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2018年10月23日

「履歴書在中」の書き方・封筒へ書く位置・手渡しする際の注意点

最近は就職や転職の際、WEBサイトやネットの添付ファイルで履歴書を送信するケースが多くなっています。しかし、履歴書の受付が郵送となっている場合があるため、使用する封筒の形状やサイズあるいは「履歴書在中」の書く位置などが分らず、悩む人が多いのではないでしょうか。

履歴書とは

「履歴書在中」の書き方・封筒へ書く位置・手渡しする際の注意点

「履歴書」とは、その人の学業や職業の経歴や状況などを記載して会社などに提出する書類をいいますが、就職や転職する際に採用時の選考資料として使われます。

会社の人事制度(職能資格制度や賃金体系)にもよりますが、採用が決定された場合は職級の格付けや初任給の基礎的な資料として活用されることになるため、特に学歴・職歴・資格などに虚偽や詐称があった場合は採用が取り消されることもあります。

「履歴書」の書式

日本で使われている「履歴書」は、法律などによって書式が規定されていないこともあり、会社などが指定していない限り原則として自由な書式で作成することができます。

一般的に広く用いられている履歴書の書式は、JIS(日本協業規格)の「帳票の設計基準」を参考にした履歴書が多いといえます。ちなみに、JIS規格以外の書式として「一般用」「転職用」「パート・アルバイト用」などの履歴書も市販されています。

JIS規格

「JIS規格」の履歴書は、いわば国の標準的な書式であることから汎用性が高く、さまざまな用途で使用されています。この履歴書の特色は、「学歴」と「職歴」の記載欄が大きく占めていることから、過去に転職経験がある人の職歴や資格などに関する実績をアピールしたいケースに向いています。

一般用

「一般用」の履歴書は、自身の「趣味」「特技」などの自己アピールの記載欄が多く取られています。この履歴書の特色は、学歴や職歴以外の項目をアピールしたい人に向いていることから、転職の経験などが無くまた比較的社会経験の少ない新卒者などの利用に適しています。

パート/アルバイト用

「パート・アルバイト用」の履歴書は、労働条件として勤務可能日や就業時間帯などの記載欄が設けられています。この履歴書の特徴は、取り分け一般用と大きな違いはありませんが、入社の志望動機や職歴や資格などの自己アピール欄が大きくないため、正社員向けの応募に適した履歴書とはいえません。

転職用

「転職用」の履歴書は、当然ですが「転職理由」を記載する欄が設けられています。この履歴書の特徴は、一般的に「職経経歴書」の用紙がセットになっている場合が多いことから、何度か転職の経験があるビジネスマンに最適な履歴書といえます。

「履歴書」の記載内容

最近の就職や転職活動において、履歴書以外にも企業独自の「エントリーシート」の提出も義務付けられています。ちなみに、履歴書などの記載事項の傾向として、「携帯番号」や「メールアドレス」の記入欄が取り入れられてきていますが、逆に印影盗用防止の観点から「印鑑欄」が削除されているケースもあります。

履歴書の一般的な記載事項としては、「氏名(ふりがな)」「生年月日」「年齢」「住所(郵便番号)」「連絡先」などですが、それ以外に以下のような項目の記載が求められます。

(1)学歴・職歴
(2)資格・免許(例えば、管理栄養士・運転免許など)
(3)志望動機(職種など)
(4)要望事項(勤務地など)
(5)自己紹介(特技・趣味・性格など)
(6)その他(扶養家族の有無など)

「履歴書」の作成方法

最近は、パソコンで作成しプリンターで印刷した「履歴書」を郵送または持参するか、あるいはWEBサイトに掲載されているテキストファイルを利用して電子メールの添付ファイルで送信するように指定されるケースが増えています。

しかし、ハローワークや一部の会社においては、「自書(手書き)」した履歴書の提出を条件としているケースもあります。

なお、求人情報誌などの募集における履歴書の提出は、(1)手書きしか受付しない場合、(2)パソコン作成しか受付しない場合、(3)手書きとパソコン作成の両方を受け付ける場合の3とおりがあります。そのため、パソコンやプリンターを持っていない人は、あらかじめ企業の採用担当者に事情を説明し、了解を取っておくことが必要です。

「履歴書」のサイズ

就職や転職の際などに作成する「履歴書」の用紙は、「A版」サイズと「B版」サイズの2種類が市販されています。ちなみに、A版の履歴書はA3版の用紙を2つ折りにした「A4版」サイズであり、B版の履歴書はB4版の用紙を2つ折りにした「B5版」サイズとなっています。

