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2017年10月30日

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

報告とは、仕事の成果や進捗状況を周囲に共有をすることです。人から仕事を依頼される場合、仕事を単に終わらせるだけではいけません。仕事は終わったことを相手に伝えるまでが仕事になるので、適切かつ、正確に報告をすることが求められます。

報告の仕方の重要性

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

報告とは、仕事の成果や進捗状況を周囲に共有をすることです。人から仕事を依頼される場合、仕事を単に終わらせるだけではいけません。仕事は終わったことを相手に伝えるまでが仕事になるので、適切に報告をすることが求められます。

また、仕事の途中であっても、経過報告や、トラブルが発生したときなどにも報告が必要です。この報告が正しくされていないと、さらなるトラブルを生むこともあります。なので、報告の仕方にもその人のビジネススキルが求められます。報告の仕方には5w1hなどはが一般常識とされています。他にはどのような報告の仕方があるのでしょうか?

ビジネスにおける報告の仕方

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

SNSやインターネットの発展に伴い、コミュニケーション方法が多様化しています。手元にあるデバイスを使えば、両者がどんなに離れていたとしても、ほぼノータイムでコミュニケーションを図ることができます。これにより顔と顔を合わせるという報告の仕方も変わってきています。

では、口頭で行う報告の仕方と、文章などで行う報告の仕方にどのような違いがるのでしょうか?また、注意するべき点などはあるのでしょうか?

口頭で報告をする

口頭で報告をする場合は、相手と直接会話をすることができるので、ある程度は報告内容がまとまっていなくても大丈夫です。報告の仕方は基本的に結論先行で話しをするということが一般的となります。なので、結論、経緯、理由(原因)、対策案などを必要に応じて追加、という流れで伝えると良いとされています。

冒頭で理由や経緯を話すと、相手にとっては全体像がぼやけてしまうため内容が伝わりません。結論先行の報告は相手にとっても分かりやすいです。また、報告内容をもとに意思決定をもらいたい場面もあります。その際も結論と検討事項を伝え、何を判断して欲しいのかを明示しましょう。報告時には相手も仕事をしているので、相手の状況を伺うのも忘れずにしてください。

文章で報告をする

文章での報告は、メール、チャット、紙媒体などを活用します。文章での報告の最大のメリットは、エビデンスが残ることです。これにより言った、言わないの責任の所在も明確になります。さらに相手の都合で読むことが出来るので、受け手にとっても楽な報告の仕方と言えます。

文章での報告仕方ではメールが一般的です。送信されてしまえばいつでも確認ができるので、同じオフィス内にいてもメールで報告を求められるのはそのためです。必要な配慮としては、いかに相手が読みやすいかです。

注意したいのは、口頭ならではの微妙なニュアンスが伝わらないこともあるので、正しく相手に理解をしてもらいたいときには口頭でも捕捉をすることが必要です。

報告の仕方の例

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

仕事の中で「報告の仕方」で悩んでしまい、貴重な時間をロスするのは避けるべきこと。では、適切かつスマートな報告とはどのようにすべきなのでしょうか。

まず考えるべきは、報告内容の重要性です。今からしようとしている報告が急ぎの内容なのか、それとも急ぎではないのか、報告内容の重要性を図るうえで大切な要因です。基本的に報告はノータイムで行うことが求められますが、それほど重要な物でなければメールなどでも問題ありません。

しかし、緊急度が高い場合は、メールよりも口頭で報告をする方が適している場合もあります。自分が何を使って報告をするのが適切がを瞬時に判断できるようにしましょう。

口頭での報告の例

口頭での報告の仕方は、結論を伝えることを第一に考えます。依頼されたことに関しての結果が結論になることが多いです。また、報告内容が複数の場合はカテゴリー毎にまとめて行うことが望ましいです。

(1)報告したいという旨と相手の都合を伺う

「○○さん、報告事項が2点と相談させて頂きたいことが1点あるのですが、10分ほどお時間よろしいでしょうか?」

まずは、上記のように報告事項があるということを伝えて、相手の都合を伺いましょう。これは報告の仕方というよりもマナーになります。報告する相手も仕事をしています。その手を止めてもらい、自分の話しを聞いてもらうことになります。

