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失礼のない歓送迎会の挨拶の順番・司会に役立つ挨拶のフレーズ

初回公開日:2018年04月02日

更新日:2020年03月08日

記載されている内容は2018年04月02日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

春は異動の季節です。これからの歓迎会や送別会に備え、挨拶のポイントや方法、挨拶の順番に対して正しい方法を覚えておきましょう。退職者の方には感謝やねぎらいの言葉を忘れずに述べる必要があります。新入社員の方はこれから一緒に頑張ろうという歓迎の言葉を述べましょう。

失礼のない歓送迎会の挨拶の順番とタイミング

年末や新年度では、歓迎会や送別会が多くとりおこなわれる時期でもあります。もしも歓迎会や送別会で幹事や司会を頼まれた場合には、その挨拶や順番、いつ挨拶をしたらよいのかそのタイミングについて悩んでしまう方も多くいらっしゃいます。

また、歓迎会や送別会では、見送る方の立場によって挨拶の仕方や司会の流れといったものが変わりますので、相手の方が誰であるかによって司会の進行の方法を変える必要があります。

それでは、歓迎会や送別会で司会をすることになった場合の挨拶の方法や順番、進行の流れについてお話ししていきましょう。

歓送迎会の段取り

歓迎会や送別会の司会を頼まれた場合には、なるべく段取りどおりおこない、送別会ではこれまでお世話になった方を見送り、また歓迎会では、これから一緒にお仕事をすることになる方を心をこめて歓迎したいです。

そのため、歓迎会や送別会での段取りや、用意をしておくことについて、あらかじめ調べておく必要があります。

それでは次に、歓迎会や送別会の段取りとそれぞれの準備の方法についてお話ししましょう。

歓送迎会の日取りを決める

まずはじめに、退職者や転出者が何名であるかが決まったら、その方々の最後の出勤日を確認し、歓迎会や送別会の日時をきめましょう。

一般的には、退職者が最後に出勤する日の夕方から夜にかけて歓迎会、または送別会をおこないます。会場を予約するにあたっては、その方の出勤日と就業時間について把握しておきましょう。

会場を決める

次に歓迎会や送別会をとりおこななう会場を決めます。会場については、歓迎会や送別会をとりおこななう場所が決まっているのであれば、同じ場所にしてもよいですし、もっと良い会場が見つかったのであれば、そちらに予約を取りましょう。

これまで、同じ会場で歓迎会や送別会をとりおこなわれてきたのであれば、会場を変えてもよいかどうかについて確認を取りましょう。会場は、職場からあまり遠くない場所を選び、人数に見合った場所を選ぶ必要があります。

あまり砕けた雰囲気がふさわしくない場合は、コース料理を頼んでおいたり、人数が少ないアットホームな職場の場合は、その人数が収まる程度の食べ放題や飲み放題を受け付けしているお店を選ぶとよいでしょう。

予算を決める

失礼のない歓送迎会の挨拶の順番・司会に役立つ挨拶のフレーズ
※画像はイメージです

次に予算を決めます。これは今までとりおこなわれてきた歓迎会、または送別会の予算に合わせて金額を決めます。この場合、当然のことながら退職される方や新入社員の方には会費を払っていただく必要はありません。

食べ放題や飲み放題の会場を予約する場合であれば、予算について決めるのは簡単ですが、コース料理で飲み放題がない会場で歓迎会や送別会をとりおこなう場合には、大目に会費を集めておき、歓迎会や送別会を終えてから余った金額をお返しすると良いでしょう。

挨拶の依頼

歓迎会や送別会では、上司の方に挨拶してもらう必要があります。その場合は、当日その場でお願いすると大変失礼にあたります。

何の用意もなしに相手の方に挨拶をお願いしてしまうと、挨拶をお願いされた方も困ってしまいますし、何も用意されてないことがわかってしまうとその場をしらけさせてしまうこともあります。

特に送別会での挨拶は、これまでともに頑張ってきた仲間の方を見送るための挨拶でもあり、歓迎会の場合は、新入社員の方にとっては、これからともに仕事をしていくうえで結束をかたく結ぶための挨拶でもあります。

