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メールでの履歴書と写真データの送り方|例文・件名・返信方法など

更新日:2020年08月20日

最近の就職活動では「履歴書をメールで送付してください」という企業が増えてきています。メールはビジネスツールです。メールでの対応が正しくできるかできないかであなたの評価にも影響します。履歴書をメールで送信するときの正しいマナーを紹介していきます。

メールでの履歴書の送り方

履歴書は以前は郵送することが多かったのですが、最近ではメールでの送付やWEB履歴書での応募が主流となってきています。履歴書を送ることは、企業への最初のアピールポイントです。せっかく履歴書の中身がよくても、送付方法が適当ですと印象がガタ落ちです。メールで履歴書を送る場合に気をつけたいマナーを紹介していきます。

手書きの履歴書?パソコンで作成した履歴書?

「履歴書をメールで送付する」といっても、手書きの履歴書をメールで送る場合と、パソコンで作成した履歴書をメールで送る場合と2つの方法が考えられます。

「WordやExcelで作成したから、手書きだから」という理由が直接合否に影響することはほとんどありません。しかし、手書きの場合は、字が汚かったり、漢字が間違っていたりするとマイナスポイントになってしまいますので、基本的にはパソコンで作成した履歴書をお勧めします。反対に字の綺麗さをアピールしたい場合は手書きの履歴書にするということもひとつの方法です。

ただし、企業によっては手書きでなくてはいけない企業もありますし、手書きは読みにくいのでパソコンで作成した履歴書を送ってほしいと指定される企業もあったりと企業によって考え方は様々です。指定がある場合は、指定された方法で作成しましょう。

手書きの履歴書が良いとされるケース

1、歴史のある企業・官公庁関係
歴史のある日系企業や官公庁関係は、誠意や熱意・丁寧さを重んじている場合が多く、「手書き=誠意」という印象を受ける風潮がありますので、手書きの方が好印象になる場合があります。

2、面接官や役員の年齢層が高い場合
年齢の高い方は「履歴書は手書きで書くもの」という認識がまだ強く残っている方もいらっしゃるようです。そのために手書きの方が好印象になります。

3、業務に”手書き”がある事務職・秘書などの場合
日常業務に手書きでの書類記入やあて名書きなどがある事務や秘書などの職種の場合は丁寧に書かれた手書きの履歴書が好印象になる場合が多いでしょう。

パソコン作成の履歴書が良いとされるケース

1、応募先がベンチャー企業やIT企業、外資系企業の場合
システムでの管理が当たり前のベンチャー企業やIT企業、外資系企業の場合、履歴書をデータ化してメールで送ることは一種のスキルチェックにもなります。パソコンスキルのアピールのためにもパソコン作成の履歴書の方が好印象になります。

2、WEB上やメールで履歴書の提出を求められた場合は、パソコン作成の履歴書を提出しましょう。

履歴書の形式は?

一口に履歴書といっても、様々な種類のものがあります。企業側から指定がない限りは、自分にあったものを選びましょう。ファイル形式はWordかExcelを選択できますが、こちらも企業から指定があればそれに従い、指定がなければ使いやすい方を選びましょう。その他企業指定のフォーマットがあったり、JIS規格表記のある履歴書指定などの条件がある場合がありますので、応募する際には募集要項などを履歴書を書き始める前に確認しましょう。

履歴書テンプレートの選び方

履歴書のテンプレートは意外とたくさんあって迷ってしまうものです。そこで履歴書のテンプレートを選ぶコツ・ポイントを3つに分けて紹介します。

①JIS規格=学歴・職歴欄が広い=社会人経験の豊富な人向け
最もベーシックな履歴書で、企業によっては応募の際にJIS規格を指定する企業もあります。
特徴は、学歴や職歴欄がとても広いので、学歴・職歴が多い社会人経験の豊富な人向けの履歴書です。社会人経験があまりない人が使うと空白が多く出てしまうので、向いていない履歴書かもしれません。しかし、最もベーシックな履歴書ですので、どのテンプレートか迷ったら,JIS規格の履歴書を使うのが無難でしょう。

②転職者用=転職回数の多い形式=最終学歴のみ記入できる
転職者用の履歴書のテンプレートの特徴は、最終学歴のみ記入できるところと職歴欄がとても広く用意されているところです。JIS規格の履歴書では職歴が入りきらない人の場合は、こちらの転職者用の履歴書テンプレートを使いましょう。