このとき、相手のしている仕事が手の離せない状態であれば、相手の仕事を邪魔するわけにはいきません。このような場合は、相手の手が空くまで待つようにしましょう。ただし、報告内容に緊急性がある場合は、相手の仕事の手を止めてでも聞いてもらう必要があります。状況によって判断しましょう。

(2)結論先行で説明を行う

「報告としては、先ほど▽▽の案件を終えたということと(結論)、□□の案件が難航していることです(結論)。ご相談としては、難航している□□案件についてクライアントが提示する期日に間に合わない可能性がある点についてです(相談の結論)。」

報告の仕方の基本として、結論を先に伝えましょう。ダラダラと前置きを話すと、結局何が結論であったのか相手が判断できないことがあります。先に結論がわかっていると、そこに至るまでの経緯の説明が理解しやすくもなります。また、結論を先に言うことで相手も報告の緊急性や重要性を先に判断することができます。

(3)経緯や遅延する理由についての説明

「案件遅延の理由は、先方の希望するニーズが高すぎることです。こちらは、システムとニーズの折り合いを再度先方とすり合わせを行いたいと考えているのですが、如何でしょうか。」

報告が済めば、相談の段階に移行します。このとき、内容はわかりやすく簡潔に伝えることも重要ですが、内容に漏れがないように伝えることも重要です。伝えるべき情報が不足したことによって、相手が誤った判断をしてしまう可能性があるからです。

報告の仕方のマナーとして、報告するべき内容や自分の求める答え、また、その他で考えられる状況の準備を整えてから報告するようにしましょう。

(4)相談者側の懸念点なども伝える

「なお、懸念としては先方との相談結果によっては、見積金額の変更、作業期日の変更、最悪クライアントからキャンセルされる可能性もあり、事前にご相談をさせて頂きました。」

報告の仕方として、報告するべき内容をまとめておくことはマナーです。さらに、報告の内容から今後起こりうる事象についても報告の材料として用意しておきましょう。相手は、現状とこれから起こることを総合して判断します。

しかし、これから起こることは相談している側の方がよくわかっています。なので、これから起こることも報告する必要があります。また、これから起こることを伝えることで、相手が相談している側でも気がつかなかった点に気がつく場合もあります。

文章で報告を行う場合のポイント

文章での報告の仕方では、メールを使うことが多いでしょう。メールで報告をする場合には、見出しや改行を活用すること、無駄な情報は記載しないことで見やすさを重要視する必要があります。

文章では直接会話しているわけではないので、相手が自分の意図する通りに理解したか確認することができません。なので、直接会ったときにメールの内容について補足説明をしたり、電話でメールを送ったことを報告したりなどしましょう。

■メール記載例(他社との打ち合わせ内容を上長に共有をする場合)

▼▼ ▽▽さん(or○○部長)

お疲れ様です。
□□です。

昨日の株式会社▽▽の○○様との打ち合わせ内容を共有させて頂きます。
千歩との取引は今回が初めてとなりますが、ここから関係性を深められればと
考えております。

以下、ご認識の程をお願いいたします。

-----以下、打合せ記録
会議日時:平成○○年○○月○○日(月) 15時~
会場:貴社ミーティングルーム
議事録:
①□□
②▽▽
....

以上となります。
引き続きよろしくお願いいたします。

報告の仕方を学べる本

報告の仕方が上手ということは立派なビジネススキルです。ビジネススキルについての本は多くあります。つまり、報告の仕方はビジネススキルなので、報告の仕方についての本も多くあるということです。それだけ報告の仕方はビジネスにおいて、重要視されているということでもあります。

報告の仕方を本で学ぶのであれば「報告のしかた・指示の受け方(これが上手な人は仕事ができる)」がおすすめです。具体例として言い回しや、答え方などについても書いてあります。また、報告の仕方がうまくても、報告の後に出た指示の受け方が下手では意味がありません。この本はその部分についても書いてくれてあります。