そのため、挨拶をお願いするのであれば、事前に挨拶をしていいただく方を決め早めにお願いしておきましょう。

挨拶をお願いする方

歓迎会、または送別会で挨拶をお願いする方は、退職者の直属の上司でもよいですし、退職者の方と縁の深い方に挨拶をお願いしてもよいでしょう。その場合は、挨拶を手紙にして頂き、当日はそのお手紙を読みあげていただき、そのあとに花束を贈呈します。

この挨拶では、これまでの思い出やお互いしか知りえないエピソードを交えてお話しすることで、場が盛り上がり感動を呼びます。挨拶の時間については、長すぎても短すぎてもいけません。

そのため、挨拶に設けておく時間について、挨拶を依頼した方に、たとえば「5分程度でお願いします」といったように、挨拶の時間について前もって伝えておきましょう。

歓送迎会の流れ

歓送迎会の流れは次のものになります。歓迎会や送別会をとりおこなう場合には、それぞれの時間について考慮しておき、挨拶していただく場合には、その挨拶の時間について事前にお知らせしておきましょう。

歓迎会、または送別会の司会をお願いされた場合には、しっかりと時間を管理し段取りを踏まえなければいけません。

開会の挨拶

開会の挨拶は 司会の方、または幹事がおこないます。司会や幹事はあくまでも引き立て役ですので、あまり目立とうとせず大げさな振る舞いは控えましょう。

あくまでも主役は新入社員や退職者であるということを踏まえ、歓迎会や送別会にふさわしい感謝の言葉や、これからともに頑張っていこうといった歓迎の言葉を述べましょう。

上司からの挨拶

歓迎会や送別会での上司からの挨拶は、歓迎会や送別会の出席者の中で最も役職が上の方にお願いをします。

また、挨拶をしていただくにあたっての温度や乾杯の音頭は 司会の方がおこなう場合もありますが、挨拶された方、つまり上司の方がおこなう場合もあります。司会の方が音頭をとる場合には、まず挨拶をしていただく方の紹介をしてから、「よろしくお願いします」と云いましょう。

乾杯の挨拶

歓迎会や送別会での乾杯の音頭や挨拶は、歓迎会や送別会の出席者の中で役職が上から三番程度の上司の方にお願いします。

はじめに挨拶をしていただいた上司の方にお礼を述べた後、次に挨拶をしていただく方の紹介をし、歓送迎会の出席者の方にクラスの用意をして頂きます。ここまでの挨拶は、司会の方がおこないましょう。

会食と歓談

歓迎会や送別会での上司の方々の挨拶が終わったら、次は食事や歓談をおこないます。これは、会場の予約時間にもよりますが、一般的には 1時間以内に済ませておくのが目安です。

司会の方は、食事や歓談に夢中になって時間を忘れてしまわないよう注意して下さい。

歓迎会、または送別会で司会の方が酔っぱらってしまい、時間や自分の役割について忘れてしまってはいけません。歓迎会や送別会では司会の方が音頭を取り、食事と歓談を始めていただきます。

新任者の挨拶

歓迎会や送別会では、皆さんの様子をみて、出席者の方々のお食事がひと段落ついたようであれば、次に新任者の方にご挨拶をして頂きます。歓迎会では新任者の方に、自己紹介を兼ねてご挨拶をして頂きましょう。

花束贈呈

歓送迎会では、ここで新任者の方と退職者の方に花束を贈呈します。新任者の方に花束を贈りましょう。一般的には新任者の方には花束を贈り、退職される方には記念品を贈呈します。

歓迎会、または送別会での花束贈呈では、出席者の中で最も立場が上の方がおこなうのが一般的です。この場合、退職者の方との縁が最も深い上司の方や直属の上司、または後輩の方から花束をお渡しする場合もあります。

退職者と転出者の挨拶

歓送迎会では、退職制や転出者の方はここで挨拶をおこないます。これまでともにお仕事をしてきた方とのお別れになりますので、別れを惜しみ、しんみりとした空気につつまれる場合が多くあります。そのため、退職者や転出者の方の挨拶は歓送迎会の終わりごろに挨拶をして頂きます。

