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【シーン別】折り返し電話のマナー・話し方|挨拶/いつまで待つ

更新日:2020年08月14日

折り返し電話のマナーはご存じでしょうか。ビジネスでは電話でやり取りをすることも多いですが、一回の着信で必ず出られるとは限りません。この時に折り返し電話が必要になりますが、細かいあマナーがありますので注意が必要です。折り返し電話のマナーを正しく知りましょう。

シーン別折り返し電話のマナーは?

ビジネスでは企業間で電話でやり取りをすることも多く、電話のマナーはきちんと身に付けておかなければなりません。電話のマナーはビジネスマンにとっては基本的なものですし、これができていないとマイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。

マナーが守れない人は評価されませんし、相手からの評価が悪くなることで仕事に支障をきたしてしまうことも多いです。電話のマナーとしてはさまざまですが、特に注意が必要なのが折り返し電話です。

折り返し電話のマナーは知らない人が意外に多く、たくさんの人が折り返し電話で失敗しています。電話のマナーが必要なのはビジネスとは限らず、就活やバイトでも必要になりますので、シーン別での正しいマナーを知っておきましょう。

就活

就活の場合の折り返し電話のマナーとしては、とにかく素早く電話をすることが挙げられます。就活中は企業では多くの就活生と同時に連絡を取っていますし、全体の連絡がきちんと取れて一つの仕事が終わるということも少なくありません。

ひとりの学生といつまでも連絡が取れないことで仕事が前に進まないという場合も多いので、不在着信に気づけば速やかに折り返し電話をすることが大切です。また企業から留守電などでメッセージが入っていることも多く、「こちらから折り返します」となっていることもあります。

この場合も基本的には就活生から折り返し電話をするのがマナーです。企業から再度の連絡を待つのではなく、自分から連絡をするようにしましょう。

バイト

バイトの場合もバイト先と電話でやり取りをすることもありますが、折り返し電話だからといって特別なマナーはありません。基本的なマナーは通常の電話と同じであり、普段どおりに対処しても大丈夫です。

もちろん電話に気づけばすぐに折り返すことは大切ですし、言葉遣いや基本的な電話のマナーを守ることは大切です。バイトでもしっかりとビジネスマナーが守れていれば印象は良いですし、正しいマナーが身に付いているのであれば、そのとおりに行動するに越したことはありません。

しかしバイトではマナーなどは厳しく見られていないことも多いので、相手に不快な思いをさせることがなければ基本的には問題はないと言えます。

折り返し電話の対応方法は?

折り返し電話は自分からすることもあれば、相手からの折り返し電話を受けることもあります。電話はする場合と受ける場合でマナーが少しずつ違いますし、折り返し電話についてもこれは同じです。

折り返し電話を受ける際にも特有のマナーがありますし、上手な対応方法がありますのでこれを知っておくことが大切です。電話のマナーはかける方と受ける方の両方ができてこそ意味がありますし、どちらか一方でも欠けていると常識がないと判断されてしまうことも多いです。

折り返し電話が自分にかかってきた場合はどのように対応すればいいのかを知り、社会人として適切な振る舞いを心がけましょう。

メモ

折り返し電話を受ける場合は、まずはしっかりメモを取ることが大切です。これは通常の電話でも言えることですが、折り返し電話の場合は特に内容をメモして情報を整理しておかなければなりません。

会社で相手からの折り返し電話を受ける場合は、その人宛てに自分がかけているとは限りませんし、別の人宛ての折り返し電話に対応していることも多いです。たまたま自分がかけた相手の折り返し電話に出ることができれば話はスムーズに進みますが、そう都合よく電話に出られるとは限りませんし、代わりに応対しなければならないことがほとんどです。

誰からかかってきて用件は何かはもちろん、誰宛ての折り返しの電話なのかもメモして、担当者につなぎましょう。

折り返し電話での話し方は?

折り返し電話にはさまざまなマナーがあるものの、話し方などは通常の電話と変わりません。折り返し電話だからといって特別丁寧に対応する必要はありませんし、ぞんざいに扱うのもNGです。

通常の電話でも折り返し電話でも変わらない態度で対応することが大切であり、基本的な電話のマナーを身に付けておくことが大切です。もちろん折り返し電話の場合は、通常の電話よりもやり取りに手間がかかってしまうこともありますし、お互いの意思の疎通がうまく図れない場合もあります。

一方は折り返しでかけているので話はある程度伝わっていると考えて話し、もう一方はまったく新規の電話と勘違いして両者で食い違いが起きることもあります。そこからトラブルに発生することもありますので、折り返し電話でも通常と同じように丁寧に対応するようにしましょう。

折り返し電話での挨拶の仕方は?

折り返し電話では挨拶の仕方などに困る人も多く、折り返したはいいものの話がなかなか切り出せないという人も少なくありません。多くの場合相手の評価は第一印象で決まりますし、電話の場合は第一声によって印象が決定します。

最初の一言でマイナスの印象を与えてしまうと相手に不信感を持たれてしまいますし、やり取りがスムーズにいかなくなる可能性も高いです。不信感を抱かせないためには最初の挨拶に工夫が必要ですので、折り返し電話では最初の挨拶は切り出せばいいのかを知っておきましょう。

一言目

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初回公開日:2018年04月06日

記載されている内容は2018年04月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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