この本は基本的な入門書のような内容となています。長年、社会人として働いてきた人にとっては少し退屈に感じてしまうでしょう。ですが、報告の仕方について1から考え直そうという人や、これから社会人となる人にとっては良い本です。

報告の仕方の練習

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

報告の仕方はビジネススキルです。なので、何もしなければ、当然その技術は上がりません。報告の仕方がいつまでも下手なままでは、仕事に対する信用を得ることはできません。報告の仕方がうまくなるためには練習が必要になります。

報告の仕方を練習するのであれば、紙に報告する内容を書いてまとめてみることが有効です。練習なので、すでに終わった報告のことを思い出して、紙に書き直しても構いません。紙に書き出してみて、その内容を見直すことで話しの順番や言い回しでおかしい部分を修正します。

これを繰り返すことで、報告の流れや、何を伝えるべきかなどが身についてきます。

報告の練習 (1)見出しをつける

報告の仕方が口頭であったとしても、上手な報告の流れを作ろうとすると、話しの内容がいくつかのブロックに分かれるはずです。ブロックに分かれた内容には見出しをつけましょう。見出しをつけることで、そのブロックではどのようなことが重要かを見極めることができます。

また、相談するときに、いきなり具体的な話しから始めてしまい、相手が結果を理解できないという状況を避けることにもつながります。

報告の練習 (2)見出しの順を整理する

話しブロックに分けたら、順番を整理しましょう。それぞれのブロックで伝える内容が違います。どの内容を、どの順番で伝えるかによって、話しの理解のしやすさが大きく変わってきます。

報告の仕方の下手な人に見られる特徴は、この話しの順番が悪いことにあります。報告の仕方が下手な人は、話しのブロックの順番がぐちゃぐちゃになっています。そのため、話しの内容があちこちで前後してしまうために、相手はブロックとブロックのつながりが理解できずに混乱してしまいます。

このような状況に陥らないように、話しが伝わりやすい順番を考えて整理しましょう。このとき、結果から話すという報告の仕方の大前提を忘れないように注意しましょう。

報告の練習 (3)事実と意見を分ける

報告は現状として起こっている事実を伝えないといけません。報告の仕方が下手な人は、起こっている事実と、自分の意見が混じってしまいます。

事実と意見が混じると、聞いている側は、事実を聞いている、意見を聞いている、と聞き方をその都度、対応しなければならなくなります。この状態が長く続くと、事実と意見の切り替えの感覚が麻痺してきて、混乱することになってしまいます。

このようなことにならないように、事実と意見を分けるようにしましょう。ブロックごとの最後に意見を付け加えたり、一通り話した後に意見を言うようにするなど、相手が事実と意見の聞き方の切り替えがしやすいように配慮しましょう。

報告の練習 (4)指示の受け方を確認する

先に述べた通り、報告が済んだら相手から指示をもらうことになります。上手な報告の仕方ができても、指示の受け方が下手では意味がありません。指示をもらったら、自分の理解の仕方が合っているか確認しましょう。

看護における報告の仕方

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

看護の現場では報告はとても重要な位置に当たります。今後の患者さんの治療に関わってくるためです。看護での報告の特徴としては簡潔に報告することです。新人看護士がよく陥るパターンが、詳しい情報を出しすぎて報告が長くなるということです。

しかし、簡潔に話すことも重要ですが、あまり簡潔に話しすぎると、患者さんの異常について早期発見が遅れる可能性があります。看護の現場では何を報告して、何を報告しなくてよいのかを見極めることが重要となります。

報告にはスキルが必要

ビジネスでの報告の仕方と例・学べる本・練習方法・看護における報告

報告は起こったことを相手に伝えるだけなので、難しいことと認識していない人も多いです。しかし、報告の仕方によって、相手への伝わりやすさが違ったり、相手が報告の内容が理解できたことにより、自分が気がつかなかった点を見つけてもらえたりなどすることもあります。

報告の仕方はスキルなので、自分で磨かなければ上達することがありません。報告の仕方が下手だと仕事に対する信用を得ることも難しくなってしまいます。逆に言うと、報告の仕方が上手であれば、仕事に対する信用が得られるということです。頑張って報告上手になって、多くの仕事が得られるようになりましょう。

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