歓送迎会での締めの挨拶

締めの挨拶は、歓迎会、または送別会の出席者の中で、上から2番目程度に役職の高い上司の方に挨拶をお願いします。この場合も、司会の方が挨拶していただく上司の方の紹介をし、「挨拶をお願いします」と一言述べてから、上司の方に挨拶をおこなっていただきましょう。

歓送迎会での閉会の挨拶

歓送迎会での閉会の挨拶は、「お開き」といった意味合いの強い物です。そのため、歓送迎会の閉会の挨拶では、「終了します」といった言葉ではなく「お開きとさせていただきます」といった言葉を述べましょう。

閉会の挨拶が終わった後で、2次会を用意している場合は、このタイミングで歓送迎会の 2次会に参加していただける方に案内をしましょう。

歓送迎会の司会に役立つ挨拶のフレーズ

歓迎会や送別会で司会を任された場合には、新入社員や退職者の方に挨拶をしていただく際に、「このたび新しく入社された○○さんです」といったように、これから挨拶していただく方の紹介から始めましょう。

また、挨拶をしていただく上司についてですが、挨拶をしていただく順番は、役職が上の立場の方から順番にお願いをします。

ですが、同じ役職の方が歓迎会に複数に出席される場合には、五十音順にお願いすると良いでしょう。

また、上司の方に挨拶をお願いする場合には、失礼があってはいけません、上司の方に歓迎会や送別会での挨拶をしていただく際には、上司の方の紹介をした後で、出席者の方に拍手していただくなど、あらかじめ親しい方や同僚の方にお願いしておくとよいでしょう。

退職者の挨拶

これまで勤めてきた会社を退職するということは、退職者の方にとって感慨深いものでもあります。

歓送迎会での退職者への挨拶は、これまでお世話になったということへの感謝の気持ちと、年以来の言葉、別れを惜しむ気持のほか、思い出話しなども挨拶の中に盛り込んでおくとよいでしょう。

そのため、退職者への敬意を表すためにも、あまり砕けた表現はせず、改まった言葉を使って挨拶を述べましょう。

また、定年退職する方へ挨拶をする場合には、なるべく定年といった言葉を使用しないよう注意しましょう。歓送迎会では、退職者の方を見送る際に万歳三唱をおこなうのが一般的です。歓送迎会の司会を頼まれた場合には、万歳三唱も歓送迎会の流れの中に組み込んでおきましょう。

転職者の挨拶

転職者への挨拶もまた、退職される方への挨拶と同じく、ねぎらいの言葉や感謝の言葉を述べる必要があります。歓送迎会で転職される方に挨拶を述べるのであれば、新たな門出を祝福する言葉も挨拶の中に組み込んでおきましょう。

そのほか、歓送迎会で転職者の方を見送るために挨拶を述べるのであれば、転職するにあたった経緯やこれまでの活躍についてお話しすると良いでしょう。

そのほか、転職者との思い出話しを挨拶の中に取り入れるのもおすすめです。そのほか、「このまま一緒にお仕事をしたかった」、または「手助けをして頂きたかった」といった別れを惜しむ言葉を述べておきましょう。

転出者の挨拶

歓送迎会での新入社員と転出者の挨拶の順番は間違えないよう注意する必要があります。転出者の挨拶を終えた後で、新入社員の歓迎の挨拶を述べると、その場を盛り上げなければならず、転出者の方に失礼になってしまいます。

歓送迎会での転出者の挨拶は、新入社員の方に挨拶をしていただいた後でご挨拶して頂きましょう。歓送迎会での転出者への挨拶は、転職者の方への挨拶と変わりません。

ねぎらいの言葉と感謝の言葉、これまでの業績についてや、思い出話、別れを惜しむ言葉を挨拶の中に組み込んでください。

新人の挨拶

新入社員は、これからの生活に対する不安と期待でいっぱいです。新入社員は、歓送迎会でのもう一人の主役です。そのため、歓送迎会で新入社員の方に挨拶をする場合には、歓迎する気持ちを誠意をこめてお話ししましょう。