履歴書の作成においては、A4版の方が大きいため「書きやすい(見やすい)」というメリットがあることから、A4版サイズの履歴書の方が比較的多く利用されています。一方、B5版サイズの方がコンパクトであり、持ち運ぶ際にバッグに入れやすいという理由からB5版サイズが選ばれるケースもあります。

ただ、最近はビジネス用の書類で使われる用紙サイズは、圧倒的にA4版サイズが主流になっていますので、企業の応募要領をよく確認してから履歴書の用紙サイズを選んで下さい。もちろん指定が無い場合は、どちらの用紙サイズを選んでも問題ありません。

「履歴書在中」を書く理由

「履歴書在中」の書き方・封筒へ書く位置・手渡しする際の注意点

履歴書を郵送する際、封筒の表書きに「履歴書在中」と書きますが、一体何のために「履歴書在中」の文字を書く必要があるのでしょうか。

採用担当者に届ける

就職指導の先生などから、履歴書を企業担当者に郵送する際忘れずに「履歴書在中」と書くように再三指導を受けます。履歴書を郵送する封筒の表書きに「履歴書在中」と書く理由は、一言でいうと「履歴書が間違いなく採用担当者の手元に届くようにする」ことが目的です。

仕分けミスや紛失防止

会社などには毎日膨大な量の郵便物が届けられますが、それらの郵便物は一旦総務部などで宛先の部署ごとに仕分けされるのが一般的です。つまり、履歴書の入った封筒の表書きに「履歴書在中」と書かれていれば、仕分けする際の間違い防止に役立ちます。

万が一、総務部の仕分けに間違いがあり人事部以外の郵便物に紛れてしまったとしても、封筒の表書きに「履歴書在中」と書いてあれば、他の部署から人事部に届けて貰いやすいといえます。

破損防止

封筒の表書きに分りやすく「履歴書在中」と書くことによって、人事部の採用担当者が誤って破棄することや、「ハサミ」や「カッター」などで履歴書を破損するリスク回避に繋がります。

「履歴書在中」の書き方

就職や転職する際には、志望先の会社に必ず「履歴書」を提出しなければなりません。また、履歴書を郵送する封筒の表書きに必ず「履歴書在中」と書く必要があります。

履歴書の作成に当たっては、書く内容もさることながら履歴書の「折りたたみ方」や封筒の「選び方」あるいは「履歴書在中」の書き方などについて、困った経験があるのではないでしょうか。

「履歴書在中」の封筒の表書き

就職や転職先の企業に履歴書を郵送する場合、封筒の表書きの記載事項として「住所(企業の所在地)」と「宛先(部署名または個人名)」は当然として、忘れてはならないのが「履歴書在中」の文言です。

封筒の表書きの住所(企業の所在地)はもちろん不可欠ですが、大きな建物(例えば、高層ビルなど)の場合は「ビルの名称」と「階数」を書くことが重要です。なお、宛先が人事部などの部署名の場合は「御中」を書きますが、人事部の担当者宛ての場合は「様」を書きます。

ちなみに、封筒の表書きで「履歴書在中」の文言を書く位置は、住所や宛名とはっきり区別できるように書くことが重要であり、必ず長方形の枠取りした中に「履歴書在中」と書くようにして下さい。

手書き

履歴書を郵送する封筒の表書きは、会社の指定が無い限り「手書き」または「印刷」のどちらでも問題ありません。ただし、基本的に住所と宛名は「黒色」の筆記用具で書くこと、また「履歴書在中」は枠取りも含めて「赤色」の筆記用具で書くことが原則です。

なお、使用する筆記具は「鉛筆」は論外としても、「ボールペン」または「サインペン」のどちらでも問題ありません。ただし、雨水などで字が滲む恐れがあるので「油性ペン」を使うことが基本です。

縦書き

ビジネス上の封筒の使い方は「縦書き」が一般的であり、特別に理由が無い限り封筒の表書きは「縦書き」することをお薦めします。なお、住所の記載では「都道府県名」を省略しないこと、また会社名から「株式会社」を省略しないことに気を付けて下さい。

横書き

履歴書を郵送する場合は、封筒の表書きに「履歴書在中」と書くことのが大事なことですが、封筒の使い方について「横書き」か「縦書き」かの決まりがあるわけではありません。


会社が封筒の書き方を指定していない場合は「横書き」でも特段問題ありませんが、横書きとする場合は左上端から「住所」「宛名」の順で書くこととし、必ず右側の最下端に横方向に枠取りした中に横書きで「履歴書在中」と書くようにしてください。

