビジネスシーンの宛名先は氏名全てを書きます。また、宛名を連名で書くような場合は、役職の高い人の名前を必ず先に書きます。

封緘(ふうかん)について

第三者が封を開けたかが分かるように、糊付け後に裏面のふた沿いに文字を書いたり判を押すものです。

封緘(ふうかん)の種類には4種類あります。

・封字:「〆」「封」「緘」の文字を手書きする方法です。(〆は基本的な封字、封はビジネスの場面でよく使われる封字、緘は改まった場面で使用される封字)

・封緘印:印鑑を裏面の合わせ目に捺印するものです。

・封緘シール:専用のシールを張るものです。

・封蝋:蝋をたらし専用の判を押すものです。


これらの使い分けは、TPOによります。手書きの封字の場合は、「〆」が多く使われるようです。慶事には、「寿」「賀」の文字を用います。

また封緘日を入れる場合には、左側に記載します。中の便せんの後付け箇所に日付を入れ、封筒に裏面にも封緘日を書くとより丁寧で、信頼性が出ます。

印刷する場合の注意点!

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

近年、書類を始め封筒も手書きが減少してきました。パソコンで製作し印刷する場面も多くなりました。特に、ビジネスなどにおける書類などはほとんどと言っていいほどです、

封筒の表面への印刷も裏面の印刷も、特に問題ではありません。また、封筒に直接印刷ではなく、住所ラベルを印刷する場合もとても多く見られます。

封筒に宛先も裏面も印刷する場合には、特に確認をしてください。エクセルなどの資料に保存されている住所が変更になっていたり、役職名が変わっていたり、特に担当者の移動はよくあります。必ず印刷前に確認は必須です。

また、印刷文字と封筒のバランスも確認が必要です。裏面に関しては、元々企業で印刷したものがある場合が多いのですが、裏面の印刷された社名に発送者の氏名を書くとより丁寧です。

海外への発送の場合

最近では、企業間の取引に海外という場面もあります。海外あての表書きの場合、英文などに間違いが起こりやすくなりますので、注意してください。できれば本人に書いてもらい、コピーすることで間違いを減らせます。特に、外国の自治体名などは、日本と違い複雑な場合があります。致命的な間違いに国名違いがあります。先方の宛先や住所の確認と、裏面の自社の英文などの確認をしてください。

封筒の宛名書きと裏面書きのポイント!

封筒の裏面の書き方・住所の書き方|横書き/縦書き・印刷する場合

封筒の表面への宛先は、受け取った人が目にする最初の箇所です。これを見たときの印象がイメージとなることも考えると、書き方においてのマナー違反は最悪となります。またレイアウトがバラバラで見栄えが悪いと、相手は不快感をもたれてしまう可能性もあります。

受け取られた先方に、中の書類を心地よく見ていただくためにも、封筒の表面・裏面は正しく美しい封書である必要が生まれるのです。

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