また、歓送迎会では、人事異動などでほかの部署から新たな社員を迎える場合には、これからともに頑張っていく仲間として温かく迎え入れる気持ちを伝える必要があります。

これまで同じ会社で活躍してきた方とはいえ、新しい部署に異動するということは、緊張や不安の大きい物です。

また、仕事ばかりではなく人間関係についても不安があることでしょう。経験者とはいえ、わからないことはどんどん聞いてほしいといった歓迎の気持ちを伝えましょう。

上司への挨拶

歓迎会や送別会で上司の方に挨拶する場合には、改まった言葉を用いて挨拶する必要があります。上司の方に送別会で挨拶するのであれば、これまでお世話になったこと、手助けしていただいたことに対する思い出話しや楽しかった思い出などを挨拶の中に取り入れましょう。

ともに乗り越えてきた苦難や、あの時は大変だったといった思い出といった具体的な話しを盛り込むことで、上司の方にも挨拶をきくことになる歓迎会や送別会の出席者の方にも感動を呼ことができます。

面白いエピソードを入れてみる

歓迎会や送別会で司会を頼まれた場合には、段取りどおりスムーズに進行を進める必要があります。

ですが、ただ段取りどおりおこなうのではなく、少しユーモアを交えて歓迎会の出席者を楽しませることも必要です。それでは、歓迎会では、どういったお話がふさわしいものなのでしょうか。

面白いエピソードを入れるときの注意

ユーモアを交えるといっても相手の方に失礼になる挨拶の仕方はいけません。歓迎会ではあくまでも、相手の方を立てつつ面白おかしお話しにする必要があります。

たとえば、相手の方の経歴や業績があまりに多いため、「このままでは朝までかかってしまいますね」といったお話しがよいでしょう。

そのほか、送別会の場合であれば、相手の方によっては退職者の方のちょっとしたミスについてお話ししてもよいでしょう。その場合は、相手の方が明るい性格であるということや周りの人に好かれているといった頃をも忘れずにしておきましょう。

そのほか、退職される方について意外な趣味があるといったお話しをしてもかまいません。

歓送迎会での挨拶の時間について

歓迎会や送別会では、思い出話しや別れを惜しんだりといくら時間があっても足りないという場合もあるでしょう。

ですが、解消をお借りしている以上、時間には限りがあります。また、食事や歓談の前にあまり長居挨拶をしてはいけません。歓迎会や送別会での挨拶には、なるべくであれば3分程度に抑えておくよう心がけてください。

歓迎会や送別会で、あまり長い挨拶をしてしまうと、その場をしらけさせてしまう可能性があります。あらかじめ挨拶文を考えておき、読み上げた時にどの程度時間がかかるかについて調べておくとよいでしょう。

ケース別歓送迎会の挨拶のポイント

職場の付き合いやお子さんの学校だと、挨拶の様々な場面において必要になります。たとえば、歓送迎会で挨拶を求められた場合は、どう挨拶したらよいかについて頭を悩ませている方も少なくありません。そこで今回は、そのシーン別に、挨拶のポイントについてお話しします。

幼稚園での歓迎会や送別会の流れ

幼稚園でも、保育士の方や園長先生が退職されたり、転職される場合があります。その場合はどういった準備をおこない、どういった挨拶をするのがよいのでしょうか。幼稚園での歓送迎会の準備には、まず世話役を決めそれぞれの委員やかかりについて取り決めておきましょう。

たとえば、進行係や会計係、受付、案内係といったそれぞれの役割を前もって決めておきます。まずはじめに歓迎会、または送別会の日取りを決め、その次に会場を予約しましょう。

幼稚園での歓迎会や送別会の挨拶

会場を予約した場合には、飲み物や食事についても決めておく必要があります。また、歓迎会や送別会でお渡しする花束の用意と、記念品をお渡しするかどうかについても決めておきましょう。

幼稚園での歓迎会や送別会の場合は、保護者の方が挨拶をする場合もあります。前もって挨拶していただける方を決め、歓迎会や送別会で挨拶していただけるかどうかを確認しておきましょう。

幼稚園での歓迎会や送別会の挨拶では、ねぎらいの言葉や感謝の気持ちを述べましょう。先生への感謝の気持ちや思い出話しといったエピソードを盛り込み、心に残る挨拶をして下さい。