「履歴書在中」は赤ペン

履歴書を郵送する封筒の表書きに「履歴書在中」と記載しますが、封筒に縦書きする場合でも横書きする場合でも、枠取りを含めて「赤色」のペンを使う事が必須条件です。

ちなみに、赤ペンを使う目的は「履歴書在中」の文字を目立ちやすくするためです。つまり、赤ペンを用いることによって総務部門での郵便物の仕分けが容易になり、かつ万が一他部門の郵便物に紛れてしまった場合でも発見されやすいというメリットがあります。

なお、「赤ペン」を使って枠取りと「履歴書在中」の文字を書く際は、水に濡れて滲まないように油性ペンの使用をお薦めします。

封筒のサイズ

会社に郵送する履歴書は「2つ折り」にすることが基本ですから、封筒のサイズは「A4版サイズ」の用紙が入る封筒を選んでおくと「B5サイズ」の履歴書でも共用できるメリットがあります。

ちなみに、市販の封筒の中には「履歴書在中」という文言が印刷されているタイプがあります。「履歴書在中」の文字の「見栄えが良いこと」および「手間が省ける」ので探してみることをお薦めします。

封筒の色

「履歴書在中」の封筒のカラーは、「色つき(茶封筒など)」や「すかし模様(花柄など)」入りなどの封筒は避けることとし、「無地白色」を選ぶことが基本です。

ちなみに、人事の採用担当者が「履歴書在中」の封筒を受け取った際に清潔感や好印象を受けるのは、「無地白色」の封筒に赤字で「履歴書在中」という文言が表記されていることと、住所(宛先)や宛名(ビル名やフロアー数)が正確に書かれていることです。

「履歴書在中」を書く位置

履歴書を郵送する封筒に「履歴書在中」の文言を書く場合は、以下の要領に従って「履歴書在中」を書くようにして下さい。なお、住所は「都道府県名」を記入することとし、宛先には「ビル名」や「フロアー」を忘れずに書きましょう。

(1)縦書きする場合
縦書きの封筒に「履歴書在中」の文字を書く位置は、封筒の左上端部(切手を貼る位置の下部)とし赤字で枠取りした中に「履歴書在中」と書きます。

(2)横書きする場合
横書きの封筒に「履歴書在中」の文字を書く位置は、封筒の右下端部とし赤字で枠取りした中に「履歴書在中」と書きます。

「履歴書在中」の封筒を手渡しする際の注意点

「履歴書在中」の書き方・封筒へ書く位置・手渡しする際の注意点

履歴書を会社に持参する場合は、必ずしも人事の採用担当者に会えるとは限りませんので、ほとんどの場合は受付担当者に手渡しすることになります。

そのため、「履歴書在中」と書いた封筒に履歴書を入れた状態で持参し、履歴書が入っている旨を説明し「人事部の○○様にお届け下さい」と言付けすると良いでしょう。ちなみに、履歴書を言付ける場合は「履歴書在中」の封筒に入れたままで、封筒の封緘(〆印)する必要ありません。

なお、採用担当者にアポイントが取れている場合は、「履歴書在中」の封筒ごと手渡ししても、あるいはあらかじめクリアファイルに挟んだ履歴書を取り出し、手渡しすることでも差し支えありません。

「履歴書在中」のハンコ・スタンプの購入方法

「履歴書在中」のスタンプは、Amazonの通販サイトで購入が可能です。ちなみに、「履歴書在中」は「縦書き用」となっていてますが、スタンプの幅が10mmで高さが40mmとA4サイズの封筒には手頃なサイズとなっています。

「履歴書在中」などのスタンプは、100均ショップなどでも売られていますので、横書き用が必要なら探してみることをお薦めします。最近は、色々な字体やイラスト付きのスタンプも売られていますが、ビジネス用に不適格のデザインを選ぶことは避けるべきです。

なお、ゴムスタンプの使用時は、「赤色」のスタンプ台が必要ですのでお忘れ無きように注意して下さい。

履歴書を郵送する際の宛名は印刷でもいいのか

履歴書を郵送する際に使う封筒の表書きは、住所や宛名はもちろん「履歴書在中」も含め「手書き」と「印刷」のでちらでも問題ありません。

一般的に、印刷している方が「字体の大きさ」や「文字配列(レイアウト)」のバランスが取れて見た目の印象が良いかも知れません。ただし、奇麗な字を書くことに自信がある場合は、断然自書する方が遙かに人事担当者の印象が良いといえます。

「一目瞭然」がポイント

「履歴書在中」の封筒の表書きの「住所」や「宛名」を書き間違えてしまうと、最悪の場合は就職や転職のチャンスを失ってしまうことになり兼ねません。履歴書在中の封筒の表書きは、文字の大きさや全体のバランスを整えることも大事ですが、誰が見ても「一目瞭然」とした分りやすい文字を書くことが最も大事なことです。

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