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【履歴書】ホッチキス留めはマナー違反?|留める位置・クリップ選択

更新日:2020年08月20日

履歴書など企業への応募書類が複数枚になるときはどのような方法で書類をまとめていますか?書類をまとめる方法としてはホッチキスなどが考えられますが、就活で使用してもいいのでしょうか。今回は履歴書をホッチキスで留めていいのかなどについてご紹介します。

履歴書のホッチキス留めはマナー的にOK?

就活では書類選考を行う企業がほとんどです。書類選考で必要になるのは履歴書だけではなく、送付状だったり、職務経歴書、場合によってはエントリーシートなども必要になることがあります。また履歴書も一枚とは限らず、履歴書だけでも書類が複数枚になってしまうということもあります。

複数の書類を企業に提出するためにはそれらを一つにまとめる必要があります。書類を一つにまとめると聞くとイメージするものは何でしょうか。一般的には何かを固定するとなるとホッチキスを思い浮かべる人が多いです。しかしホッチキスは就活で使用しても問題ないのでしょうか。

絶対にダメというわけではない

ホッチキスは書類を固定し、まとめるためには非常に便利なものですが、就活では履歴書などをホッチキスで留めるのはあまり好まれていません。それは企業は応募書類はコピーを取って使用、保管することがほとんどで、ホッチキスで留められているとそのコピーの際に面倒になるからという理由で避けられています。

もちろんこれは受験者が企業の担当者に面倒をかけないように配慮したものであって、必ずしもホッチキスで留めることがNGというわけではありません。履歴書などがバラバラになってしまってはその方が面倒も多いので、確実に留められるホッチキスを使うというのはそれほど大きな間違いではありません。しかしホッチキスはあまり好まれないということは知っておきましょう。

履歴書に穴が開くのを嫌う就活生もいる

ホッチキスが好まれない理由としてはコピーが取りにくくなるだけではなく、ホッチキスを使うと履歴書や大事な書類に穴が開いてしまいそのことを嫌って使用しないという人も多いです。

ホッチキスの穴と言っても小さなものであり、それぐらいのものであれば履歴書に穴が開いていても実際のところ問題はありませんが、その見栄えが悪いと感じ、敬遠する人は多いです。履歴書の見栄えは受験者の印象にも繋がりますし、固定するためとはいえ、わざわざ自分から見栄えを悪くする必要はないと考え、ホッチキスを使わない人が多いです。

企業が指定する場合は必ずホッチキスで留める

一般的には履歴書などをホッチキスで留めることは好まれていませんが、稀に企業からの指定で履歴書などをホッチキスで留めるように指示されることがあります。その場合は世間一般のイメージに関係なく、しっかりとホッチキスで留めて応募することが大切になります。

履歴書などをホッチキスで留めるのはあまり好まれていないからといって指定があるのにも関わらず自己判断でホッチキス留めをしなかった場合には指定を守れていないとして減点の対象になる可能性もあります。

企業からの指定には必ず従うようにし、また応募する際には必ず企業から指定されたことはないかを確認しておく必要があります。

ホッチキスで留める場合の位置

履歴書などをホッチキスで留めるのは必ずしもNGというわけではありませんし、企業からホッチキスで留めて提出することなどの指定がある場合もあります。その際にはホッチキス留めをして提出する必要がありますが、ホッチキスはただ留めればいいというわけではありません。

履歴書などをホッチキスで留める際にも実はマナーがあります。どこを留めるのか、どのように留めるかなど注意点が守られていなければマイナスの評価を与えてしまう可能性もあります。就活では無造作に留めるのではなく、きちんと規定に則り丁寧にホッチキスも留めるようにしましょう。

横書きか縦書きかで違う

履歴書をホッチキス留めするときに迷うのがどこを留めればいいのかということです。ホッチキスで留めるということは書類が複数枚あるということで、ホッチキスで留めてもめくりやすいという点に注意しなければなりません。

そのため真ん中を留めるというのは当然NGです。真ん中を留めるとめくりづらく、見栄えも悪くなります。ホッチキスを留める場所は履歴書が横書きか縦書きかによって異なります。

横書きの場合は左上、縦書きの場合は右上を留めるのが正しい留め方になります。またこのときも真横に留めるのではなく、めくりやすいように斜めに留めることが大切になります。履歴書の見栄えを気にしながら丁寧に留めていきましょう。

出来れば芯ありのものを使う

最近では芯を使わずに留めるホッチキスも発売されています。芯がない場合は紙と紙を圧着して留めていますが、就活の場合はこの芯のないホッチキスは出来れば避けた方がいいでしょう。

確かに書類に穴が開かないという点では履歴書の見栄えが悪くなることもないので良いですが、圧着して留めていると芯のあるものに比べてはがしにくいというデメリットがあります。

なぜホッチキスをするのかというと書類がバラバラにならないよう固定するためですが、芯を取ればバラバラに出来るからこそホッチキス留めは許されています。圧着タイプは接合性には優れているもののバラバラにすることが難しく、いざ取ろうと思ったときに苦労する場合があるので、出来ればホッチキスを使うなら出来れば芯ありのものを選びましょう。

留める順番にも気をつける

履歴書などをホッチキスで留める時には留め方にも気をつけなければなりませんが、その順番にも注意が必要です。応募書類が複数枚あるときに必ずあるのが履歴書と送付状です。送付状を付けるのはマナーですのでこれを忘れてはいけません。後は企業の指定によりエントリーシートや職務経歴書がプラスされます。

これらを留める順番としてはまずは送付状が一番上に来るという事です。送付状は挨拶文の記載もあり、応募書類の内訳についても記しています。どのような場合でも送付状は必ず一番上にしなければなりません。

その後は送付状の内訳の順番通りに履歴書や職務経歴書などを重ねますが、重要度の高い順に並べると企業にとっても都合がよく、読みやすくなります。

ホッチキスとクリップどちらを使う?

履歴書などの書類をまとめるならホッチキスで留めても構いませんが、ホッチキス留めは好まれないこともあります。その場合は他の手段を考える必要があります。

そこで登場するのがクリップです。クリップは就活でも使用することができ、履歴書などをこれでまとめ、企業に提出することも可能です。応募書類をまとめる手段がホッチキスとクリップと二種類ありますが、どちらを使うのが正しい選択なのでしょうか。

特に指定がなければクリップが好ましい

前述したように企業からホッチキス留めを指定されている場合はそれに従う必要がありますが、基本的にはホッチキス留めは履歴書などのコピーが取りづらいという理由で避けられていますので、指定がないのであれば取り外しが簡単なクリップを使用することをお勧めします。

クリップが好まれる理由はやはり取り外しが簡単だということです。しっかりと書類を留めておくことも出来ますし、コピーが必要な時には素早く取り外し、コピーが終わればまた留めてまとめておくことが出来ます。利便性も高いのでどちらかを選ぶのであればクリップ留めがお勧めだと言えます。

クリップの注意点

取り外しも便利で好まれるクリップですがいくつか注意点があります。履歴書などを留める部分はホッチキスの場合と同じように左上や右上になるということ。クリップの色は銀など派手ではなくフォーマルなものを使用するということです。

留める場所についてはそれほど心配の必要もありませんが、使っているクリップには注意が必要です。履歴書はビジネス文書であり、クリップもまたビジネスに使えるフォーマルなものでなければなりません。色付きのカラークリップも販売されていますが、それだとカジュアルになりすぎ、ビジネスにはふさわしくありません。

使用するクリップによってはマイナスの印象を与えてしまう可能性もあるので、クリップ選びには注意が必要です。

初回公開日:2017年07月27日

記載されている内容は2017年07月27日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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