また、新しく担任になられる先生には、「来て頂けて良かった」といった歓迎の言葉を述べましょう。

小学校での歓迎会と送別会

小学校の場合の歓迎会や送別会で挨拶をする場合には、先生がご挨拶をする場合もありますが、小学校の担任の先生が異動になった場合や、退職される場合、新しく担任になられた先生への挨拶は、PTAの方がおこなう場合もあります。

小学校での歓迎会や送別会の挨拶

先生とのエピソードや思い出話しがあればそれを挨拶の中に盛り込んでおくとよいでしょう。この場合は、挨拶の前に自己紹介することも忘れずにおこないましょう。

退職される先生の送別会の場合には、「先生が移動されることで子供たちも残念に思っている」ということや、新しく来られる先生での歓迎会の場合には、「新しい先生がどういった方なのか楽しみにしております」といった言葉を付け加えると良いでしょう。

子供会での歓迎会と送別会

歓迎会や送別会は、子供会でもとりおこななわれます。子供会での歓迎会や送別会では、前年度まで役員をされていた方が、何らかの事情によりやめなければならなくなった場合や、新たに役員をしていただける方に対しておこなわれ、その方たちにねぎらいの言葉と歓迎の挨拶を述べる必要があります。

子供会での歓迎会や送別会の挨拶注意

子供会での歓迎会や送別会の挨拶に面白いエピソードは必要ありません。あくまでも厳粛にとりおこなってください。

また、歓迎会や送別会での挨拶のルールにのっとり、あまり長い挨拶は控えましょう。役員をやめる方への送別会での挨拶の場合には、なるべく個人的なエピソードを盛り込んだ方が相手の方に残念であるといった気持ちが伝わりやすくなります。

また、下書きしておいた挨拶文を読み上げるのではなく、なるべく挨拶文を暗記しておきお話しした方が、より相手の方に気持ちが伝わりやすくなります。

PTAでの歓迎会や送別会

PTAでの歓迎会や送別会は、企業の歓迎会や送別会と同じく会場をお借りしてとりおこなわれるのが一般的です。まず日時や会場を決め、食事や飲み物を用意しておきましょう。

PTAでの歓迎会や送別会での挨拶は、なるべく短く済ませておきましょう。また、先生のお名前を間違えないよう注意して下さい。

PTAでの歓迎会や送別会の挨拶

歓迎会では、新任の先生となられる方のお名前も間違えないようしっかりと調べておきましょう。これからお世話になる先生ですので、失礼のないよう注意しましょう。

特に、校長先生や教頭先生など、役職で覚えているため名前が分からないという方も少なくありません。そのため、お名前については事前にしっかりと確認をしておきましょう。

公務員の場合の歓迎会と送別会

たとえば市役所や県庁では、四月に人事異動があり、ほかの部署に異動になったり、年退職される方が多いものです。そのため、どの部署でも歓迎会や送別会がとりおこなわれます。歓迎会や送別会に誘われた場合には、なるべく出席するよう心がけましょう。

歓迎会や送別会では、その部署の最も役職の高い方に挨拶をお願いします。これは、ほかの企業の場合と挨拶をしていただく順番については変わりません。

また、いきなり挨拶をお願いされても相手の方が困ってしまいますので、歓迎会や送別会の日取りや、会場が決まったら、なるべく早目に歓迎会や送別会で挨拶をしていただく依頼をしておきましょう。

歓送迎会の挨拶では感謝とねぎらいの心を込めて

失礼のない歓送迎会の挨拶の順番・司会に役立つ挨拶のフレーズ
※画像はイメージです

歓迎会や送別会での挨拶は、特に退職される方に対してこれまでの業績や、手助けしていただいたことに対する感謝の気持ちとねぎらいの言葉を忘れてはいけません。

また、歓迎会や送別会で司会を任された時には、挨拶する際に下書きを見るのではなく、なるべく挨拶文を暗記しておき、何も持たない状態で挨拶をしましょう。その方が、相手の方により気持ちが伝わりやすくなります。

また、退職者の方に対しては、別れを惜しむ言葉も忘れずに述べておきましょう。また、歓迎会や送別会では、新入社員の方はもう一人の主役です。

その方は不安や期待で買いになっていますので、不安を解消させるためにも一緒に頑張っていこうといった歓迎の言葉を述べておきましょう。

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