③学生向け・経験の浅い人向けの履歴書=学生がアピールしやすい
この履歴書のテンプレートの特徴は、特技・好きな学科・課外活動などの学生がアピールしやすく作られていることです。職歴がない分、自分をアピールしましょう。学生向けと書かれていても、自分の人柄を広くアピールしたい場合は社会人の方が使用しても問題ありません。

WordやExcelで履歴書データを作成する場合

企業側から指定のフォーマットがないか、WordかExcelの指定がないか、JIS規格表記指定でないかなど、提出する履歴書に条件がないかを募集要項などで確認しましょう。ないようでしたら、履歴書のフォーマットは様々なWebサイトにありますので、自分にあったテンプレートを探してダウンロードしましょう。パソコンで作成する履歴書は「見やすさ」が大切です。作成の際は文字フォントと文字サイズを履歴書内で揃えて入力していきましょう。

ダウンロードフォーマットではすでに文字サイズやフォントが設定されている場合が多いですが、自分で確認をしてバランスを整えるようにしましょう。

たとえば、
・文字サイズ(通常):10.5ptか11pt
・文字サイズ(氏名やアピールポイントなどの目立たせたい部分):14~18pt
・フォント:明朝体が基本

手書きの履歴書をメールで送る場合

手書きの履歴書をメールで送る場合は、スキャンしてPDFデータ化する必要があります。家庭用の複合プリンターやスキャナーでも簡単にスキャンすることが出来ます。

「手書きの履歴書のメリット」は熱意の伝わりやすさです。手書きの履歴書の読みやすさや丁寧さからは人柄を判断できます。字が綺麗かということではなく、読み手のことを考えて、丁寧に読みやすく書かれているかで好印象を与えます。

PDFで提出した履歴書は、印刷されるとは限らず、パソコンの画面でしか見ない可能性もあります。その際、手書きの場合は特に文字が薄くて読めないということがないように、濃いペンではっきり書くよう文字の濃さに注意しましょう。

メールで履歴書を送る場合の写真データ

履歴書をメールで送る場合、履歴書の写真枠に顔写真データを添付しましょう。実は、「履歴書で最も重要なのは写真」という人事担当者は多いです。応募書類の中で唯一のビジュアル情報であるために、この情報が応募者の全体いイメージにつながることがあるためです。容姿の良し悪しではなく、雰囲気や印象を見ています。そのためにも「印象がよい写真」を貼付したいものです。企業から履歴書に顔写真を添付する指定がなくても、顔写真を貼付しておいた方がよいでしょう。

入力した履歴書ファイルは「履歴書_自分の名前_日付」で保存しましょう。企業がファイルを管理しやすくするためです。

ファイルの形式は、WordかExcelでと指示があった場合は、Wordの保存形式には拡張子は「.docxではなく.doc」にしましょう。Excelの保存形式には「.xlsxではなく.xls」にしましょう。
これは、2006年以前のWord,Excelソフトを使用しているパソコンでは、「.docx」「.xlsx]では開けない場合があるからで、どのパソコンでも開けるように拡張子は「.doc」「.xls」にして保存しましょう。

履歴書の顔写真データを準備

履歴書に添付する顔写真データは、以下のような方法で準備することが出来ます。
・写真館で撮影してもらう
・証明写真機で撮影する
・デジカメやスマホアプリで自分で撮影する

写真館や証明写真機では、最近では撮影した写真をデータ化して渡してくれますので、WordやExelに貼りやすいです。自分で撮影したものよりも写真データのクオリティが高いので出来るだけ写真館か証明写真機で撮影したものを利用しましょう。スマホアプリは手軽に撮影できる便利さがありますが、角度や照明などの調節はなかなか難しいといえます。

また、スマホの解像度によりますが、画質も写真館に比べると落ちるので、何十枚の履歴書の中で比べられた場合クオリティの低さが目立ち、印象が悪くなる可能性があります。自分での撮影は、あくまでも緊急時のみに使用しましょう。

写真館で撮影した方が良い理由

・写真館では姿勢や表情など、プロのアドバイスがもらえる
・光の当て方など、綺麗に印象よく写る調節をしてもらえる

印象を大きく左右する重要な写真ですので、なるべく写真館での撮影をお勧めします。

履歴書写真の基本

初回公開日:2017年07月21日

記載されている内容は2017年07月21日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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